浅议新时期高校二级学院档案管理中存在的问题与整改措施

张梅

【摘要】立足新时期，高校发展进入新阶段，高校档案管理工作突显出其在高校管理中的基础性地位。高校二级学院档案是学校档案的重要组成部分，是学院发展的真实记录，见证着学院的改革发展。新时期高校各项工作取得了较快的发展，但二级学院档案管理中却存在着一些突出的问题，不能及时跟进学院的建设发展，存在着滞后的现象，本文就这些问题进行了分析并提出整改措施。

【关键词】高校  档案  问题  措施

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2021）14-0009-02

一、二級学院档案的重要性

二级学院档案工作是一项繁杂而细致的系统工程，渗透在二级学院工作的各环节，是学院各项工作最真实、最原始的记录，记录着学院发展的点点滴滴，从组建、成立、成长，全方位、多角度记录学院从无到有，从小变大，记录着学院党团建设、教学科研、学科建设、人才培养、科研平台搭建、行政管理、学生社团活动、文化交流、基础建设的发展变化，是学院发展的忠实见证者，是学院自身的历史记忆。

二、二级学院档案面临的问题与挑战

（一）档案工作重视程度不够

随着学校的发展，学校对档案工作要求越来越高，对学校层面应归档材料提出了明确要求，但对二级学院层面的档案工作要求相对欠缺。目前高校二级学院对档案的认识度不高，未能高度认识档案工作在学院建设发展中的重要性，档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象长期存在。

（二）档案专业知识薄弱

二级学院档案工作者大多数是兼职档案员，由学院各职能科室负责人担任，没有进行过系统的培训，对档案工作的认识不到位，缺乏相应的专业知识，对应归档材料不敏感，界定不清，忽视对照片、光盘、实物等载体的收集，错失原始材料的收集时机。缺乏档案材料归档立卷相关专业知识，存在着立卷不规范，保管期限界定不清等问题。对档案意义认识不到位，在实际工作中存在着极少数工作人员为方便工作而把应将归入校档案馆、学院档案室的档案留存个人或部门使用的情况。

（三）档案信息化程度不高

二级学院文书档案管理中存在着运用新技术管理文书档案的知识不够，档案信息化、电子化、科学化管理不能与学校档案馆要求同步，存在着一定的差距。

（四）物质保障不到位

档案资金投入不足，二级学院档案室建设不到位，部分学院未按要求配置专门的库房、档案柜，保密、防火、防潮、防水设备不全，存在着较大的安全隐患。

三、提高高校二级学院档案管理措施

（一）高度重视、统一领导

（1）二级学院档案工作坚持统一领导、集中管理、分级负责的原则。学院档案工作由院长统一领导、行政副院长协助院长分管档案工作。切实将档案工作纳入学院工作计划，纳入相关人员的职责范围，纳入学院年终考核，建立目标责任制，考核结果与绩效、评优、晋升挂钩。

（2）学院和个人必须严格遵守党和国家有关档案工作、保密工作的政策和法规，提高依法开展档案工作的意识，承担保护和移交档案的责任和义务，确保档案的完整、准确与安全。

（二）加强业务培训，提高工作效能

（1）加强档案兼职人员的档案业务培训。兼职档案人员工作水平的高低直接影响着档案的整体质量，因此就二级学院来看要做好档案工作，必须加强兼职档案人员的岗前培训和定期业务培训，从而增强档案意识，熟悉档案业务工作。学院各职能科室、系、所要有意识、有针对性地甄别筛选应归档材料，负责归档材料的收集、整理、立卷和归档工作。

（2）熟悉学校办公自动化系统。OA系统现已广泛运用到高校行政管理中，文件的起草、签发、签收、传阅、处理、上报等各个环节均在办公系统中完成。OA系统处理、存储信息、管理文件的功能为行政管理工作提供了高效便捷的工作模式，同时也对二级学院管理工作人员提出了明确的要求，必须学会灵活运用现代化办公系统，提高工作效能。

（3）高效利用现代技术提高工作效率。熟悉学校档案馆所使用的档案管理系统，掌握扫描仪、录音笔、摄像机等电子设备的使用功能，按时保质保量将档案材料按学校要求录入学校档案馆档案管理系统，确实做到电子文档与纸质文档同步收集、同步管理，提高档案再利用时效性，加强了对纸质档案的保护。电子档案在新时期其优越性越来越突显，尤其在学院经费使用、科研项目、固定资产等管理工作中作用突出，相关票据原件作为财务报账的凭据留存学校财务处，扫描件留存学院文书档案，这一方面倡导无纸化办公，另一方面提高了工作效率，为今后专项审计时提供有效凭证。二级学院应在今后的工作中制定相应工作计划，对过去已形成的纸质档案逐步完成电子文档的扫描工作，提高再利用效率。

（三）建立健全档案管理制度，细化工作要求

（1）制定二级学院文书档案工作实施细则。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，二级学院各职能科室、系、所严格执行公文的行文规则和标准，规范文本切实加强公文处理水平，提高文本归档质量，提升文书档案工作整体水平。同时规范收发文工作，明确相关流程，各职能科室、系、所按工作流程及时对文件进行登记、转呈、处理、上报、存档等相关工作。

（2）制定二级学院文书档案归档内容。学院综合办公室、党务办公室、本科教务办公室、研究生办公室、学工办公室、系、所、实验中心等相关职能科室根据国家相关法规、政策及相关文件精神，结合工作职能确定各部门文书档案归档内容，归档材料包括党建工作、意识形态工作、党风廉政建设工作、本专科、研究生教学工作、学科建设工作、科研团队建设工作、实验室管理工作、行政管理工作、安全维稳工作、团学工作、文化交流工作、固定资产管理等方面。

（3）确定二级学院文书档案保管期限和管理层级。各部门及时将已办结的相关工作形成的材料进行甄别、遴选，分门别类收集整理确定保管期限和管理层级。一是根据档案材料的重要性确定保管期限，把能够反映学院教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久。把反映学院一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期。把凡在短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期。二是根据归档材料重要程度分为三级管理，一级材料是根据学校档案馆要求移交学校档案馆的，二级学院电子档、复印件各留存一份。二级材料是学校不需要归入校档案馆但在学院建设发展有重要影响的档案材料，由学院综合办公室统一管理，留存学院档案室。三级材料是学院各职能科室因工作需要短时留存的材料，由各相关科室留存。

（4）重视学院各类活动类图片、声像资料、获奖材料的收集整理工作。学院开展各类学术活动、重要会议、重大事件、重要活动过程中形成的成套材料、相关图片及声像材料;学院教职工外出学习、培训、参加学术论坛等活动带回来的对学院建设发展有参考价值的图片、音像等相关资料，这两项工作在二级学院档案管理中是最容易忽视的，应高度重视，形成常规化工作。

（5）进一步完善学院实物档案管理工作。二级学院根据各单位的实际情况，结合专业学科特点，制定相应的实物档案管理实施细则，发布实物征集方案，有意识、有针对性把能反映学院建设发展过程中的各个历史节点上具有代表性、具有查考利用价值、具有珍藏价值且彰显学院办学理念、特色的教学设备、教材、教具、奖状、奖杯、印章、照片、证书、影像光碟等实物进行整理、收集，登记造册，加大日常实物档案的收集力度，定制专柜，配置专门的库房加强保管，通过日积月累丰富学院馆藏，形成具有学院特色的实物档案。

（6）根据学校相关文件精神，确定二级学院相关职能科室上报学院、学校文书档案材料时间。二级学院文书档案具有来源多样性、形成过程分散性、时间跨越性大等特点，根据学校相关职能部门要求，二级学院文书档案采用年度与专题办结相结合。以云南师范大学为例，上报时间为：党群、行政类档案及凡能按年度归档的，在次年六月底前归档;教学类档案在教学周期结束后当年九月底前归档;科研类档案在项目完成后两个月内归档;基建类档案在项目完成后三个月内归档;设备类档案在设备验收后一个月内向档案馆归档;声像类档案在事件结束后一个月内向档案馆归档;人物类档案随时收集，随时整理，随时归档;专项工作、专题活动即时归档。

（7）明确归档文件材料整理方法及归档要求。二级学院根据学校档案馆要求，强化组卷原则，细化相关要求，对归档文件的排列、质量要求、案卷纸张大小、卷内目录填写、卷内文件的数量、卷内备考表的填写、案卷厚薄、封面、封脊的书写等均提出明确要求，在质量要求中明确提出归档文件材料必须有标题、落款、时间、印章等内容，归档材料必须是原件，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、复写纸等易褪色材料，从内容和形式上提高二级学院文书档案质量。

（8）加强二级学院档案工作安全保密管理工作，专人专管，设立专门的库房，制定保密、防火、防潮、防霉、防虫、防光等相关措施，提高档案网络安全、保密管理工作。

四、結束语

高校二级学院档案是学院、学校档案的重要组成部分，蕴含着学院的办学理念、文化氛围、学科特色、历史渊源，是评估和衡量二级学院教学质量和管理水平的重要依据和历史凭证，因此在新的历史时期，只有加强二级学院档案管理工作，细化相关要求，提高档案质量，才能提高档案利用率，为学院各项工作开展、科学规划、决策助力。

参考文献：

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[2]王丽莎.关于高校文书档案管理的思考[J].档案工作，2017（5）：106

[3]付长缨.高校文书档案信息化管理探讨[J].黑龙江档案，2017（6）：81