文书档案管理办公自动化应用分析

韩莉婷

（天津市滨海新区塘沽城市建设投资集团有限公司，天津 300450）

在企业文书档案管理当中，要求资料整理分类质量达标，需要对文书档案后期进行查验和保存。当下企业文书档案管理办公效率和质量上存在较大问题，文书档案的管理缺少信息化、网络化、系统化，通过建立信息一体自动化文书档案管理途径来保证文书档案管理办公的安全性和高效性，保障企业稳定发展。本文基于文书档案管理办公中存在的问题进行探讨，从而提出构建文书档案管理办公自动化的有效措施。

1 文书档案管理办公存在的问题

1.1 管理人员个人思想觉悟不高

在日常工作中许多干部存在一些思想上的问题。管理干部的精气不足。工作上仅仅是完成上级交代的任务，工作本身存在着很多思想问题，没有静下心来去施行管理方案，对于人员的管理方面没有经过系统的学习，仅仅依靠自己的经验进行判断，当文书档案管理工作上出现问题时往往不能及时解决，个人思想涣散，工作时打发时间“混日子”的现象频发。

1.2 管理办公工作效率低下

管理人员和基层工作人员之间的工作关系和服务方式上也存在着诸多问题。工作人员在工作理念上没有真正做到为公司企业考虑的宗旨，没有认识到文书档案是企业重要的信息资源，一味觉得工作枯燥乏味，导致文书档案管理工作质量存在极大问题。

1.3 工作存在个人情绪问题

在管理工作中没有真正做到勇于负责，敢于担当，遇到问题就一个推一个，不能处理实际管理工作当中的问题。面对下达的工作要求只做表面工程，上级检查时掩饰其中存在的问题，甚至存在面对上级检查时，应付部门检查。工作当中没有拼搏精神和创新精神，没有真正做到文书档案管理办公要求的职业素养，在工作的时候常常照本宣科，很多问题不能快速解决。管理人员把生活中的情绪问题带到工作当中，导致工作效率低下，在工作当中没有目标，停留在每天坐在办公室的状态。

2 文书档案管理工作办公自动化具体实施措施

2.1 提升管理成员思想觉悟

对于工作人员的思想层面提高需要严格落实考勤制度，鼓励工作人员多与领导或所在党组织进行思想汇报和谈心谈话。不断提高个人政治思想觉悟，建立工作奖惩机制，对于优秀者给予表彰，奖金等奖励机制，对于在重大事件上违反相关规定的人可以做出开除处理，情节严重的将可移交司法部门处理。定期对人员进行培训，强调工作内容，反复检查工作中是否存在漏洞，在每日收尾之时，应当由相关人员再次进行检查，保证万无一失。

2.2 文书档案管理办公部门交流自动化

在社会文明、科学技术不断发展的今天，各行各业在科技方面的要求也在不断地提高，文书档案管理办公应充分与现代科技术相结合。互联网具有无可比拟的开放性、超时空性、信息传播的高效性，对于任何一个行业而言，互联网所具有的特性都十分宝贵，运用得好便能走的长远，跟不上时代趋势便将面临被淘汰的危险。文书档案管理的关键是“分类”，在互联网技术的基础上实现文书档案管理办公资料的联系，利用“RFID”、无线数据通信等技术运用于文书档案管理工作，对文书档案资料进行有效分类。通过自动系统化管理办公实现管理部门数据间的双向沟通方式，发送者和接受者之间的地位不断的进行交换，发送者并非以命令的方式去下达指令，而是在传输的同时进行交流与反馈，当发送者与接收者达成一致时进行执行，改变传统单向沟通的一方只发送信息，另一方只接收信息的低效率模式。对管理工作当中不同部门所执行的工作内容进行合理的布控，综合各部门意见后还需要对整体布局进行整合规划。管理工作的开展主要体现在细节上的提升，从而达到更大的方面进步，实施文书档案管理办公自动化是文书档案管理工作发展的新窗口、新希望，能够更好地推动国家与社会的稳定发展。

2.3 对文书档案资料数据进行融合处理

信息融合可以扩大资料搜索的范围，利用互联网的超时空性来提高探测目标的可探测性改进资料查验性能，能够增强文书档案资料管理的容错能力和自适应能力。运用计算机的超高计算能力对数据和运行方式进行计算、排列、运行、处理、更正……在传输数据的同时处理数据，将传输和融合同时进行，以此来完成数据信息相关性的分析、特征量提取和冗余信息剔除等功能。

2.4 加强文书档案管理办公交流自动化管理平台建设

随着时代的发展，计算机技术的不断普及，信息技术成为人们生活当中不可或缺的组成部门。在特种设备检修保障中，需要合理地运用到信息化手段，通过计算机模型的分析，利用大数据的观察，保证在具体实施环节时能够对大局有所掌握，更好的发展各部门的协调工作，保障工程的有效进行。第一，信息化其实就是由高科技手段对我们手上拥有的数据资料进行分析，对日常积累的数据进行归纳汇总，得出一个有效地实施手段。通过计算分析可以更好地了解实际情况，对于工作过程当中出现的问题及时解决，帮助管理层面对全局工作作出分析，从而实现项目的有效管理。第二，文书档案工作会接触到很多数据，各部门之间每天都有大量的现场数据需要向管理层面进行反馈，在实际操作过程中会因为数据的零散导致数据缺失或是遗漏，通过有效的计算机手段，可以把这些大量的数据进行合理的信息汇总，帮助管理部门了解关键问题，同时在办公上更加高效，实现企业之间的联动，基层人员也能够对管理人员下达的指令更加快速的做出反馈，使得整个项目能够更加规范化。

2.5 优化文书档案管理自动化

传统互联网融合智能电网还存在一定的缺陷，伴随5G时代的来临，5G不仅在信息的传输效率上远高于4G，在抗干扰能力上也远优于4G，5G时代的来临或许是文书档案管理自动化深远发展的重要开端。通过无线、光纤的快速获取信息数据对其进行整合，管理人员各部门的信息也能实时共享，将有限的资源进行整合提高工作效率，也能为管理工作风险提供一定的参考遇案和模拟分析。提高工作效率，降低工作风险，保障企业财产安全，进一步的提高文书档案管理办公部门交流自动化的建设与发展。

3 结束语

文书档案管理办公在企业的发展中具有重要意义，构建文书档案管理办公自动化能够更好地完善文书档案管理工作。结合科技，发挥科学技术信息传递的高效性、超时空性和稳定性来为文书档案管理工作提供保障，提高工作效率，降低工作风险，保障企业信息安全和财产安全，稳固企业建设推动企业发展。