新形势下如何做好档案管理工作

毕 云

（鄂东医疗集团市中心医院，湖北 黄石 435000）

档案管理指针对原始资料，所展开的搜集、筛选、整理、归类及利用等一系列工作，加强对档案的管理，对社会经济的发展具有良好的推动作用。在新的发展形势下，强化档案管理工作，可将更为真实有效的资料，提供给人才选拔，并作为重要依据，来考察的生平情况，由此可知，档案管理工作的重要性和必要性。然而在实际开展管理工作的过程中，一些单位不注重对档案的管理，导致其中存在着各种各样的问题，如缺失、篡改、弄虚作假等，对其完整性和真实性造成了严重威胁。据此，本文开展了探究，分析了新形势下档案管理工作的策略，内容如下。

1 新形势下档案管理不善的原因

1.1 缺乏健全的档案管理机制

在档案管理中，常常会出现管理混乱或管理不到位两种情况。究其原因则是大多数单位未落实对档案室的建设，导致档案在存放和收纳方面，存在着各种各样的问题，极易出现档案的丢失、混乱等，从而很难保证档案的真实性。有的单位虽然设立了专门的存档室，也据此制定了相关的管理制度，然而由于未落实有效的监管制度，常常会造成档案出现有借无还的情况，不利于档案管理工作的有序开展。

1.2 档案内容不全面

档案管理的工作主要是将与有关的材料和信息进行筛选，对档案信息进行补充和完善，从而将的真实情况更加全面、客观地反映出来。当前，针对档案，好多城市都开展了普查工作，也对各个单位提出了较高的要求，要求其自查档案管理情况，并严格依据档案管理规则，采取新标准、新制度加强管理。调查后得知，档案管理工作中存在着严重的问题，即管理档案中大都存放着一些使用价值不大的信息材料，而那些较为重要的信息材料却严重缺失。

1.3 档案管理人员的责任意识不强

一些档案管理人员不注重对档案的收集和归档工作，且不严格遵守公司的规章制度，未积极有效的创新当前的管理工作方式，在实际工作中，存在着自由、散漫、我行我素的情况。责任意识欠缺，最终导致部分档案存在着丢失、残缺和破损的问题，不利于档案的完整保存。

1.4 经费欠缺，导致基础建设较为落后

现阶段，针对档案管理工作，大多数单位都没有构建统一有效的经费保障制度，一些单位创建的档案管理室，也不符合相关的构建要求，没有达到“三室分开”的标准，而是将办公、阅览、仓库一体化设计，也没有建设相应的防潮、防火、防盗设施。大多数单位在存放档案时，依然采取以往的铁质档案存放柜，相关的档案整理工具严重缺乏，如切纸刀、打孔机等。档案在借阅的过程中，由于受到阳光照射或汗渍的影响，极易出现变黄、褪色等情况，从而对人事档案的保存和安全带来了严重干扰。

2 新形势下，完善档案管理工作的措施

2.1 加强制度建设，健全管理机制

相关管理人员需具备“大档案”观念，重视档案管理工作，并将其与其它业务相提并论，创建相应的部署计划和检查制度；将其纳入年度目标管理范畴中，创建共同的考核机制和奖惩机制；将档案工作需要的经费归入财政预算部门，制定共同的计划和安排制度。结合《档案法》相关法律条文，并参考档案工作管理考评机制，依据财政部门工作情况，对原有制度进行修改和完善，并对旧制度进行补充，从而制定出与档案管理工作相关的规章制度，如档案的存档归档、统计、保管、保密、鉴定等，确保档案工作具有可遵循的规章制度。

2.2 加大资金扶持力度，改善档案管理基础设施

针对档案管理工作，创建相应的经费保障制度，并在单位财政预算中详细记录档案管理开支，加强资金投入，为档案管理配备齐全的硬件设施。在原有机制的基础上，制定全新的管理机制，并结合单位的实际情况，为档案管理设置专门的资料室。此外，还需为档案管理配备齐全的基础设施，如灭火器、密集架及除湿器等，为确保档案安全，还需为管理室安装防盗门窗，不断对档案管理条件进行改善，充分保障档案管理的质量，促使档案管理工作更具信息化和科学化。

2.3 依法管理档案，增强档案管理意识

加大法律宣传力度，在培训和员工的过程中，将《档案管理法》纳入培训内容中，加强和管理人员的法律意识及档案管理意识，使其充分意识到档案管理工作的重要性，并严格遵循相关法律法规，落实档案管理工作。在档案管理过程中，严格执行单位档案管理机制，并充分发挥《档案管理法》的协同作用，领导相关管理人员强化并落实档案管理工作，及时有效地解决工作中出现的任何问题和困难。此外，还需针对档案管理工作，建立完善的责任制度，使档案管理单位领导、相关部门及管理人员，各自承担其应承担的责任和义务，并制定相应的责任考核机制，确保每个人都参与到档案管理工作中来，共同参与，共同努力，创建一个更加和谐和积极的工作氛围。

4 结语

综上，在新形势下，为了完善档案管理工作，首先需要意识到档案管理的重要性，然后需遵循相应的法律法规和规章制度，设置档案管理工作室，加大资金投入力度，促进档案管理更具科学化、信息化和现代化。此外，还需加强对档案管理人员的培训力度，使其掌握大量的专业知识和有效的管理经验，革新以往的管理制度，促使档案管理工作更好地开展。