新形势下流动人员人事档案管理优化研究

黄 芳

（福建省政和县人力资源公共服务中心，福建 南平 114475）

持续推进的城市化进程下，交通便捷性更高，流动人员也在不断增多，为了确保我国城市的进一步建设与发展，保障流动人员切身利益，有必要做好流动人员人事档案管理工作。新形势下，档案管理信息化取得了瞩目的发展成果，云计算及大数据等技术得到了广泛应用，流动人员人事档案管理也因此面临了不同于以往的机遇和挑战。为了优化配置人力资源，就必须针对性地优化流动人员人事档案管理。

1 优化流动人员人事档案管理的重要性

一是优化配置人力市场资源。我国社会经济的持续发展，加速了人事制度革新，以人事档案为中心，面向当地流动人员合理地进行管理，能输送更多人才至人才市场，满足社会发展的需求。二是优化流动人员社会化管理。流动人员在推动我国经济发展方面，凸显了一定的作用，且带动了人事档案管理部门的进一步发展，同时管理的有效性与民生稳定之间联系密切，能在一定程度上保障流动人员社会化管理[1]。三是为企业人才培养及运用提供参考。流动人员品德素质、学识水平、职业生涯等都完整地记录在人事档案内，较全面地呈现了人员各方面情况，企业在其培养及运用中能够借鉴人事档案，尽可能的缩减培养的时间、减少培养的成本。四是能为流动人员合法权益予以维护。人事档案全面的记录了个人薪资福利、家庭成员等，在查阅和利用档案的基础上，可实现个人权益的有效维护。如流动人员退休并涉及养老待遇的办理事宜时，需经历审档认定工作年限，密切关联个人退休待遇。

2 流动人员人事档案管理现状

1）流动人员档案意识不强。流动人员中，在外务工农民工、待业大中专学生及非公有制企业员工等占据了绝大部分，他们往往欠缺足够的档案意识，因短时间没有涉及人事档案使用需求的缘故，欠缺人事档案委托工作参与意愿。同时，因人力资源中心是在收取一定费用后才提供档案托管服务的缘故，流动人员多数都不具备太强的经济能力，为了省下这笔额外的费用很少通过档案管理中心托管人事档案，因此会出现档案空档的情况。近年，虽然取消了档案托管费用，档案空挡现象依然没有很大改善。此外，小型企业中就职的流动人员往往更多，此类企业人事档案方面欠缺完善的流程制度，加之领导层不太重视档案管理，所以很难妥善安放人事档案。

2）人事档案管理规范性不足。部分档案管理机构工作开展期间，由于对档案管理的重要性没有充分的认识，在整理及收集档案方面不够尽心尽力，或者收集的档案没有及时归档，影响了档案资料的完整性。之所以如此，主要在于档案管理配套设施完善性不足，或是专业管理队伍不齐全等[2]。同时，也有个别档案管理机构为了减少成本支出，引入的员工有部分没有参与专业培训，他们无法全面深入地把握与档案管理有关的政策要求，且负责的档案数量极多，在高强度工作的压迫下，时间一长很难遵循相关规定开展工作。

3）档案管理基础设施落后。由于财政经费制约的缘故，部分县级人才流动服务机构没有投入足量的人力、物力及财力，缺乏先进的基础设施设备，且现有的保管设备有部分已经老化，导致人事档案管理受到巨大影响。快速发展的云储存及大数据等技术，有效拓展了档案管理发展空间，要想结合现代化技术手段开展档案管理，突出科学化、规范化，就必须重视档案基础设施配置的优化。

4）档案人才队伍建设滞后。人才流动服务机构在管理人事档案时，因缺乏重视、财力不充足且欠缺足够的人员，影响了人才队伍建设水平。目前，个别县级人才流动服务机构工作人员不具备完整的档案理论知识及实战经验，同时业务方面主动性和创新性不足，欠缺自我发展内驱力，最终影响了档案管理工作质量。

3 新形势下流动人员人事档案管理优化策略

1）提升流动人员档案意识。人事档案管理工作组成中，流动人员档案意识的提升相当关键。首先必须对流动人员人事档案的重要性有充分的认识，从根本上对人事档案予以重视之后，方可切实推进人事档案管理效率的提高。一是要积极宣传档案相关知识，围绕社区、工地及高校等可能聚集大量流动人员的区域宣传教育人事档案知识，深化流动人员对人事档案管理必要性、重要性的认知[3]。二是着重推进农民工建档工作的开展，以农村剩余劳动力为对象落实“双重建档”，即同时面向劳务输入地和输出地落实劳动力人事档案的构建，优化管理农民工人事档案。三是重视流动人员人事档案宣传政策法规的健全与完善，帮助流动人员能将最新的人事档案管理政策了解，方便他们根据具体情况管理档案。

2）着重规范人事档案管理。归纳及整理档案资料时，应当严格遵循相关工作流程，赋予人事档案真实性保障。同时，需要全面细致地审核、筛查人事档案，优化人事档案质量的同时，保障人事档案资料信息与人员实际情况相符合。全面、系统归档已确定的人事信息，兼顾纸质版与电子版存档，方便后续查阅。此外，在规范管理人事档案中，需要引入统一、专项管理方式，全面整理人事档案，以具体原则为根据做好分类存档工作，突出档案实用性和准确性。值得一提的是，需以相关的工作流程为根据严格开展工作，同时密切遵循相关管理制度，切忌擅自处理资料，突出档案保密性。

3）加大基础设施建设力度。要想科学、高效的发展流动人员人事档案管理，就必须做好基础设施建设工作。基于此，人才流动服务机构相关人员需要引起重视，积极创新工作，夯实人事档案开展基础。以档案保管规定为依据，积极规范建设库房，大力引进现代化设备，赋予人事档案安全保障。同时，要合理配置人事档案软件系统，普及信息存储数字化的应用，提高信息资源检索的速度和效率。

4）强化档案人员队伍建设。现代化档案工作人员队伍的建设，是夯实新形势下流动人员人事档案工作高效、规范、科学开展的关键。一是围绕人员素质要求深入展开分析，构建对应从业人员素质的模型，合理制定从业条件，突出针对性、适用性，并以从业条件为根据招聘人员，落实人员入口环节的管理工作[4]。二是引入多样化培训工作，推进从业人员综合素质的提升。通过岗前培训的积极开展，帮助从业人员形成一定的归属感和责任感，并树立较强的保密意识和良好的工作作风。同时，大力开展岗位实践培训，采取以老带新等相关方法，单对单指导从业新人，加快他们适应岗位的速度。三是做好从业人员考核工作，将个人薪酬、职业发展密切关联考核结果，引入适当的奖惩措施，促使从业人员能够积极、主动地参与工作。

4 结语

综上所述，流动人员人事档案管理与人员职业规划及发展关联密切，所以人力资源管理中心及政府部门应当高度重视此项工作，深入发掘工作开展中存在的不足与缺陷，引入提升流动人员档案意识、着重规范人事档案管理、加大基础设施建设力度及强化档案人员队伍建设等针对性优化措施，推进流动人员人事档案管理工作水平的提升，突出规范化、科学化、合理化的管理，减少人才流失。