推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施研究

李 叶

（法库县产业转型升级促进中心，辽宁 沈阳 110400）

机关事业单位是由政府领导，为促进社会和谐发展，服务于社会而建立的机构，在日常工作当中，档案管理起着关键作用，档案管理见证着机关事业单位一路以来的发展状况，同时能够为未来的进一步改革创新提供有效依据，促进机关事业单位得以长效发展，因此推动机关事业单位档案管理向着规范化标准化方向迈进，对于促进机关单位的发展意义重大。

1 机关事业单位档案管理工作的现状

1.1 制度不完善

在档案管理工作当中，科学的管理制度，对于提高管理效率具有重要意义和作用，然而在目前许多机关事业单位，在档案管理方面缺乏完善的管理制度，各部门缺乏联合，使得档案管理较为分散，很难对机关事业单位内的档案进行有效整合，使得档案的利用率不高，难以发挥档案管理的应有价值，不利于促进机关事业单位进一步发展[1]。

1.2 现代技术应用不到位

随着时代的进步，信息技术在档案管理当中的应用，使得档案管理效率得到显著提升，然而在许多机关事业单位当中，因着缺乏现代化先进技术的应用，使得档案管理效率和质量难以与时俱进，不利于机关事业单位的档案管理工作。虽然许多单位已经逐渐运用先进的信息技术，开展档案管理工作，通过电子档案取代原有的纸质档案，极大地提高了档案管理效率和质量，然而，因着技术水平较弱，很容易出现被病毒入侵，导致档案损坏或丢失的问题，给档案管理的安全性带来了严重影响。

1.3 人员素质仍需提升

档案管理工作人员在档案管理当中起着至关重要的作用，因此其素质高低直接决定着档案管理的整体质量。如果想推动档案管理工作规范化以及标准化，需要不断提升相关管理人员的专业素质以及技能，同时，需要不断完善相关人员的道德水平，才能够使机关事业单位的档案管理工作效率和质量得到有效提升。

然而，在目前机关事业单位当中，档案管理人员的专业水平普遍偏低，经过调查分析发现，许多管理人员对本职工作不够重视，缺乏应有的工作态度，责任意识较为薄弱，使得档案管理工作效率难以提升。除此之外，相关领导部门，在选择档案管理人员的过程中，也缺乏重视，导致聘用的管理人员水平较低，缺乏科学的管理经验，在管理专业技能培训方面也存在严重不足的问题，这就导致工作档案管理工作人员难以胜任本职工作，给整体的工作效率带来了严重的影响。

2 机关事业单位档案管理工作规范化标准化的策略分析

2.1 优化管理模式

随着时代的发展，机关事业单位每天所需要处理的数据也不断增多，给档案管理工作人员带来了巨大的压力，为了能够有效解决这一问题，提高档案管理效率，需要不断优化档案管理模式。随着信息时代的到来，在档案管理工作当中，应当充分利用先进的信息技术，构建信息化档案管理模式。应用大数据技术，建立档案综合管理平台，能够有效提高数据的收集、分析、处理效率和质量，经过云计算等技术的科学分析以及整理，能够提取有效数据，为机关事业单位的进一步发展提供指导依据，进而使档案管理效率和质量得到有效提升，并能够充分发挥档案管理在企事业单位发展过程当中的价值所在[2]。

为此，也要充分引进相关的技术人才，构建信息化的档案管理平台，在信息平台维护的过程中，也要加大力度，进而有效保障档案管理的安全性。例如，可以安装病毒查杀软件定期扫描、查杀，并做好档案备份，进而有效避免病毒的侵入，而使档案出现损坏的问题，使档案管理更加规范化、标准化，进而使档案管理水平得到有效提升。

2.2 落实责任制度

档案管理工作较为细腻，对管理人员的责任心要求较高，同时也需要相关档案管理人员具备一定的职业素质，如此才能够担当好档案管理工作，为了提高档案管理效率，在档案管理工作当中要建立相应的责任制度，将档案管理的具体职责落实到具体人员方面，一旦档案管理出现问题，要追究相关人员的责任。通过责任制的建立，能够有效提高工作人员的工作积极性，使其重视自己的本职工作，在人员更替的过程中，做好档案管理交接工作，避免因为职位更换，而使档案管理出现差错。

即便岗位发生变动，也需要对档案管理中出现的安全问题，承担相应责任，一旦出现问题，同样需要追究相关人员责任，通过如此制度的建立，能够使管理工作人员在工作中更加严谨认真，充分意识到档案管理规范化标准化的重要意义，进而使其责任意识得到有效增强，提高机关事业单位的档案管理质量。

2.3 优化管理理念和手段

随着时代的进步，传统的档案管理理念已经不能适应新时代的发展，因此要不断优化档案管理人员的管理理念，结合现代化先进的信息技术，使其学会运用先进的信息化手段开展档案管理工作，进而使档案管理效率得到有效提升。机关事业单位，需要对相关人员进行现代化管理理念的培训工作，使其理念得到更新和变化，并学会利用先进的信息技术开展日常工作，进而推动档案管理更加规范化标准化。

在具体工作过程中，相关人员要利用数字化技术，将原有的纸质档案转变为电子档案进行存储，通过信息化管理平台，对档案进行科学有效的管理，并要注重档案的安全性，定期病毒查杀，并设置防火墙，避免恶意攻击，而造成信息泄漏，保证档案安全，促进机关事业单位档案管理向着规范化标准化方向不断迈进。

2.4 加强档案整合工作

为了使档案管理的质量得到有效保障，在日常工作中能够便于查找以及搜索，管理人员需要对档案进行科学合理的整合，针对不同的档案进行分类处理，按照相应的类别对档案进行编码操作，也可以通过先进的信息技术手段，使检索更加方便，通过关键字搜索能够快速提取并查阅相关档案内容，提高档案利用效率，进而促进档案管理更加规范化标准化，使机关事业单位的工作效率得到有效提升[3]。

3 结束语

总而言之，档案管理在机关事业单位中发挥着重要作用，对提高机关单位工作效率意义重大，因此，需要不断优化完善档案管理模式，使档案管理向着规范化标准化方向发展，使其价值得以充分体现，进而促进机关事业单位得以持续稳定发展。