大数据时代智慧档案管理的发展研究

温小军 刘安吉

（杭州翱朝科技有限公司，浙江 杭州 310053）

1 智慧档案相关概念

随着大数据技术的不断向前发展，当前智慧档案这一概念逐渐出现在了我国公共部门相关管理工作当中，并且由于其在实际应用中所具有的强大优势成为档案管理工作进行中的主要研究方向。智慧档案是档案信息化管理最高级形式，该项工作在实际进行中可以将大数据技术、物联网技术等优势充分地发挥出来，对档案中的相关信息进行有效的整合及提取。最终实现智能化管理，为构建智慧化城市提供结实的基础。

2 大数据时代下智慧档案管理的特征

由于大数据技术本身所具有的一系列优异性能，当档案管理工作引入该项技术之后可以大大减少相关工作人员的工作量，让各项管理工作进行的更为智能化。经过长期努力，我国公共部门当智慧档案管理工作在原有的数字档案基础上实现了新的突破，并且结合我国实际发展创立了全新的智慧管理理念。根据档案管理工作的实际需求构建起了更加方便快捷的档案管理模式，让档案管理工作的开展范围变得更加广泛多元化实现对各项信息的有效感知，这。些都是大智慧档案管理工作在实际进行中所表现出来的一些具体特征。

2.1 资源多元化

由于大数据技术在具体应用时所具有的优异性能，当公共部门的智慧档案管理工作引入该项技术之后便具备了资源多元化这一显著特征。智慧档案管理工作在实际进行中相应的技术应用不仅可以用来对机关文书档案、干部人事档案等一系列内容进行全面整合，同时还可以对公共部门履行行业专责的专业档案等进行有效归纳。这些变化极大地提升了档案管理工作的实际进行范围，有效提取相关信息。而在档案管理工的具体类别上全面的涵盖了录音录像、网页信息、社交媒体档案等一系列新的形式。这些变化充分地表明了我国档案管理工作已经步入了一个新的阶段。档案资源是智慧档案管理工作实际进行中的基础所在，资源的实际情况可以在一定程度上对智慧档案管理工作的智能化程度产生较大的影响。至于管理工作实际进行中波及到的档案资源数量或是种类越多，那么智慧档案管理工作的资源内容便会变得更加多元化。在这样的情况下要想对其进行合理化管理必须要创新当前已有的管理模式，使得档案资源管理工作在不断开展的过程当中能够朝着管理多元化的方向持续迈进。在公共部门智慧档案管理工作实际进行的整个过程当中，为了使得管理工作进行得更加全面化为其他工作提供强大的支撑，该项工作对于数据的感知方面要求更为苛刻。感知是档案管理工作在开展中一项极为重要的预测能力，同时也是开展该项工作的重要基础所在。可以说没有感知能力的智慧档案管理工作，很难将其功能全面地发挥出来。而要想有效保障智慧档案管理工作的感知性能就要在档案馆里各项活动开展中通过引入更加先进的技术手段来使得档案实现自动化管理，从而有效减少工作人员的工作量，降低相关部门在档案管理工作中投入的资金力度。为此公共部门档案管理人员应当严格要求自身在日常工作中加大学习力度，不断提高自身专业技能，从而拥有更为高超的管理素养、管理逻辑能力等。在档案实体与互联网关联工作实际进行时可以更加全面的感知档案实体以及档案中的一系列内容。在根据实际工作需求对档案中的数据进行有效识别的过程当中需要加大高新科技应用力度，从而使档案数据信息的深度及宽度得到有效提高。只有这样才能够将智慧档案管理工作的优势充分地发挥出来，保障智慧档案管理工作的智能化水平。让智慧档案管理工作的进行为我国经济的发展提供更加强大的动力。

2.2 综合处置能力比较强

对于公共部门的智慧档案管理工作而言，由于实际工作需求要求其在进行中需要具备更加有效的反馈机制以及应对机制。通过这种机制的合理使用，不但能够使档案管理工作的综合处置能力得到实质性的提高，而且还能从逻辑管理当中找到合适的解决办法。在这一过程当中通过管理人员本身工作经验的有效应用对待相关信息进行综合性评价，从而推动智慧档案管理工作更加有序地开展下去。充分减少过去单纯地依靠人工进行档案管理出现的失误，让分析工作进行得更加快速高效有序。相对于其他工作而已智慧档案管理工作更加复杂，且需要的时间期限更为长久。为此要想有效保障该项工作的实际开展质量，需要工作人员及相关部门采取有效措施加大技术引入力度。做好基础技术等一系列保障工作，并且结合档案工作管理工作的实际需求为其设立起更加统一的标准及规范。只有这样才能够将智慧档案管理工作的优势充分地发挥出来。

3 当前智慧档案管理工作中存在的问题

由于种种因素的影响，当前公共部门智慧档案管理工作在实际开展的过程当中依然存在一些缺陷。第一，不同地区政府档案信息化建设进度参差不齐，很多储存设备以及技术相关部门并没有为其设立专门的制度对其实际应用效果进行有效保障。此外一些良好的设备当前有些地区依然没有充足的资金作为其运行的强大保障，共享硬件以及数据集成的兼容性有待于进一步提升；第二，我国公共部门在大数据时代当中并没有及时引入先进的管理理念及管理方法。智慧档案管理工作的合理应用虽然可以在一定程度上有效减少管理工作人员的实际工作量，但是这并不意味着管理工作人员便不需要做其他任何事情。恰恰相反，该项变化对档案管理人员的专业技能提出了更高的要求。但管理人员要想更好地开展工作，就必须要具备更高的数据分析专业素养，只有这样才能够将智慧档案管理工作的优势充分地发挥出来。为此相关部门应当持续开展相应课程对档案管理工作人员的专业技能水平进行有效培训，只有这样才能够将各项资源的作用更为充分地发挥。全面降低由于但信息化系统不完善而出现的一系列管理漏洞，有效强化公共部门的创新能力、开发能力等等。

4 大数据时代智慧档案管理的发展策略

4.1 实现信息资源的共建共享

在大数据时代当中，要想将智慧档案管理工作的优势充分地发挥出来，单纯地依靠某一个部门是不可能的。需要各个公共部门对一些公开的档案信息资源进行有效的共享以及共建，充分利用大数据技术本身所具有的一系列优势将其和互联网紧密地联系在一起，从而让各项数据信息能够相互流通，彼此交融。在大数据时代下，智慧档案管理工作在实际进行中变得更加复杂庞大。要想有效保障档案管理工作实际开展质量，需要各地政府积极行动起来采取一系列有效措施充分实现各项资源以及信息的整合以及共享。在过去，由于种种因素的影响各个地区政府信息建设工作开展得参差不齐。部分地区技术比较落后，各项数据信息传递效率十分低下。而由于智慧档案管理工作本身所具有的一系列优势，以上问题可以通过信息资源共享共建来对其进行合理化解决。使得不同部门在各项工作开展的过程当中让相关数据信息能够得以更加高效快速的传递，为彼此提供便捷的数据支撑。同时对于智慧档案管理工作而言，通过各项段资源的实际情况对其进行有效的分类整理，可以全面解决过去档案资源管理工作在实际开展中难储存难分类等一系列问题。使档案管理工作进行的更为智能化，将一些人们可能忽略的信息挖掘出来。借助于一些网络平台对海量的数据进行合理化登记储存以及管理，让工作服务开展得更加高效，由被动文件服务转化为主动文件服务。

4.2 建立档案云，实现资源整合

就当前而言，为了有效保障智慧档案管理工作进行质量，相关部门应当结合自身档案管理工作开展实际需求在部门内部建立起档案云。通过档案云作用的正常发挥来实现对各项数据资源的整合活动。在公共部门当前已有的各项管理工作的基础上建立起更为高效的管理模式，从而满足更高智能管理的实际需求。公共部门可以基于云计算技术设立起更加方便快捷的档案云，通过计算机作用的正常发挥将其服务系统以及信息档案建设到网络的云端当中，对各项数据信息进行有效融合。通过这样的方式不仅可以充分减少智慧档案信息管理工作在实际进行中所需要投入的经济费用，同时还能够为相关工作人员提供更加高效快捷的信息查询服务。不但如此在智慧档案管理工作进行中结合其实际应用需求为其融入物联网技术，可以实现对实体档案的有效管理。将互联网和档案卷密切地联系起来，全面实现相关信息的交换。使得管理工作在进行中变得更加智能高效化，将软件硬件构建成为一个强大的物联网，从中感知档案的实际应用状态以及周边环境的各项参数，使得智慧档案的管理效率水平变得更加高效。此外通过大数据技术可以对各项信息资源实现高效挖掘，快速选出人们需要的数据信息，更好的服务于党务办公以及民生服务工作。

5 结束语

综合文章上面所描述的内容，随着大数据技术的持续性突破，公共部门应当进一步加大智慧管理档案管理工作的重视力度。制定起各个行业的档案管理规定，有效提高我国档案管理水平。