关于档案收集工作的实践探究

钟思雅

（珠海格力房产有限公司，广东 珠海 519000）

1 档案收集难的具体表现

档案的收集工作就是指公司内各个职能部门的档案人员对公司内部文件进行收集、整合，然后移交到档案室进行统一管理的过程，但是在档案收集的过程中往往会遇到许多问题，其具体表现为以下三个方面。

1）档案材料门类不全。公司内各个部门的职能不同，除了行政办公室内存在相应的红头文书档案，还具有相应的荣誉证书、新闻报道、重大会议的记录等等材料，但是许多行政办公室交给档案室的档案就只有红头文书档案，其他种类的档案并没有进行合理的归档，也许是出于保密，或是相关工作人员认为归档并不重要，所以不愿意向档案室提交相应的档案。

2）档案材料缺失严重。在公司日常运行过程中，各个部门的工作人员都应该将相应的项目活动档案移交给档案室的相关工作人员。但是在现实生活中各部门工作人员除了必须移交给档案室的红头文书档案，并没有对其他的档案进行归纳、整理，然后移交给档案室，所以最终导致公司有些项目活动无法及时地归档，或是存在信息不全的情况。

3）档案材料的系统性较差。由于公司内各个项目之间是具有一定联系性的，就像公司职员请假，领导批复一样这一系统性的过程。但是有些部门移交给档案室的档案材料往往项目都是显示有批复，却无请示，有正文却是无附件的情况，而这种档案材料即使移交给档案室也是无法真实地反应项目活动的整体过程的。

2 造成档案收集难的原因

1）归档制度的不健全。当前，许多公司并没有建立健全的规章制度，同时也没有建立相应的归档惩罚和奖励措施，这样直接导致了公司内的档案管理工作失去了相应的约束力，而相应的档案管理人员也就无法可依。

2）对档案的作用认识模糊。由于当前许多公司内部缺乏相应的档案管理约束条例，所以关于档案的归档工作全部分散保存在各个部门或是相关工作人员手中，而有些工作人员认为这些文档并没有管理的必要，所以为了个人方便而选择不移交给档案室。加之，兼职的档案管理人员调换比较频繁，在日常工作中不仅担任着档案管理工作，而且还具有其他的业务工作，最终使档案的收集工作难以有效地进行。

3）档案管理员的工作方法陈旧。由于公司并没有组织档案管理人员参与相应的培训活动，所以公司内的档案管理人员对档案工作的认识也不足以应对档案的收集和管理工作。而有些工作人员即使受到了上级的通知也不展开相应的档案收集工作，不仅如此，还有一些工作人员并没有充分地意识到进行档案管理工作的重要现实意义，认为这一职位并没有任何发展前景，最终导致他们在工作上不能尽心尽力，不能科学地分类归纳相应的文档内容，从而造成公司内经常出现文档不全的问题。

4）档案管理队伍建设相对薄弱。由于档案管理工作并不会为公司的发展带来直接的经济效益，再加上档案管理工作难以受到领导层的重视，所以档案管理工作人员经常被忽视，而相应的部门工作人员不积极地配合档案管理工作人员的档案收集工作，而公司多数都是聘用一些兼职工作者来完成公司的档案收集工作。所以在一定程度上降低了公司内档案管理工作人员的工作的积极性，就也是公司无法吸引专业性的档案管理人才的原因。

5）管理手段落后，现代化技术难以施行。由于当前依然存在一些公司不注重档案的管理工作，所以对并没有对公司的档案工作投入相应的资金，最终导致档案室配备的设施和使用的技术都比其他公司落后，而招聘的档案管理工作人员自身的综合素质较低，不懂得如何科学地操作相应的设备，应用现代化的档案信息管理技术，最终导致公司难以真正地应用现代化技术来进行档案的收集和管理工作。

3 档案收集工作的对策

1）依法治档，健全归档制度。公司档案室的档案管理人员为了更好地完成档案的收集工作，首先，应该在公司内制定完善的归档制度，因为只有确立了制度，才会让工作人员感受一定的约束力，从而更好地完成档案的收集工作。其次，应该加强公司内部的考核管理。在公司构建完善的归档制度之后，就应该严格制定相应的档案工作考核制度。而该制度的建立不仅能够有效地提升档案管理工作人员的工作积极性，而且还能够有效地提升档案室的工作效率，促进公司更好地发展[1]。

2）增强全员档案管理意识。在公司实际运营的过程中，公司内部的管理人员应该采用多样化的管理方式，向公司全体成员宣传《中国共和国档案法》以及相应的档案制度，使公司内所有工作人员能够充分地认识到档案收集工作的现实意义，从而形成相应的档案管理意识。有效地提升公司内部全体工作人员的档案管理意识，就能够有效地完成档案材料的整合和移交，从而有效地提升公司内的工作效率。

3）重视档案管理队伍的建设与培养。由于公司内的档案管理人员不仅需要负责档案文件的收集工作，而且还需要负责档案材料的分类、归档，所以公司管理层应该注重档案管理队伍的建设，提升档案管理队伍的整体素质，加强对档案管理工作人员的培养，给予档案工作人员晋升的机会，并且从日常的工作过程中多多关心他们，为他们创造良好的工作环境，从而有效地提升档案管理工作人员的工作积极性。而建立一支业务能力较强、团队结构合理的档案管理团队不仅能够促进档案管理工作的有序进行，而且还能在一定程度上促进公司实现可持续发展[2]。

4）提高对档案工作的重视。为了有效地提升档案室的管理效率，首先需要加强公司内部领导层的档案管理意识，只有这样公司内的档案管理人员才能够将当前在档案管理工作中存在的问题及时汇报给上级，让其充分地认识到当前档案管理工作存在的问题，从而针对公司的实际运营情况及时地提出相应的解决方案，促进提升公司内档案室工作效率的提升。

5）加强业务指导，提升档案质量。由于公司内档案室的档案管理人员往往身兼数职，其中档案的管理仅仅只是其中一项工作，再加上档案收集的变动性较强，所以如果档案管理人员的业务非常生疏，那么就降低了档案室的工作效率。为此，应该加强档案室管理人员的业务指导，使其能够更加规范地完成相应的档案管理工作，及时地与上级档案管理工作人员展开相应的汇报、沟通[3]。

6）配备先进的设备和技术人才。公司在实际的运行过程中，可以根据档案工作的实际需求，为档案室配备现代化的管理设备，积极地引进相应的专业性技术人才，从而为档案工作的健康发展提供有力的物质保障[4]。

4 结语

综上所述，为了使公司内档案管理工作人员更好地完成档案的收集工作，那么首先就需要公司领导层加强对档案收集工作的重视程度，不断优化、改进公司内的档案管理制度和归档制度，然后在加强对档案管理团队的建设，使其能够在一定程度上提升公司内档案室的工作效率，提升档案的质量。另外，还应该运用先进的现代化技术和设备来进行档案的收集工作，从而为档案的管理工作提供有力的物质基础，为档案利用者提供更好的服务。