关于做好事业单位人事档案管理工作的思考

于 淼

（哈尔滨市产品质量监督检验院，黑龙江 哈尔滨 150036）

在事业单位人力资源管理工作中，人事档案管理工作是较为关键的一项内容，特别是在当前信息化时代背景下，人事档案管理工作发生了较大的变化，这也要求事业单位需要与时俱进，积极推动人事档案管理模式的创新，全面提高人事档案管理工作的信息化和网络化水平，为人事档案管理工作的有序开展打下坚实的基础。

1 事业单位人事档案管理的重要性

1.1 改善人力资源结构

事业单位通过做好人事档案管理工作，可以促进单位人力资源结构的改善，积极整合单位职能、岗位和人才，实现人力资源的充分利用。在实际事业单位发展过程中，需要针对内部人员进行随时调整，在人员调动过程中需要以人事档案作为重要参考，针对工作人员的具体表现和能力进行准确分析和综合评价，从而实现人力资源的优化配置，确保真正做到人尽其才。

1.2 提升人力资源管理效果

事业单位人事档案管理工作中，由于需要针对单位工作人员的个人经历、岗位表现和职称变化等信息在档案中直观地体现出来。并针对人事档案信息资源进行有效利用，为人事考核工作提供重要的依据。而且人事考核结果还需要在人事档案中进地记录。因此事业单位通过做好人事档案管理工作，并有效地利用人事档案信息，能够为人事管理工作提供重要的支撑，促进单位人事管理工作效率和质量的提升。

2 事业单位人事档案管理的特点

2.1 真实性

真实性是人事档案最为重要的一项特点，事业单位工作人员为具有编制的国家工作人员，因此在人事档案管理工作中，需要针对档案信息进行严格审查，确保人事档案信息的真实性和完整性。在实际人事档案中，由于涉及较多的内容，一些档案信息涉及工作人员的隐私，因此人事档案具有一定的机密性，在实现管理工作中要建立健全保密制度，保证人事档案信息的安全。

2.2 专门性

由于人事档案涉及较多的内容，能够为单位内部人事调动提供重要的依据，因此事业单位需要加强对人事档案管理工作的重视度，并将人事档案管理工作纳入单位管理工作体系中来，全面提高人事档案管理工作的专业化水平，确保具体管理目标的实现。

2.3 动态性

人事档案管理工作还具有较强的动态性特点，这主要是由于单位工作人员具有一定的流动性，任何一个方面发生变化，则人事档案信息也需要随着变化，及时在人事档案中进行信息更新和补充，保证人事档案信息的真实性和实效性。

3 做好事业单位人事档案管理工作的措施

3.1 加强对人事档案管理工作的重视度

事业单位领导需要加强对人事档案管理工作的重视，并在实际工作中积极促进人事档案管理制度的完善，加大投入力度。人事档案是对工作人员重要信息的真实记录，能够反映出一个人的重要价值，因此在人力资源管理工作中，人事档案发挥着极为重要的作用。因此事业单位需要认识到人事档案管理工作对自身发展的重要意义，并在实际工作中加大人力、物力和财务的投入，全面提高人事档案管理工作的整体水平。

3.2 完善档案管理工作体系

为了能够提高事业单位人事档案管理工作的质量，需要加快构建现代化的人事档案管理制度，推动人事档案管理工作的专业化和标准化发展。同时还要重视信息化手段的应用，协调好纸质档案和电子档案管理工作。积极对档案资源进行整合，并利用现代技术手段对档案进行保存，确保档案信息的安全。另外，还要加强人事档案数据库建设，为人事档案管理和服务水平的提升打下坚实的基础。

3.3 提高档案材料收集的标准化、规范化

当前人事档案信息管理系统的开发仍处于无序的状态，而且存在低端应用的情况，这对于人事档案工作的开展带来了较大的制约。在当前新形势下，需要加强人事档案的规范化管理，积极开发人事档案信息资源，使人事档案信息能够更好地服务于人事管理工作和单位的现代化建设。在人事档案材料收集工作开展过程中，由于人事档案内容具有分散性，因此事业单位需要严格要求人事档案材料的内容、归类和归档方法，实现人事档案信息的有效归纳，促进人事档案材料的标准化和规范化收集，从而为人事档案的集中管理打下坚实的基础。

3.4 优化人事档案管理模式

传统人事档案管理模式相对落后，管理过程也十分繁琐，这对于人事档案管理水平的提升带来了较大的制约。在当前信息化时代背景下，人事档案管理工作加快了信息化和网络化的发展，因此在实际工作中，需要积极对人事档案管理模式进行优化，并构建人事档案信息化管理平台，实现对电子档案的管理。同时还要重视各种先进技术的应用，积极开发人事档案管理软件，促进档案信息存储和检索系统的升级换代。人事档案管理部门在实际工作中还要积极与其他部门之间密切配合，强化档案管理系统与单位其他系统的有效衔接，实现档案信息在单位内部的共享。并建立健全人事档案大数据分析系统，实现档案信息的精确和快速查找，并运用大数据分析技术，实现档案信息的可视化展示，从而为单位决策和管理工作提供更高效的信息服务。

3.5 推进人事档案业务标准化建设

针对人事档案信息，宜建立统一元数据标准，并明确归档的范围和要求。积极运用先进技术手段，推进工具设备的创新，重视人事档案数据库建设，利用大数据技术对人事档案信息进行深入挖掘，从而促进人事档案服务工作质量的提升。而且在实际工作中，还要建设档案信息检索平台，促进人事档案管理工作的规范化和标准化发展。

3.6 重视信息技术应用的安全保障

由于人事档案信息与当事人的合法权益息息相关，因此在人事档案管理和利用工作中需要保证档案信息的安全。具体可以应用信息技术手段保护档案信息的安全。不仅要重视专业技术人才的引进，促进人事档案信息系统的升级改造。同时还要构建防火墙，防范黑客和不法分子入侵，重视各种先进安全技术的应用，进一步保证人事档案信息的安全，实现人事档案的有效开发和利用。

4 结束语

人事档案管理工作是事业单位管理工作中的重要内容，而且对事业单位稳步发展具有极为重要的推动作用。因此在实际工作中要加大重视度，并利用先进技术手段推动档案管理工作的创新和发展，全面提高人事档案管理工作的水平，使人事档案能够更好地服务于事业单位的发展。