网络时代如何完善事业单位档案管理工作

李 丽

（宁远县工伤保险服务中心，湖南 永州 425600）

在如今工伤保险事业单位发展过程中，常常要求有关人员做好档案管理工作，为后续业务的开展提供详细的档案资料。然而，在实际事业单位档案管理时，由于人员素质不佳、制度欠缺等因素、管理方法不当等因素的影响，导致档案管理工作的开展受阻。为解决该类问题，有关工伤保险部门必须提高自身档案工作的重视程度，并注重引进先进的网络技术等，构架智能化的档案管理系统，并注意规范人员工作行为等，积极采取有效的信息化管理对策，从而做好网络时代下的档案管理工作。

1 概述

1）工伤保险及其特征。（1）工伤保险。工伤保险作为国家强制实施的一种工业型社会保险，近年来逐渐受到人们的普遍欢迎和重视。目前，我国各个城市企业中参与工伤保险的人数已经超过80%，在人们进行缴费、支付等过程中形成了众多纸质的文字、图形、图表、声像等资料信息。（2）工伤保险特征。1.强制性。工伤保险是劳动者的一项基本权利，为确保劳动者享有这一权利，国家通过建立法规强制实施工伤保险制度。由于工伤属于意外事故，具有不可预知和难以逆转的特点，对个人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和损失，因而必须强制参保。2.互济性。因工伤人员在社会上分布不均，必须依靠社会力量进行保险，通过统筹基金的办法，使得工伤保险的劳动风险得到分散，解决企业和地区之间承受的不同压力，体现了互济性，对企业和劳动者形成保护机制，在较大范围内分散风险。3.福利性。劳动者依法享有工伤社会保险基金，这是劳动者的身体健康以及安全得到保障的基础，而且基金由国家财政提供担保，由隶属于政府部门的非盈利性质的事业单位经办实行专款专用，确保受保人享有应有的福利。

2）工伤保险业务档案。所谓工伤保险业务档案，指在开展保险业务工作时，相关人员将价值性高的文字材料、图表以及声像等资料记录下来，然后管理这些档案，以此保护客户的隐私，保障服务质量。而信息化管理主要借助现代化的计算机技术，将业务档案转换为信息化和数字化，然后将整理后的资料上传到网络上加以储存。工伤保险业务档案和信息化管理的融合是必然发展趋势，但是工伤保险业务档案信息化管理工作相对复杂，包含数据库建设、网络技术改进等方面内容，对于相关人员的计算机水平提出了很高的要求。

2 网络时代下工伤保险部门业务档案管理的意义

1）满足工伤保险事业发展需求。通过加强工伤保险部门业务档案管理，可以更好地契合网络时代发展需要，满足工伤保险事业单位的发展需求。因为工伤保险为工业型的社会保险，参与工伤保险的人数较多，无论在缴费，还是在支付等环节都会生成各种信息，其中的数据信息资料庞大，若是未能进行有效的档案管理，容易出现资料泄露、失真等问题，不利于事业单位发展。所以，网络信息化技术应用背景下，提高档案信息管理水平，使得业务档案工作效率提升，真正推动我国工伤保险部门的良好发展。

2）改善档案管理方法。网络时代下，档案管理方式层出不穷，多样化的管理手段为其工作的开展提供强有力的支撑，尤其信息化技术的应用下，事业单位档案管理模式得到改变，管理方式变得新颖、高效，方便进行大量工伤保险业务档案信息的处理，极大地改善了档案管理方法，取得理想的管理成效。具体而言，无论在档案收集、分类环节，还是在当那整理以及保存环节等，信息技术在其中发挥关键的作用，解放了人力物力，并适当了存储空间，切实达到新时期档案管理的目的。

3）提高档案服务质量。档案的本质不再是管理，而是服务。网络时代下档案管理服务将会更为高端、优质，为参保人员等提供更为详细的资料，实现档案服务管理水平的提升。在实际工伤保险部门业务档案管理中，多数对接服务管理系统，可以实现档案信息价值的有效利用，进而提高信息化档案管理效率以及服务质量，这对于业务的开展具有重要作用。

3 网络时代背景下工伤保险事业单位档案管理工作要求

1）档案数据资源收集。新时期下，网络技术得到较好的应用，渗透在各个领域，这在工伤保险部门中也不例外。特别在工伤保险业务档案管理过程中，网络信息技术发挥了重要的作用。与此同时，针对档案管理的要求也有所提升。做好档案数据资源收集工作就是基本要求之一。在档案数据资源收集过程中，摆脱以往的笨拙人工搜集方式，也不再使用单一纸质档案，而是加强数字化档案资料的收集，通过提取关键词进行搜索，寻找相关图片数据信息等，收集相关档案数据资源，方便在线进行档案的收集归类等，满足档案数据资源的搜集要求，方便后续档案工作的有序开展，进一步提高数字化管理水平。

2）档案信息编目。事业单位档案管理过程中，档案信息编目是重要的环节，为后续检索提供便利。但是，网络时代背景下，要求档案信息编目过程中，工作人员可以加强信息系统的应用，利用数字化技术手段等进行自动编目，在实际操作过程中，不仅节省一定的人力，还利于提高信息编目准确性与科学性，更为高效完成档案信息编目工作，使得档案信息编目工作效率提升，取得较好的管理效果，真正加强档案目录管理。

3）档案信息检索。工伤保险部门档案管理工作开展过程中，档案信息检索是重要的工作内容，在该环节开展时，要求工作人员提高对于档案信息检索的认识，并注意提高自身检索能力。为满足网络背景下档案管理的要求，有关部门应当注意检全率、检准率。这两点数值的高低对于档案检索效率具有较大的影响。所以，要求工作人员注意加强互联网技术的应用，可以分辨不同的信息门类，加强跨门类的查询，与此同时，可以构建完善的档案知识体系结构，还需要选择适合的检索关键词、语句等，方便进行档案信息检索，促使检全率和检准率得到提升，顺利完成新时期下的档案信息检索工作。

4）档案信息传输。档案信息传输为重要的环节，更是直接影响着档案管理水平的高低。网络时代下，对于档案信息传输的要求得到提升，工伤保险部门必须注意档案信息传输技术的应用，可以构建网络服务模式以及相关信息服务平台，方便加强计算机技术与网络技术的应用，提升事业单位档案信息传输效率，为业务人员提供资料操作，进而达到预期的档案传输效果。

4 网络时代下加强工伤保险部门档案管理的有效措施

1）确保信息传输完整、真实。工伤保险部门档案管理工作具有一定的复杂性，信息的完整性、真实性对于档案利用价值的高低具有较大的影响。为此，在实际进行该类档案管理时，档案人员必须要保证信息的完整与真实。然而，网络时代下，档案信息大多经过计算机网络加以传递，虽然节省了大部分时间，但是信息的完整与真实性将难以保证。为解决这类问题，有关工伤保险部门档案人员需要认识到信息化管理的利弊，并做好日常档案数据处理工作，按照要求录入相关信息，做好归档与分类工作，并及时进行信息核查，确保信息完整、精准。此外，还需要采取加密措施，防止信息传递时出现人为篡改现象，进一步加强档案管理。

2）严格保存原始档案。往往原始档案的价值不可估量，在事业单位档案管理时，档案人员必须要做好原始档案的保存管理工作。然而，大部分原始档案资料为纸质资料，增加原始档案的保存难度。网络时代的带来为其提供了一种技术方法。可以通过计算机等进行资料保管。通过扫描、录入等操作，可以将原始档案信息变成数字化数据信息，最终作为电子档案存储在计算机内，同时进行档案的归类与整理，提高便捷性的同时，也延长了原始档案的使用寿命。需要注意地是，档案人员仍需要对原始档案资料定期进行核查，防止资料丢失。

3）培养档案人员素质能力。工伤保险事业单位档案管理工作开展过程中，档案人员的素质能力极为关键，他们素质能力的高低与实际档案管理质量的高低息息相关。故此，有关部门必须加强工作人员素质能力的培养。一是加强职业道德素质的培养。采取宣讲等措施，让档案管理人员认识到档案工作的重要性，并能够严格按照要求履行自身岗位职责，对于自身职业热爱与忠诚，满足事业单位档案工作开展的基本素质条件。二是加强业务知识方面的培训。主要培养档案人员工伤保险业务以及档案管理等方面的内容，促使档案人员全面掌握其中的关键点，进而提高自身知识储备。三是加强业务能力的培养。针对各个部分内容进行实际操作，确保自身操作行为正确，达到现代化档案管理的要求，进而获取较好的事业单位档案管控效果。

4）完善档案管理体系。要想加强工伤保险部门档案管理，有关领导应当注意档案管理体系的完善，这对于档案工作的开展可以起到一定的约束与引导作用，促使事业单位档案管理工作有效开展。为进一步完善档案管理体系，必须做好以下几点：首先，提高档案信息化建设的认识，熟悉信息化管理模式。其次，结合事业单位实际发展情况设计档案管理系统，方便进行信息管控。最后，制定相关机制以及操作计划，规范档案管理流程等，使得档案管理体系得到完善，用于指导事业单位档案信息化管理工作。

5）建设安全的工作平台。为做好网络背景下的工伤保险部门档案管理工作，除了采取以上的措施外，有关档案工作人员还应当注意安全工作平台的搭建。这是因为信息化档案管理方式存在安全方面的弊端。采用信息化管理方式可以提高档案管理成效，提供良好的档案服务，但是在长时间应用过程中，由于各种因素的影响，容易出现网络侵入、病毒植入、病毒滋生等问题，引发网络安全，不利于事业单位业务工作的开展，容易泄露相关机密。故此，要求构建安全的档案工作平台，采取防火墙等防御技术，并实施局域网管理模式，加强数据安全的保障，还能内部共享信息，提高档案信息管理的便利性与安全性。

5 结语

伴随我国事业单位的快速发展，越来越多的人开始认识到档案管理的重要性。作为常见的事业单位之一，工伤保险部门事业单位的档案管理工作极为重要，这关系着档案工作水平的高低，对于事业单位发展也具有较大的影响。但是如何做好网络环境下的工伤保险事业单位档案管理工作成为人们思考的问题。为进一步提高档案网络信息化管理水平，档案人员需要确保信息传输完整与真实，并做好原始档案的保存，有关单位则需要完善档案管理体系，搭建安全的网络档案管理平台，从而确保档案服务质量，满足网络信息化背景下的档案管理要求。