人事档案在医院人力资源管理中的重要性及落实策略

李冬莲

（福建省龙岩市卫生健康中心，福建 龙岩 364000）

医院人事档案管理在促人才的合理分配、科学流动、减少人才流失与浪费中有重要作用，若存在管理不到位的情况可能会出现信息外泄，进而为医院发展带来严重损失，甚至会对医院后续发展造成影响[1]，因此在经济建设与发展进程里将人事档案管理工作的开展提上日程，使公众充分了解人事档案在人力资源管理方面展现出的积极意义，并进行有效地落实策略制定，促其在为公众提供满意医疗服务中提供重要的人事参考依据，确保各项工作能正常顺利推进。

1 人事档案在医院人力资源管理中的重要性

1）可确保医院人力资源管理工作有序推进。因民营资本与国外资本的涌入，现今我国国内医疗环境有了前所未有的改善，但也让医院间竞争力逐渐变大，在这种形势下要谋取发展还应注重员工能力的发挥。与此同时，在医疗机构数量日渐变多的背景下增加了同行业之间的市场竞争力，而行业间的竞争实质为专业性能力型医疗技术人才的竞争，在这种情况下更应该做到各岗位人才的均衡分配[2]，确保人员能够在各岗位发挥自身价值，还应掌握员工工作经验、学历、业务水平等信息，当有岗位存在空缺时，人力资源管理部门则可根据档案信息资料安排最适宜的员工进行替补，将人事档案的功能给予全面展现。

2）对员工长远发展有利。医院相关领导有必要根据员工情况选择适宜的时间开展或参加各类培训讲座活动，让员工专业水平与综合素养得到提升，使员工能在培训过程中有所获、有所得，不过员工之间的专业能力、学历以及综合素质始终都是有一定差距的，在培训前如果不能全面分析与调查员工知识培训需求与接收能力，培训工作的开展就不能取得实质性成效，而通过人事档案记录则能够将员工学历水平、实际需求、职业生涯规划等进行统计整理，并根据具体情况对员工实施针对性业务培训，让员工能够更好地根据自己的专业能力进行职业生涯规划制定，进而得到长远稳定发展。

3）能为医院员工职称评定提供依据。医院工作人员涉及的科室类别繁多，具体包括医生、护理人员、医技人员、药剂人员、行政人员与后勤工作者等，同岗位人员在职称评定时有一定的区别，故而人事部门有必要结合员工的工作性质、能力、职责等差异给予评定与聘任，员工专业、学历与职称在人事档案中可为职称评定与晋升供给有力依据，以防有能力的人员评不上，而能力和职称不相符的人员又未通过的情况出现。

2 人事档案在医院人力资源管理中的落实策略

1）转关人事档案管理观念。若要使人事档案管理工作的开展取得成效，医院各科室领导应进行全新理念树立，充分意识到做好人事档案管理的关键性，投入更多的人力、财力与物力，配备齐全移动硬盘、扫描仪、移动硬盘等现代化办公设备，实现对资源的优化配置，同时应注重了解人事档案管理软件、功能等对计算机配置方面的要求，然后根据这些要求进行计算机硬件系统配置购买；此外，应致力于档案管理新技术展开全面研究，加强档案信息数据信息共享软件的推广使用，当人力资源部门出现了人事调动信息后要求相关人员务必要第一时间将资料传递给档案管理部门，而档案管理部门也可及时掌握人事部门的相关信息资料，这样可使档案资源收集与整理更加完整。

2）建立规范的人事档案管理体系。医院应进行规范的人事档案管理体系建设，明确不同档案信息资料应采取的存档形式，保证档案管理体系的完整性，将档案资源参考应用价值给予充分展现，并从三方面着手来将其付诸实践：第一、档案目录数字化。结合不同类别纸质档案做好数字化档案目录编制，便于使用者第一时间经关键词搜索查询到所需要的信息，提高检索速度，减少人员工作负担；第二、档案内容数字化。将形成的各类档案资料（包括照片、室藏录像等）通过扫描、加工、处理（包括图像处理、无污处理等）方式完成数字形式载体的转化，并妥善保存在计算机的网络服务器中，而使用者通过登录相关信息系统则可快速完成查询与检索，提升档案资源使用率；第三、纸质档案存放规范化。对于形成的纸质档案应及时给予数字化归档，同时纸质档案也应给予妥善保存，做好相关类型的标记，详细全面的记录档案收藏时间和借阅归还时间。

3）强化档案信息化安全管理。人事档案数字化管理的重点就是保证资源的安全性，在具体实践操作中需要从如下几方面给予认真落实：第一、用于进行人事档案管理的电脑需严禁与一切外网连接；第二、对所用的各类储备设备应加强检查，设备中相关信息应及时备份，避免因操作不当或其他原因导致设备损坏而使得档案资源丢失；第三、通过各类现代化信息技术手段（包括防火墙、杀毒软件、入侵检测系统安装）的使用来保障档案资源安全性；同时RFID（无线射频识别）为现阶段在档案管理领域得到大力关注的识别技术，将其应用于医院人事档案管理中可快速完成档案名目查找，这样可以真正做到档案资源的数字化动态管理。并且RFID标签存储量相当大，可重复使用且仅需给予密码设置则可保证标签数据不被篡改或伪造。当重要的人事档案资料信息被分类储存后将标签中的EAS防盗功能开启即可，一旦有人企图将其将相关信息进行篡改或删除则会自动报警，这样就让信息资料安全性更有保障；第四、管理者需结合人事档案的类别（如机密性、公开性等）进行网络身份信息验证，结合不同使用者身份设置查询权限，避免相关人员非法侵入电脑进行重要信息窃取，保障数字化档案资源安全性。

4）注重档案管理人才综合素质与专业能力培养。档案管理人才专业能力与综合素质的高低和人事档案管理质量息息相关，故而医院相关部门应定期组织档案管理人员进行培训，具体做法为：第一、注重人员综合素质的提升。定期对档案管理人员进行思想教育，树立起认真负责、兢兢业业的态度，促其能在岗位上踏实做事，并可致力于档案管理新方法、新理念研究，提高档案管理质量与效果；第二、现代信息技术的发展催生了大数据时代的带来，让传统档案管理模式出现了改变，管理理念与方法也不得不跟随步伐进行转变，在这种变化下也就要求档案管理工作者具备较高的专业操作水平与能力，能够利用计算机快速完成档案资料的立卷、归档、登记与检索等操作，并能够保证所录入信息的安全性，因此需要档案管理人员具备扎实的电子文档管理知识点，所以医院应定期组织档案管理人员参加各类专业培训（包括网络安全维护、计算机操作、信息工程等相关内容），使其与现代人事档案管理开展要求更符合；第三、医院应注重档案管理专业人才引进，可和高校相互合作，聘入档案管理专业人才，让档案管理队伍有新鲜血液的补充，这些优秀的年轻队伍更擅长用新方法与新理念解决问题，对医院人事档案数字化管理水平的提升有帮助。

3 小结

在医疗事业快速发展的今天，对医院人事档案管理工作开展的重要性认识也越来越全面，在管理过程中应将纸质与电子化档案管理两种形式充分结合起来保证档案资源得到妥善保存，使得档案资源安全性得到维护，为人力资源管理工作的开展提供更多参考依据，确保医院发展更加规范化与科学化。