试分析如何加强卫健系统人事档案管理服务职能

梁淑雯

（番禺区卫生健康局，广东 广州 511400）

加强卫健系统人事档案管理服务职能，是全面提升卫健系统工作质量的重要保障。在当前卫生健康需求不断提升的背景下，强化人事档案管理工作建设，是全面提升我国医疗卫生服务质量的基础，对做好新时代医疗卫生系统人事管理工作，更好地服务医疗卫生事业大局具有重要的现实意义。

1 卫健系统人事档案管理服务职能强化的必要性

对于卫健系统人事档案管理工作而言，其涉及多个环节，如人事档案的收集和整理工作，也需要做好保管和鉴定工作，此外，还需要统计并加以应用。在我国医疗卫生体制改革不断推进的情况下，我国医疗卫生工作需要在管理上做进一步优化，不断推进人事档案管理工作的完善，强化监督管理质量。为此，在人事档案管理过程中，卫健系统需要通过引入信息处理系统和数据处理方法，不断提升信息化管理效果，以此来满足日益增长的档案服务需要。这种服务既有面向内部干部档案的管理，也有面向外部向群众提供的档案服务。基于这种考虑，加强档案管理服务职能建设是非常有必要的。

2 卫健系统人事档案管理服务存在的问题

1）重视程度有待提升。客观而言，卫健系统领导对于人事档案管理工作缺乏足够的认识，在大部分情况下，卫健系统将工作重点放在了医疗工作上，对于医疗技术手段的发展非常关注，对于人事档案管理缺乏足够的认识，致使很多工作人员的档案意识较为薄弱，忽视了档案的重要价值。例如工资审核表、卫生专业技术人员考试登记表、职称评审表等等，很多材料原件需要存入本人的人事档案中，但是由于工作人员不够重视，并没有提交，而是选择自己保管，进而出现丢失等状况，这就造成了其档案的缺失问题，无法在档案中反映自己的全部信息，影响了其后续的管理工作。

2）人事档案管理制度需进一步完善。卫健系统已经建立了系统的人事档案管理制度，但是在实际运行过程中，由于工作量的增多，使得制度应用尚存在一些需要完善的内容，对于档案管理标准化建设方面不够到位，流程化的管理虽然可以基本实现，但是在具体工作中仍然存在一些随意性，一定程度上影响了档案管理的质量。

3）信息化程度仍然提升。目前，卫健系统建立起了较为系统的信息化档案管理体系，但是在具体应用中，信息化管理模式更多地体现为将档案信息腾挪至电脑上而已，本质上并没有非常大的差别。事实上，信息化技术可以为档案管理提供大数据分析、档案分类管理、动态化监管等各种帮助，但是目前卫健系统在此方面有待提升，这也是未来卫健系统档案管理工作提高的重要着力点。

4）监督管理机制要进一步提升。对于档案管理工作缺乏认识，使得监督管理机制建设也相对滞后，很多时候需要卫健系统档案管理部门自查，可以说既当运动员，又当裁判员。由于没有足够的重视，使得相关排查工作的质量受到了影响。

3 卫健系统人事档案管理服务职能强化对策

1）细化人事档案管理人员职责。细化人事档案管理人员职责，是保障档案管理质量的重要基础。立足新时期档案管理的客观表现，要求档案管理人员严格遵守国家相关规定，并构建人事档案台账机制，要求管理人员可以按照规定及时收集、整理和鉴别档案材料，对于相关规章制度有清晰的认知，能够按照相关规定及时办理各种业务，并能够认真维护仍是档案的完整度和安全性，加强档案的保密工作。同时，要求人事档案管理人员能够对部门档案管理情况有全面认知，尤其对于自己工作环节承担直接责任，在对接的流程中，要明确不同工作人员的职责，一旦出现问题，要及时排查，明确责任，从而提升档案管理的质量。

2）搭建人事档案管理制度。基于当前卫健系统人事档案管理的具体需要，需要更为系统地搭建人事档案管理制度。考虑到当前现状，需要进一步优化档案材料收集制度，要基于《干部人事档案材料收集归档规定》强化档案的收集和补充工作，要求档案工作人员严格按照操作规程与人事档案材料部门进行沟通和交流，及时掌握档案材料信息，而档案材料形成部门则应严格按照规定，在形成正式材料后一个月内将材料送交人事档案部门归档。对于档案工作人员而言，其要做好档案核对工作，分析有无缺失，并及时催要，对于有问题的材料要退回补办。同时，要优化人事档案材料的鉴别和归档制度，严把材料管理关口，保证档案材料的完整性和真实性，手续也要齐全，禁止残缺不全或者不符合要求的档案入档，全面提升管理的质量。与此同时，对于档案查阅和借阅的管控，也要持续优化，严格落实，严格遵守保密制度，对查阅人员进行登记记录，对于借阅的情况，需要报经上级批准。不仅如此，要注意强化档案转递机制建设，保证转递的程序合法合理、时间合理、完整性等。另外，要优化人事档案检查核对统计制度，及时发现问题并第一时间解决，保证档案的准确性，从而提升人事档案管理的合理性和有效性。

3）优化电子人事档案服务机制。借助新的信息化技术手段，不断优化电子人事档案的服务机制。从目前来看，卫健系统在人事档案管理中不但要强化机关单位内部干部档案管理，也需要对下属卫生事业单位在编干部的档案进行管理，工作量不断提升。为此，卫健系统需要借助信息化技术强化电子人事档案服务模式建设，打造更为系统的数字人事档案体系，推进电子档案统一归档标准建设，通过信息化技术，如通过位置地图快速定位实体档案，或通过物联网技术快速获取数字档案信息等，让档案的查询和利用更加方便快捷。

4）落实人事档案排查整改工作。落实人事档案排查整改工作才能强化对人事档案管理的质量。在排查整改过程中，要做到全程跟踪和动态化管理，随时录入和更新人事档案内容，如对于存在的人事干部职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等第一时间进行档案优化和调整，并且要注意档案信息和其他资源的有效融合，实现统计和数据的有机联动。同时，卫健系统要强化监管，对于查处的档案造假等行为，要严格加以惩处，做到“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，对于需要查阅权限的档案，则要专门派人进行管控，严格授权管理。另外，卫健系统要注意强化日常监督工作，打造全面的监督体系，不断加强档案排查管理的效果。

4 结语

加强人事档案管理工作对提高卫健系统管理工作效率，促进卫健事业健康发展意义重大。作为人事档案管理工作者，要适应新时代形势任务新要求，针对当前人事档案管理中存在的问题，制定具体措施，不断提高管理水平，为深化医疗卫生事业改革发展作出更多贡献。