事业单位档案管理中存在的问题及对策初探

杜钦成

（曹县文化中心，山东 菏泽 274400）

1 事业单位档案管理中存在的问题

1）档案管理制度不健全。完善的档案管理制度，对事业单位档案管理工作的顺利开展能够起到保障作用，在现有的档案管理机制下，许多事业单位并没有健全档案管理制度，这就导致档案管理工作缺乏制度依据。从档案管理监督机制的角度来看，目前事业单位档案管理在日常事务中已经具备相对规范的管理流程，但是在监督方面缺乏有效性，许多单位并没有对档案管理工作提出明确的监督方法，主要依靠管理人员的自律性，这就导致档案管理工作存在一定的风险，此外，在缺乏有效监督机制的情况下，档案管理人员的工作规范性同样容易受到影响。从档案管理开发工作的角度来看，现有的档案管理制度并没有完全覆盖档案管理的各个领域，档案收集、整理、复制、转移等基础工作能够落实，但是工作流程和工作形式缺乏深度，没有完全发挥档案的重要价值，最终导致事业单位档案管理工作成为一项简单的任务，对事业单位的工作效率提升帮助不大。

2）档案管理人才结构不合理。高素质人才是事业单位档案管理工作的重要基础，目前许多事业单位缺乏档案管理方面的人才，管理人员结构不合理的问题普遍存在。从人才引入的角度来看，事业单位档案管理工作对高素质人才缺乏吸引力，优秀的应届毕业生通常选择到大城市发展，并且投身于计算机等领域，按管理工作对优秀毕业生的吸引力不足。从人才培养的角度来看，目前事业单位档案管理岗位的培训效果相对有限，一方面缺乏相应的培训资源，另一方面，档案管理工作人员的积极性也明显不足。以上两点导致事业单位档案管理，工作人员结构不合理，基层工作者能够完成基础的工作，但是复合型人才的引入和培养明显不足。

3）档案管理基础设施不完善。完善的基础设施是事业单位档案管理工作质量提升的重要保障，但是目前许多事业单位本身对档案管理工作缺乏重视，在基础设施建设和投入方面相对有限，这对档案管理工作质量产生了很大的影响。基础设施落后的原因在于事业单位档案管理建设方面的资金来源单一，在资金投入方面存在明显的不足。从某种程度上来看，事业单位档案管理建立于强大的电子基础设备以及网络通讯设备，在缺乏资金投入的情况下，档案管理相关部门在基础设施采购方面缺乏资金，造价昂贵的基础设施，需要花费大量的金钱，许多事业单位在当管理方面不愿意投入过多的资金。除了硬件设施之外，档案管理所需要的软件和相关的配套同样需要落实，但是在缺乏预算的情况下，基础设施的配置难以落到实处。

4）档案资源利用率较低。档案资源利用率较低的问题仍然无法得到解决，档案资源的代替品不断增多，一些纸质类型的档案，并没有得到有效地保护与管理。在传统的档案管理模式下，纸质档案的比重最大，整理起来十分复杂，并且查阅难度也较高，这在一定程度上提高了档案查阅的门槛。此外在运用短按开展工作时，档案的需求人员需要将档案提取带走，此时，档案只能提供一对一的服务，一定程度上影响到档案的资源利用效率。还有许多事业单位档案工作中没有做好编目工作，在提取和查阅档案的过程中缺乏快速检索的方法，极大地耗费的人力和物力，档案资源的利用率相对较低。

2 事业单位档案管理问题的有效对策

1）健全档案管理制度。事业单位档案管理工作必须做到服务于公民，档案管理工作者应当转变自身服务理念，不断对档案管理制度进行完善。从档案管理监督机制的角度来看事业单位档案管理，应当建立完善的监督机制，一方面对档案管理人员的工作进行监察，同时也应广泛引入社会力量，吸引公民参与舆论监督，让人民群众能够起到监督作用，对部分能够公开的档案进行宣传，让民众能够对档案管理工作的开展建言献策。从内部监督的角度来看，事业单位档案管理部门同样需要做好自我监督，在内部形成完善的考评机制，对管理人员的工作质量提出更高要求。

2）打造高素质人才队伍。人才队伍建设是事业单位档案管理工作质量的保障，为此，事业单位应当重视档案管理方面的人才引入和培养，对人才结构进行合理优化。从人才招聘的角度来看，事业单位应当充分重视档案管理工作，通过优厚的薪资待遇以及良好的福利条件，吸引优秀人才融入档案管理队伍，既要考察应聘者的学历和工作经验，也要对信息化管理能力以及工作思想进行相应的考核。从人才培养的角度来看，事业单位档案管理部门应当建立完善的人才培养方案，根据档案管理的工作需求，制定明确的培训计划，在计划中明确培训内容和培训方式，为人才档案管理能力的提升奠定基础。此外，档案管理部门需要具备完善的晋升机制，确保档案管理人才能够拥有广阔的发展空间。

3）加大档案管理基础设施建设。充足的资金来源是档案管理基础设施建设的重要前提。为此档案管理部门应当从多种渠道增加信息化基础设施建设的投入，从多个角度筹集资金。事业单位应当积极与财政部门进行协商，获取政府单位的财政补助，成立相关的专项基金，推动事业单位档案信息化建设的有效发展。除了政府单位的投入外，事业单位还应动员社会各界的力量，鼓励企业在信息化建设方面贡献力量。在具备一定资金支持的情况下，事业单位档案管理部门应当从硬件基础设施和软件资源开发两个角度着手，对档案管理的基础条件进行完善。

4）切实提高档案资源利用率。在信息技术飞速发展的时代背景下，事业单位档案管理工作面临着新的机遇，在提高档案资源利用率的过程中，档案管理部门必须重视信息化建设，用电子档案逐渐代替纸质档案，一方面节约档案管理的资源成本，同时也能够提高档案资源的利用率。档案管理工作者应当提高自身信息化管理能力，能够充分意识到档案资源开发的重要性，并且做好相关的编目工作，确保使用者能够快速进行检索并且高效的利用资源。电子档案能够极大地解决传统纸质档案资源利用的弊端，同一份电子档案能够同时供多名使用者使用，而不需要经过漫长的等待。此外，当管理人员应当强化服务意识，在使用者提出相关的档案资源需求后，应当快速提供对应的服务，减少服务环节对效率的影响。

3 总结

综上所述，优化事业单位档案管理工作是服务人民的重要要求，在推动事业单位档案管理工作改革的进程中，档案管理人员应当转变工作理念，推动信息化档案管理的建设，对人才队伍的建立和培养提出新的要求，通过高质量的服务实现档案资源的价值。