浅谈干部人事档案管理与利用的创新

周子健

摘要：干部人事档案管理与利用的现代化发展中，信息技术的作用越来越显著，管理与利用的形式方法也不断创新，一方面档案组建由文字、图片、实物等大多改成实物纸质档案与电子档案并存的方式，另一方面也从应用查阅，向信息共享程度转化，技术、设备、策略、方法等实现了质的变化，创新力度不断加大，人们借助智能移动终端，就能拥有掌上“档案馆”，档案管理与利用、服务不再受制于档案馆及查阅时间的局限。

关键词：干部人事档案管理  干部人事档案利用  创新举措  创新

On the Innovation of Management and Utilization of Cadres' Personnel Files

ZHOU Zijian

（Organization Department of Lijin County Party Committee， Dongying， Shandong Province， 257400 China）

Abstract： In the modern development of the management and utilization of cadre personnel archives， the role of information technology is becoming more and more significant， and the forms and methods of management and utilization are constantly innovated. On the one hand， the establishment of archives is mostly changed from text， pictures and physical objects to the coexistence of physical paper archives and electronic archives. On the other hand， it is also transformed from application access to information sharing， technology， equipment Strategies and methods have achieved qualitative changes， and innovation has been increasing. People can have handheld "archives" with the help of intelligent mobile terminals. Archives management， utilization and services are no longer limited by archives and access time.

Key Words： Cadre personnel file management; Utilization of cadre personnel files; Innovative initiatives; Innovate

干部人事檔案管理是党委组织部门与政府劳动人事部门重要的工作，而档案的利用对干部的工作调动、升职、迁移等工作有着密切的关系，管理的作用是确保干部人事档案的真实有效，规避造假、作弊的风险;利用价值则表现在从档案中充分了解干部的履历，经验荣誉和失误教训等，更加全面地认识干部的特长，现代化信息技术条件下，注重干部人事档案管理与利用的创新，对促进干部人事工作水平，具有积极意义。

1干部人事档案管理遵循的原则

1.1干部人事档案管理必须遵循安全性原则

干部人事档案是个人全部信息的载体，随着干部的工作单位、地点的变动，而不断迁徙、挪动，转交接收单位保管，在管理工作中，干部档案常常因为人为原因或者自然然环境的原因，对干部档案造成伤害或者毁灭，致使干部档案内容缺失，或者功能丧失。能够伤害干部档案的人为原因有偷盗、放火、管理不到位发霉变质、粗心丢失等;能够毁害干部档案目的自然原因有地震、洪涝灾害、意外失火、雨淋、腐蚀等;因此，为了提高干部档案管理质量，在工作要求坚持6防，即（1）防潮;（2）防火;（3）防虫;（4）防腐;（5）防盗;（6）防日晒。一般要求档案室建设要采用防盗门窗，通风干燥，避免长时间强光照射，避免风吹、雨淋，档案馆（室）内，电气设备与线路，绝缘性能好，用电安全，不出现摩擦起火或者接触不良。要求做到室内有灭火器、杀虫剂，防腐剂，干燥剂、加湿器、温度计和空调等设备，确保档案馆（室）基本的安全保卫环境。同时，强化干部档案管理人员的素质培训，增强使命感，责任感和管理能力，为保证干部档案管理的安全打下基础。

1.2干部人事档案管理必须遵循规范化原则

《干部人事档案工作条例》和《干部档案管理工作目标规定》等法规文件中，对干部人事档案管理提出了严格的要求，具体内容是5大规范，即：（1）保密规范;（2）安全规范;（3）归档规范;（4）组卷规范;（5）查阅规范;档案馆（室）的工作人员必须按照5个规范的要求，细化工作目标，对标开展工作。组织部、人事局要结合具体工作实际，在干部人事档案管理法规的基础上，健全干部人事档案管理制度，完善相应的工作体系，建立规范化干部人事档案管理长效机制。干部人事档案管理的主要环节是收缴档案、采集信息，对信息进行甄别鉴别，组卷，提供查阅服务或者移交。

1.3干部人事档案管理必须遵循保密性原则

干部人事档案内容包含个人的出生、性别、学历、婚姻、工作履历等内容，涉及很多个人隐私信息，一旦发生档案信息的外泄，不但会对档案所有人-干部本人造成一定的影响，还有可能危及组织或者其他事项的正常运行。因此，干部人事档案管理工作必须牢牢遵循并坚持保密性原则。具体要求是“三遵守一摒弃”，即：一要遵守档案管理保密规定;二要遵守档案管理制度;三要遵守档案管理工作程序;一摒弃就是摒弃私情。定期查看干部人事档案卷宗存放情况，确保内容完整，防止错借，防止偷盗，防止拍照、入视频等。一旦发现卷宗或者档案盒有所变动，数据库有浏览痕迹，就要及时查明原因，控制泄密行为的发生和扩大[1-3]。

1.4干部人事档案管理必须遵循服务原则

有效利用是干部人事档案的价值，也是档案主要的功能，干部在调整任用，提职调薪、降级处分、职称评定、政审、离退休、住房分配、福利待遇等若干工作中，都要参考干部的档案材料，确定干部的身份、职级和对应条件标准，干部档案以“全面、准确、最新”的信息，为各种决策提供详实可信的服务，促进各项工作的顺利开展，为各种问题的解决找到有力的证据。

2干部人事档案利用普遍存在的问题

2.1观念落后

干部人事档案是干部任用、奖惩、退离休、工资福利诸多工作变化调整中主要的参考依据，档案的利用功能和利用作用很大，在日常工作实践中，档案服务功能经常被边缘化，尤其是干部任用调整过程中，组织部门在进行考察过程中，一般不注重查阅档案，而是侧重印象，主要在干部的工作单位召开不同规格的会议，进行投票推选，说到底，就是对干部人事档案利用不够重视，对干部人事档案利用作用发挥，觉得可有可无，使干部人事档案不能很好地发挥本来的考察依据作用，挫伤了档案信息资源在社会建设中的凸显作用，有的甚至造成用人失察，在干部调整过程中，“带病提拔”，无原则任用，践踏了组织原则，破坏了科学的用人制度。比如，中央巡视组在衡阳市雁峰区例行政治巡视的过程中，发现副区长朱松泉在担任副主任科员、主任科员的过程中，存在没有查阅档案，在没有履行提职程序，不符合任职资格的情况下，按照科级职务进行工作安排。河南省固始县委在调整干部的过程中，不重视查阅档案，时任县国土局纪委书记的许培明20110年因玩忽职守罪，被判免罚，2012年却被提拔为主任科员;国土局地产交易中心原副主任杨志辉，2010年5被判缓刑，12月调任城市监察大队任职。这一列干部带病提拔任用的事实，都表明了不重视档案作用，档案服务意识观念落后的普遍存在。

2.2档案作用发挥的局限性很大。

干部人事档案在组织资料，整理组卷的过程中，信息采集过于呆板、单调，不能完整全面地反映干部的整体信息内容，存在信息缺失，信息程式特点比较鲜明，对干部的个性特长、特色素质，不能完全表现，因此，干部人事变动、提职、任免过程，考察流程階段，档案的服务执行力与影响力严重不足，不能发挥相应的考察依据功效和咨询作用;干部人事档案在应用过程中，都是零星地移交、收取和转存，没有建立相应的干部人事档利用运行机制，干部人事档案的利用没有完善的制度保障和具体要求，使档案信息资源作用发挥受到很大的局限。比如，干部人事档案参考作用的诸多局限。干部人事档案内容、信息资料，既包括干部本人的基本情况，又涉及干部本人在多年工作中的荣誉、授奖的具体描述，犯错受罚的具体记录，还表现出干部本人的职务变动、工作单位变化与个人的业绩考核评价结果，与个人介绍材料相比较，干部人事档案的信息结果的可靠性和原始性更加明显。由于在干部任用、薪酬调节、办理相关人事手续中，没有明确规定，查阅档案是重要必需的考察环节[4]。

2.3凭证效果发挥不够

干部人事档案的原始记录特性，就表明了“凭证”效果作用，对干部的工作有明显的影响，比如，从干部档案中的小学学籍表、初中学籍表、高中学籍表、大学学籍表等资料上能找到当时干部的近期免冠照片，手迹;荣誉称号，处分处罚决定;学业水平;工作表现;入党情况;档案不仅是干部本人进步阶段的“凭证”，也是落后过程的“凭证”;干部档案中的手稿材料、资格证材料、任职履历、证书、视频都是重要的原始凭证，这些凭证往往被贮藏在档案柜中，沉睡不醒，难以发挥应有作用。

3干部人事档案管理与利用的创新策略

3.1加强党对干部人事档案管理与利用的绝对领导

100年的建党经验表明，任何一项事业的发展成功，都离不开党的领导。干部人事档案管理与利用也是一样，只有全面加强党对此项工作的领导，提高对此项工作的认识和重视程度，干部人事档案管理与利用的《条例》《规定》等要求，才能全部落实到位。一是实施“一把手”工程。单位的党组织书记与行政首长，要重视干部人事档案管理与应用工作的开展，把此项工作列入常规化的议事日程，不断增加领导力度。二是健全机构，充实人员，切实改变档案馆（脏乱差），少人说，无人管的形象，把干部人事档案管理这个重要而普遍不重视的工作，发展到新阶段，增加投入，购置设备，建设高标准档案馆。三是全方位研讨新时代干部人事档案管理与利用创新举措，学习先进的成功经验，对标找差距，按需补短板，把党对档案管理与利用工作领导责任落到实处。

3.2构建标准化规范化的工作流程

干部人事档案的准确、健全是人事干部资源管理有效性的基础，在干部调配使用、奖惩晋级中起着重要作用，因此，新形势下，干部人事档案管理与利用的核心创新举措就是构建标准化。规范化的工作流程。大致分4个工作环节，一是档案资料的收集;党委组织部门与政府人事机构，不能坐等人事档案材料的收转移交，必须主动出击，根据规范的干部人事档案卷宗等级表的内容要求，对转收的人事档案进行全面检查，针对普遍存在的工资表不齐全，干部任免表填写不规范的情况，要求干部本人补充完善，整改充实，对一次整改不到位的，发回重新整改，确保档案资料完整、规范。方面，二是档案材料的审核;对收缴的人事干部档案材料进行认真审核，主要是核对同意表述在不同内容中是否一致，比如，身份证号码，籍贯、住址，证件编号，错别字等;发现不一致的表述，应当进行核实纠正;尤其是对档案中存在信息涂改嫌疑的鉴别，在审核中更不能马虎过关，必须启动相应的调查比对程序，寻求相应的人证、物证，确保涂改信息的正确表达，祛除人为故意因素，保证档案材料的原始性和可信性服务功能。

3.3创新理念

新形势下，干部人事档案管理与应用已经不再是，简单地收缴、组卷、摆放、查阅那么简单了，随着信息化技术设备在档案管理与应用中的普及，干部人事档案的信息资源开发越来越受到重视，这就要求干部人事档案管理与应用的关键创新策略就是转变思想，创新理念，树立用现代化、信息化、智能化、人性化的技术手段拓展人事档案信息资源开发应用的多元渠道，使档案在干部人力资源调配中，做“任人唯贤”的旁证，成为“德才兼备”的坐标;首先，坚持档案材料登记表与计算机人事档案查询系统入录同步，在完善纸质档案卷宗的基础上，丰富干部人事档案查询系统的信息，为每个单位建立相应的档案查询账户，对系统域名、账户、密码等赋予不同的加密设置权限，最大限度地保障个人隐私信息不能外泄。其次，建立健全相应的激励措施和奖惩机制，以大数据、信息技术应用为基础，不断提升档案管理与利用水平，将新技术和干部人事档案管理与应用的标准化归档流程，科学、严格的干部人事档案管理与利用制度的完善紧密结合起来，创建、创新档案收集多元化的工作模式;最后，提升干部人事档案管理与利用的工作效率，把电子化、数据化的干部人事档案信息资源开发利用发展到一个新高度[5-6]。

4结语

干部人事档案管理与利用的创新是新形势下，人力资源信息开发应用的重大举措，与人事制度改革、机构改革有直接的关系，组织、人事部门要立足本职，在充分调研的基础上，因地制宜，活学活用，力求真抓实效。

参考文献

[1]白羽.干部人事档案管理的问题及解决路径[J].兰台内外，2021（31）：16-18.

[2]张杨.干部人事档案数字化管理初探[J].兰台内外，2021（30）：77-78.

[3]李青.干部人事档案管理研究[J].内蒙古科技与经济，2017（24）：30+48.

[4]刁品卫.人事档案管理工作中关键性问题阐述[J].市场周刊（理论研究），2017（11）：145-146.

[5]周阳东. 供电企业人事档案管理信息系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2021.

[6]裴学伟. 高等学校人事档案管理研究[D].秦皇岛：燕山大学，2020.