试论文书档案管理工作中存在的问题及对策

杨 燕

（内蒙古商贸职业学院，内蒙古 呼和浩特 010070）

1 引言

随着我国经济和科技的发展，文书档案管理作为高校的重要构成已然成为管理者重视的内容。随着学校实力的提升，文书档案管理发挥的功能和作用也不断增大。为了提升文书档案管理工作的效率，提高高校日常业务操作效率，本文针对文书档案管理中存在的各种问题，比如教师人员素质、衔接、分配以及资金投入等难题进行研究分析。根据这些难题给出合理有效地解决对策，以此来提升高校文书档案管理工作的效率，实现文书档案管理的规范化发展。

2 文书档案管理工作中存在的问题

1）文书管理与档案管理工作脱节。当前，很多高校的文书管理和档案管理还没有实现有效衔接，很多都是两个独立的部门。高校的文书管理和档案管理工作存在脱节现象，例如：一些文书管理人员没有档案管理意识和能力，档案管理者不熟悉文书工作内容。这就影响文书档案管理工作效率，导致工作质量不过关，工作效率低，很难发挥文书档案管理的功能和作用。

2）管理者不重视文书档案管理工作。高校管理者普遍认为文书档案管理不会直接为学校产生直接经济效益，所以认为文书档案管理工作不重要，认识不到它的重要性和真实价值和作用。此外，没有与学校的实际文书档案管理相结合，也没有为管理者提供培训和技术设备等支持。文书档案工作的要求不够清晰，这就造成工作人员没有工作目标和要求，不能制定工作任务量，也就不清楚文书档案工作的真正作用和价值。高校不对文书档案工作进行目标细分、实施量化工作量，管理工作难以展开，文书档案的利用效率和开发程度就不高。

3）文书档案管理人员素质较低。目前，还有一些高校的管理人员使用传统档案管理方式，没有借助现代化信息办公设备。很多教师管理人员采用陈旧方式工作，没有进行创新。此外，还有一些工作人员专业能力和素质不高，专业知识存在欠缺，也没有服务精神和意识，创新思维也不够，需要增强专业培训。

4）文书档案管理制度不规范。高校管理者不重视文书档案管理，同时它的管理制度不规范。高校的文书档案管理没有经过科学管理，也没有标准化和量化细分，也没有精细化管理实践。此外，还没有形成系统的文书档案管理理念和意识，缺乏科学的管理标准和制度。在实际管理过程中，极易出现资料缺失、信息资料缺乏，甚至出现资料的混乱和遗失。

3 文书档案管理工作的改进对策

1）文书管理和档案管理的有效衔接。文书档案管理工作顺利进行的基础是做好文书管理工作，它的工作效率直接影响到档案管理工作。因此要做好文书管理与档案管理的有效衔接。当前，很多高校的文书管理和档案管理还没有实现有效衔接，很多都是两个独立的部门，应将二者合并起来，才能充分发挥其应用的功能、作用、价值和优势，促进并优化文书档案管理工作。工作人员应充分认识文书、档案管理的不同工作职责和要求，对工作内容和要求有清晰的认知和掌握。另外，管理人员应积极做好文书档案立卷、归档的工作，在此基础上了解文书管理工作的内容和要求，最终为积极做好文书档案管理工作提供业务支持。

2）高校管理者应重视文书档案管理工作。高校在现代化管理过程中，管理者应意识到文书档案管理工作的重要性。高校管理者应从文书档案管理工作角度出发，制定科学合适的管理措施，同时对文书档案人员进行定期业务培训。此外，在招聘时流程应更加规范，坚持专人专岗，坚持科学管理文书档案管理工作。文书档案管理是高校极重要的组成内容，管理者应增强文书档案管理意识。同时，加强文书档案工作的宣传和总结，采取多种科学方式加大宣传方式和力度，让教师增强文书档案管理的意识和重视程度。此外，还要从财力、人力和物力等多个方面为文书档案管理提供财力、物力支持，以此来推动高校各种资源的整合，实现文书档案管理更加科学、规范、稳定和长远的发展。

3）提升文书档案管理队伍素质。高校在文书档案管理工作中，要不断提升管理者素质，提高文书档案管理队伍整体素质。另外，还要不断提高管理者的专业能力、思想道德素质、服务精神等，学校要根据自身实际需求来增强文书档案管理者的素质建设，不断增加日常管理人员——教师的培训，从不同角度和层次来提升管理者的能力和素质。同时，还要重视文书档案管理教师队伍的信息化能力和素养，在信息时代要借助网络技术和环境，实现文书档案的数字化、现代化信息建设。此外，还要提高管理队伍的道德水平、服务精神和意识。高校要聘用专业能力、素质过硬，同时综合素质高的文书档案管理教师，可以熟练操作现代化办公和信息处理机器，保证文书档案管理工作高效快速实施，发挥出文书档案的应用价值和作用，促进学校规范、稳定发展。

4）实施规范的高校档案文书管理制度。高校应根据自身实际情况制定科学的文书档案管理制度，同时在开展过程中实现良好成效，推动学校稳定健康发展。首先，对文书档案资料进行认真梳理和查阅，同时盘点各卷宗，全面了解文书档案内容、时间和期限。对已经过期或没有价值的文书档案要进行清理，同时删除重复的文书档案资料，减少搜索和管理难度，提高资料搜索和利用效率。其次，对学校内的文书档案资料进行整合、重组。管理教师要借助专业知识和技能，对资料进行重新排序、规划和整合，不断完善缺页、少目录或标题的文书档案。最后，做好提名工作。在重组和整合文书档案资料基础上，借助分类、标号等多种方式对资料进行分档、归类和提名。管理教师要积极做好文书档案的规范化提名，不可随意使用可能产生误解或歧义的简称。

4 结束语

文书档案管理工作是高校建立、发展、壮大和成熟过程的记录者，它不仅仅是高校发展壮大过程的体现，也是高校未来可持续发展的保证。文书档案管理是高校日常工作内容，对其中存在的诸多问题，给出合理科学的应对策略。全面梳理文书档案管理工作，制定和采取合理对策，不断调整和优化档案管理工作内容和方式，发挥文书档案管理工作的最大价值和优势。高校不断提升文书档案管理工作的重要性，不但可以提升教师的归属感、认同感，还能提升高校宣传作用，从而激发教师工作积极性、主动性。信息时代高校应在快速发展的同时，不断优化和提升文书档案管理，转变传统管理方式，提升文书档案管理的方式、方法，进而提升文书档案工作效率，实现高效稳定、持续发展。