加强事业单位人事档案立卷归档工作的探讨

刘 伟

（山东省潍坊市退役军人服务中心，山东 潍坊 261061）

事业单位人事档案立卷归档工作可以对事业单位职工进行评价，为事业单位员工职称晋升提供必要的依据，并在优化明确福利待遇的前提下能够推动绩效改革。所以健全人力资源档案管理的立卷归档机制是事业单位人事档案管理工作中的重点，这将可以推动事业单位职工的全面发展，从而进一步梳理事业单位职工的工作内容，提高事业单位人员的工作质量。

1 事业单位档案立卷归档的注意事项

1.1 加强文件分类

事业单位档案的立卷归档工作应根据事业单位档案管理的需要，将事业单位档案的文件进行有序分类。目前主要可以分为综合类、组织人事类以及业务类。首先，一般综合类的档案涉及的内容较多，文件中有关人事管理的文件和事业单位分类管理的文件也较多，里面也会涉及单位人员的表彰、处罚方面等文件。这些文件的使用频率较低，但这些文件所涉及的内容较多，而且档案的时效性也较强。所以为了保证事业单位人事档案管理的完整性，通常会收纳部分与人事工作有关的行政档案。因档案中涉及职工的五险一金档案，以及办理入职与退休时的档案，所以应根据事业单位员工的等级和员工的成长情况对材料进行逐年完善。组织人事档案还要能够证明员工与单位的关系，为今后的考察提供重要依据。在人事档案管理中组织人事档案应按照年份进行整理，并做到逐年划分，从细节上进行完善档案数据，并记录职工在工作中的所有惩罚信息。业务类信息档案是事业单位利用率较高的档案，业务类档案包括各项工作的基本数据以及指导规范，业务档案可以对公众开放，但也需要根据工作做好业务档案的保密工作。

1.2 文件的编码存档

事业单位人事档案的立卷归档重点在于文件的编码与存档方面，文件应根据不同类型的档案立卷归档进行专业的操作。首先应按照机关事业单位人事档案立卷归档的标准进行编码，同时按照年份类型、卷号、名称等进行具体归档和整理，其次还要根据档案的使用需求对档案进行二次分类。例如：应按照人事档案的用途分为组织关系类、医疗类、工商类、养老类，同时根据档案的使用需要进行编码编写。第三是需要提高档案的检索效率，对档案的类型进行区分编码并做好记录，方便相关人员可以在查阅资料时能够迅速找到具体的档案信息。

2 人事档案立卷归档工作存在的问题

2.1 缺乏完善的管理体制

目前有些事业单位长期以来对人事档案管理工作不重视，未能建立标准化的人事档案管理机制，导致部分人事档案管理人员因缺乏专业的工作能力和工作经验，在实际工作中查找数据资料较为困难，同时还会出现部分数据损坏丢失的现象。所以人事档案立卷归档工作只有得以重视，才能完善人事档案管理体制。只有完善人事档案管理体制，才能提高人事档案管理工作的效率，在查阅调取资料时需要使用信息数据技术，以此加快单位人事档案管理工作人员在整理档案时的工作效率。

2.2 立卷归档不规范

人事档案管理效率低的主要问题是人事档案立卷归档操作不规范，有些事业单位人力资源管理部门缺乏规范性，同时在人事档案管理工作中缺乏有效互动配合，导致专职档案管理人员的工作压力较大，一些重要数据信息的核对与录入工作较为困难。档案管理人员的日常管理经常面临着数据材料不齐全、材料丢失混乱的情况，甚至会出现有些人事档案不能及时收取的问题，这种情况的出现是由于事业单位人员还未能认识到人事档案管理的重要性，对事业人事档案管理工作不用心所造成的。因此只有积极认真地进行档案材料的整理，并实行档案管理机制以及信息技术化办公，才能保证信息数据的安全。

3 人事档案立卷归档工作的完善对策

3.1 提高档案立卷归档重视程度

人事档案管理工作不仅关系到事业单位的人才建设水平，同时也影响着事业单位未来人才的配置，以及引进工作的方针战略。加强人事档案管理是对职工负责，人事档案管理是职工职级和办理福利待遇的重要材料，事业单位只有加强对人事档案管理的重视程度，才能加大对人事档案立卷归档工作的指导监督力度。注重由专职人事部门人员和档案管理人员共同完成立卷归档工作，同时在人事档案管理工作中，要对设备配置齐全，并提供必要的工作条件与工作场所。档案管理人员应熟悉信息化人事档案管理方式方法，对信息档案管理技术进行普及，以促进档案管理人员不断提高自身专业素质以及工作能力，满足人事档案管理工作的需求。

3.2 完善立卷归档机制

人事档案立卷归档应从人力资源管理的实际出发，根据事业单位人事管理的需要形成科学化的档案管理工作。首先，要加强人事档案的收集、管理与保管，完善人事档案的管理，并完善人事档案管理机制，加强对人事档案工作的监督指导，严格执行部门下发的人事档案管理工作要求。其次，完善人事档案管理档案的收集时，要保证事业单位人员的各种数据信息有效地进行转接传递、保存，同时对一些重要的数据信息进行重要标记。在一些信息、数据需要补充时，要确保相关资料的准确性、完整性以及全面性，从而达到人事档案立卷归档工作的有序进行。

4 结语

综上所述，事业单位人事档案的立卷归档工作应服务于事业单位的人才管理，同时要注重以信息化技术手段和高标准要求事业单位人事档案的管理，以此提高立卷归档工作水平。根据目前人事管理制度人事档案的数据应用，需要形成专业档案管理机制，满足档案管理的需求，从而降低人事档案在使用与管理中的各项风险。