建设单位中工程管理相关部门归档工作的常见问题及解决建议

黄春柳

（南宁纵横时代建设投资有限公司，广西 南宁 530000）

1 常见问题

1）很多建设单位觉得行业规范里已经有《建设项目档案管理规范》（DAT/28-2018），只要据此执行即可，但实际上，具体实施起来的细则还是需要各单位结合工作实际自行撰写。到了部门层面，更是疏于制定本部门的档案管理制度和归档要求。

2）文件材料收集不全。一是只重视主体工程竣工档案的归档，忽略了监理文件及附属工程的归档工作。通常只有负责主体建设的施工单位会向建设单位交来竣工档案。二是电子文件未能得到相应的归档。在当代的办公环境里，越来越多的工作环节开始实施“无纸化办公”，在互联网进行申报、公示。但是，工程管理相关部门的工作人员往往对这些电子文件缺乏应有的归档意识。三是工程管理相关部门往往只重视结果性文件的收集，忽视了与对应的过程性文件的组件。他们通常将政府的批复、会议纪要等文件单独组件，把本该一起组件的本单位对应的发文直接忽略掉了。

3）已办结的文件不及时归档，与正在办理的文件混放，容易造成文件的混淆或遗失。而且直接放在办公桌上，缺少相应的防潮、防火、防虫等保障措施，不利于文件的长期保管。办公室内人员往来较杂，如果文件不进行封闭存放，容易造成文件泄密。

4）在很多单位里，档案工作岗往往是一个过渡性的职位，人员流动大，而且很多人并未掌握档案工作的相关规范就直接上岗。由于缺乏档案工作规范化的意识，容易导致工作出错。

2 形成原因

1）工程管理相关部门的工作人员对项目档案的定义认识不到位，仅停留在档案的凭证作用。他们不会意识到，复文和发文一起组件，才能体现工作流程的闭合；签字、盖章完备的文件，也是这份文件真实性、合法性的证明。对于档案管理部门提出的归档要求，工程管理相关部门的工作人员往往只会觉得是多此一举，把简单的工作复杂化。

2）由于工程管理相关部门的工作人员不知道自己在档案工作中应当履行的责任和义务，认为项目档案工作就是保管工作，不知道项目档案的工作包括了哪些内容，对应当归档的文件范围认识不全面，将项目档案的工作责任完全推给档案管理机构。导致项目档案的规范化管理工作难以得到开展和落实：

（1）在制度建设上，工程管理相关部门缺乏对文件交接工作的监督机制，一是缺少本部门的收发文的台账，二是在人员流动的过程中，往往不会对文件材料进行交接，因为这项工作繁琐且耗时，如果平时没有相关的台账，在工作调整甚至离职的时候，更不可能对现有文件进行整理。尤其在离职后发现文件遗失，也不用承担相关责任。

（2）工程管理相关部门的工作人员为了自己取用文件方便，一般不会把办结的文件及时按照预立卷的标准进行归档。一是不了解归档范围和归档要求，二是觉得文件移交到档案管理机构后，想要再次利用就要走借出申请手续，增加了自己的工作量和等待的时间。但是长期的无序存放，又很容易导致文件的错放甚至遗失，影响到项目档案的完整性、系统性。

3）能参加档案行政管理部门培训的人员一般都是档案管理机构的员工，而直接负责第一手整理工作的部门档案员往往不能参加培训。

4）国家档案局档案干部教育中心的建设项目档案培训班一年只开两三次，而且要脱岗去外地学习一周，对于建设单位来说，培训成本高昂。培训班的课程里缺乏实际操作的环节，尤其对于刚入行的新人来说，培训只是教了抽象的理论，工作如何具体的起步依然无从下手。且由于档案带有涉密性质，虽然有一些单位的项目档案工作做得很规范，但碍于保密要求，也不方便开放同行观摩学习。

3 解决建议

1）完善档案工作人员的培训体系。建设单位的档案工作人员，他们业务水平的高低直接影响到档案工作的完成度。因此，建设单位应当轮流安排各部门的档案员都参加档案行政管理部门组织的业务培训。

档案行政管理部门可以考虑互联网授课或者定期举行面向社会的建设项目档案管理工作培训班。目前互联网已相当普及，各级档案行政管理部门可以考虑通过网络授课、考试的方式进行培训，考试合格的学员，寄发合格证书。培训班的课程应包含相关法规解读和技能培训，并安排模拟操作的环节，通过实践加深学员对课程的理解。

2）建设单位应细化档案工作管理。

（1）建设单位应当根据行业标准和本地档案行政管理部门的相关要求，建立起本单位的归档制度、归档文件质量要求及整理实施细则，将本单位的档案工作统一标准，使工作的每个步骤都有章可循。

（2）工程管理相关部门应当建立起本部门的档案工作机制。由于每个部门履行的职责不一样，形成文件的规律和形式也各不相同，因此，各工程管理相关部门应该建立本部门的文件材料收集范围和档案工作机制，并通过书面的形式将工作明细化，避免人员调动引起的工作衔接不畅。部门工作人员应定时鉴定手上持有的文件，及时归档。部门档案员要做好部门内部收发文的登记工作，记录文件基本信息，注明文件的流向，方便工作进行追溯。每隔一定时间，档案管理机构可以对照收发文的台账，对工程管理相关部门的文件归档率进行监督，也可以据此台账对部门现存文件进行鉴定，把没有保管价值的文件进行清理销毁，减轻保管空间压力。

（3）实行档案工作岗位定期交流制度。可以将档案管理机构的工作人员短期调到工程管理相关部门，了解该部门日常会收到哪些来文，又会形成哪些文件，以及这些文件从办理到办结归档要经过哪些环节、需要多少时间。掌握了这些基本情况后，档案管理机构的工作人员可以更有针对性的建立或改进该部门的档案工作制度、项目文件管理流程及文件材料归档要求。

（4）档案管理机构应在项目开工前根据施工图设计拟定好该项目的分类方案。由于项目的主体工程和附属工程往往是分开招标，中标单位往往也不会是同一家，且在一些建设单位里，主体工程和附属工程由不同的部门进行管理。因此，档案管理机构应在开工前，按照单位工程、分项工程的划分，拟定好该项目的分类方案，并在方案中落实相关责任部门。在项目中途如有变更，责任部门应将相关依据文件汇总，以书面的形式通知档案管理机构，及时调整该项目的分类方案，进行归档工作的追踪。

（5）即使是在部门层面，也应把文件都按一定的规律放进档案柜中，做好防虫、防潮等基本保障工作，既可确保文件的长期保管条件，又能避免文件在开放环境中产生的泄密隐患。

总之，建设项目档案的归档工作应该成为建设单位的一项基础性的工作，落实项目档案的归档工作，需要领导重视、员工配合，也需要工作机制完善，档案人员稳定。只有正视其中的存在问题和不足之处，结合本单位实际情况进行整改，才能切实的提升建设项目档案的归档工作水平，保证项目档案的完整性、规范性和系统性。