健康教育档案的收集整理与利用

余惠红

（湖北省疾病预防控制中心，湖北 武汉 430079）

1 健康教育档案的收集、整理及利用具体内容

1.1 健康教育档案收集

健康教育档案具有广泛性、专业性及科学性，导致其在收集过程中也存在一定难度。在日常工作中，往往容易忽视教育档案的收集，在结束了工作或者急需使用的时候才想起来整理，导致健康教育档案的丢失与不完整。科学有效的健康教育档案收集要做到以下两点：

1.1.1 平时收集

健康教育档案的收集要渗透到日常工作中，平时就要进行立卷，根据日常工作内容，按照时间顺序整理到不同的文件夹。例如根据健康教育针对的组织编制不同的文件，包括社区健康教育、学校健康教育、医院健康教育、农村健康教育等等，还可以针对不同的健康教育内容编制，例如艾滋病健康教育、日常卫生健康教育档案等。将平时工作中的上下级文件以及工作文件，根据工作内容分门别类，注意保证日常资料的完整性与及时性，养成平时立卷的习惯，以认真、严谨的态度对待平时收集工作。

1.1.2 专门收集

专门收集就是为了健康教育档案的收集而去相关部门索取，一般健康教育与健康促进并不是一个工作部位，需要全社会的参与。为此健康教育档案也可能分散于不同的部位，例如广播电视台播放的健康教育宣传材料、电视台的声像材料，或者报纸刊登的健康教育新闻等，都需要进行专门收集。

1.2 健康教育档案整理

健康教育档案收集之后需要进行整理，整理工作的要求如下：

1.2.1 分类

健康教育档案需要根据材料内容及特点分门别类，一般根据载体形式将其分为文字、声像、设备与设备四种类型，不同类型的档案进行分别立卷，分开柜子保存。

1.2.2 整理

健康教育档案一般具有内容、时间、作者、地区、机构及文件名称这六个特点，为此在资料整理时可以从这些特点入手分类整理，也可以将几个特点结合进行整理，一般可以根据档案的时间、内容及机构三个特点分类整理。档案整理时要注意将不同保管期限的资料分开整理与保管。例如针对学校健康教育档案进行整理时，可以将同一年的所有学校健康教育档案按照省级、市级以及县级进行排序，并且根据永久保管、长期保管及短期保管分别立卷。

1.3 健康教育档案的利用

健康教育档案收集整理完成之后进行归档，这并不代表着健康档案管理工作就结束了，实际上是档案利用的开始。健康教育档案的管理实际上是为了记录健康教育活动的全过程，同时也为今后健康教育工作的开展提供参与与依据，为此必须要充分利用这一宝贵资源。健康教育档案利用工作主要分为四点是：一是档案的编研工作，形成二次文献，例如编辑成健康教育案例集、健康教育资料汇编等；第二是编写健康教育档案全引目录及主题目录，从而形成资料库，从而实现资源的共享，为更多健康教育推广工作者提供参考；第三利用健康教育档案开展教育科研工作，例如对健康问卷资料进行分析，制定针对性的健康教育方案等；最后就是据此撰写卫生科普文件，形成对全社会的健康教育科普。

2 健康教育档案管理管理对策

2.1 建立完善的管理体系

作为医院档案最为关键的组成部分之一，健康教育档案工作的有序开展，离不开一支标准明确、管理严格、专业素质较高的管理团队，为此建立完善的健康教育档案管理体系尤为重要。对于大中型的综合性医院，为了保证健康教育档案管理工作的有序进行，成立专门的领导管理小组是非常有必要的。例如广东省广州市的一所市级三甲医院，作为广州市成立超百年的综合性医院，集合了医疗、科研、保健与预防等内容，该医院就成立了以院长为组长，各科室负责人为成员的健康教育档案管理小组，负责组建医院健康教育档案网络小组。领导小组设置办公室，统一指导全员的健康教育档案管理工作。各个科室分别建立健康教育工作小组，由科室主任以及护士长分别负责各科室的档案管理工作，并且设置一名宣传员，及时向科室相关负责人宣传健康教育档案管理内容及规范要求。健康教育科负责制定全员近期的健康教育档案管理工作计划，对各个科室的实际工作落实情况进行监督与检查，实行奖惩制度，从而保证文字、音像等档案资料有序的积累与整理。

2.2 健全健康教育管理制度

无规矩不成方圆，健康教育档案管理工作的顺利开展也必须要有与之相对应的健康教育档案管理体制，医院需要根据自身实际特点，将健康教育档案管理工作纳入医院的年度工作考核中去，对科室及各个岗位的职责进行明确与量化，并且实行医院与科室两级目标责任管理制度，严格执行考核办法，引入奖罚机制，将考核成绩与绩效工资相结合，根据最终的考评结构有奖励劣惩。同时医院要不断建立健全建档教育档案收集、整理与归档制度，对需要归档的资料范围加以明确，并且对实际归档操作中的细节进行落实，保证对实际的档案管理工作提供指导，实现对健康教育档案文件的收集与整理，保证档案资料的完整性、准确性与及时性。

2.3 完善基础设施建设

医院为了推动健康教育档案管理工作的顺利进行，需要拨放专项经费，专门用于购置档案管理相关的设备，或者编制、印发健康教育资料。为了推动健康教育活动的有序开展，提升健康教育水平，还需要定期举办健康教育宣传讲座。配备档案柜等基础设施，便于档案的保存。同时为了提高健康教育档案的利用效果，实现更高的信息共享，就需要建立专业的档案管理软件，实现信息化档案管理，从而更好地发挥健康教育档案现代化办公需要。