文书档案管理工作的策略

唐姗姗

（大庆油田生态环境管护公司，黑龙江 大庆 163000）

对于一个企业来说，做好文书档案管理工作十分必要。一旦文书档案管理工作缺失，相关决策工作，又或者是企业的战略方案的制定缺乏依据，不利于企业的长远发展。在当今社会中，由于各学科之间相互影响交叉发展，这就需要在文书档案管理工作中积极应用先进的技术，创新工作方法，敢于创新和挑战。从文书档案管理内容到文书档案管理制度等等都要进行进一步的完善，同时加大监督管理力度，针对不足之处做出科学改进，从而提升为主动管理效果。

1 文书档案管理工作存在的问题

1.1 管理机制不够健全

对于文书档案进行管理时，管理制度具有直接性的影响，由于管理制度不够健全，从而会出现相关问题。根据现阶段实际现状来看，监督制度不够完善，未能够对监督方式以及方法作出明确要求，不少为什么档案管理工作局限于工作人员的自觉性，相关监督措施也未能落到实处，这样就影响了文书档案管理质量，还会对相关机密文件的保密性带来负面影响[1]。另外，文书档案管理开发力度有待提升，根据文书档案管理现状来看，不管是文书档案的收集，又或者是保存等工作，未能够进行深入的研究，尤其对文书档案开发工作不够关注，经过简单的整理和归纳，往往无法实现文书档案的潜在价值，这样就会导致我说档案管理工作成为简单的行政的工作。

1.2 文书档案管理建设力度不足

对于文书档案管理工作来说，具有一定的系统性，所投入的资源也比较多，单位领导又或者是文书档案管理人员都应该积极参与其中，进一步加大建设力度，但是，根据现阶段文书档案管理的实际建设现状来看，其重要性没能够得到统一认知，有些领导或者是相关管理人员也未能够发挥自身能动性，这样就阻碍了文书档案管理建设进程。不仅如此，在文书档案信息化管理中未能够全面开展，信息化设备比较缺失，软件以及硬件的投入力度不足，这样都会阻碍文书档案管理工作的开展，无法取得预期的建设目标。

2 文书档案管理工作的实施策略

2.1 做好文书档案管理人才培养工作

在文书档案管理过程中，做好人才培养工作十分的重要，企业都需要针对文书档案管理进行统一的说明，作出准确定位，让档案管理部门得到系统的结构优化。如果受到了人员的限制，无法成立文书档案室的情况下，应该对相关人力资源、会计或者是文员等职工进行统一的培训，保证相关资料能够得到规范化的保存，这样也能够为企业文书档案的完整性奠定基础。通过科学安排文书档案管理人员，有利于推进人才队伍建设进程。

2.2 使用数字化文书档案管理方法

由于数字化技术的不断发展，在文书档案管理中逐渐应用了数据库技术、数字加密技术以及扫描技术等等，通过先进技术的应用，能够让档案信息得到整合、补充。在文书档案管理中，通过应用数字化技术也可以进一步建设文书档案信息管理平台，有利于文书档案的收集和整理等等[2]。对于一个企业来说，文书档案是无形资产。经过数字化建设，能够创造一定的经济效益，所以企业应该对先进的数字化技术进行积极应用，同时安排专门的管理人员，使其能够灵活运用数字化技术，以此提升文书档案管理水平。

2.3 完善档案文书库房管理机制

在文书档案库房中，主要是对文书档案进行存放，要想保证文书档案的完整性，安全性，需要对库房管理制度进行不断健全，针对库房人员需要作出明确的规定，无关人员等不能随意输入，也不能够携带与文书档案不相关的东西。在文书档案入库之前，需要做好清点工作详细的检查保证文书档案的数量以及质量，并且也需要对出入库的文书档案进行详细的登记。作为文书档案管理人员，需要让上架文书档案科学摆放，一些特殊的文书档案应该放在专门的档案柜之中，避免造成损坏。除此之外，在文书档案库房中，也应该做好防火防潮等工作，控制温度及湿度，认真排查各项安全隐患，科学处理实际问题，以此来保证文书档案具有良好的储存环境。除此之外，针对文书档案管理制度也要进行不断的健全，企业应该根据自身实际情况作出科学的规定，既要对本企业各类文书档案的归档时间、移交时间作出明确的说明，也需要对不同部门所上交的文书进行详细说明，这样能够保证文书排序的科学性。不仅如此，对于文书档案管理工作进行开展时，也应该在管理制度上说明保管要求以及相关的保管时间，同时也要对这些程序进行优化，保证文书档案的节约有章可循，以此推动文书档案管理的专业化水平提升。

2.4 保证文书档案管理网络平台安全

在互联网不断发展的趋势下，电子文书档案受到了高度关注，并且应用范围也越来越广，在文书档案管理的过程中，加密技术、签署技术以及身份验证等技术得到了高度关注，对于签署技术来说，可以让电子文件具有数字签名，相关档案管理人员可以在电子文件上进行签名，保证其检验的真实性以及原始性。在日常工作中，通过电子公章签署，又或者是企业法人名章签署，都能够提升电子文件的传输效率，所以，针对现场技术要进行升级，科学的设置管理权限[3]。对于加密技术来说，在使用的过程中可以有效应用于文书档案管理平台，针对文书档案的提交传输以及保存等都能够进行有效的公开，又或者是对其进行加密，这样能够保证文件的安全性。对于身份验证来说，可以借助于网络系统，对相关管理人员设置一定的权限，让相关管理人员进行系统管理，只有用户的身份通过验证后才能够获得相关资料。

3 结语

综上所述，在文书档案管理中需要对存在的现实问题进行充分的分析，还要认识到文书档案管理工作的重要意义，以此促进企业健康发展。由于文书档案管理工作具有一定的专业性，为了满足企业现代化发展需求，需要最先进的技术进行灵活应用，不断的优化文书档案管理制度，同时也要做好人才培养工作，在此基础上针对网络安全以及平台安全进行全面的保障，从而在整体上提升文书档案管理质量。