信息系统项目管理的概念结构与方法

霍 震

（江苏省连云港市赣榆区人才服务中心 江苏 连云港 222100）

1 引言

随着现代化的发展，互联网时代趋于成熟，很多项目数据已经不能单靠人工去处理，而使用信息系统辅助已经成为各行业发展的重要课题。信息系统在解决企业项目管理的信息化建设中发挥着重要作用，从而提高企业的建设水平，信息化内容越来越多，所以应当更加注重信息系统建设的管理方法的手段和经验，从而以低消耗来取得较大的效益[1]。

2 信息系统项目管理的概念

信息系统是一个人机一体化系统，它由硬件、计算机软件、数据资源、用户组成。目的是用来及时收集、加工、存储、处理、提供信息数据，为顺利开展各项活动提供了保障。

项目管理指的是在项目活动中通过运用专业的知识技能和工具手段，从而使项目的成果达到甚至超过项目负责人所期望的成效。项目管理最核心的五大要素是范围、时间、成本、质量、资源，从启动到计划再到执行、控制、收尾这一系列的过程都需要严格进行把控。

信息系统的技术开发和信息系统项目管理是建设信息系统的两大重要支柱。信息系统项目管理的目的在于保证信息系统能够顺利高效地运行。建设信息系统是一个庞大且繁冗的工程，涉及的范围较广，那么可以把这个过程看作是一个项目来进行管理。但是因为信息系统的建设需要较多、较强的专业技术，从而在项目管理方面容易被忽略。

3 信息系统项目管理的特点

（1）信息系统是人机一体化系统，从企业整体出发，目标人群面向大众，且需要平衡用户的多样化需求习惯。每个用户都有不同的特点和需求，所以要进行一定的定制，这样就会造成项目任务边界的不确定性。

（2）因为项目过程复杂，项目的每个阶段是相互分离的，业务的技术开发人员是不能兼任安全管理员和系统管理员的。而系统管理员、网络管理员、数据库管理员的工作也是相分离的，涉及的软硬件的厂商多且复杂，这样对系统分析和技术人员的专业能力提出较高要求。

（3）由于信息系统的建立投资较大，风险较高，复杂程度高，难度也相对较大，为了能够顺利地完成，将这一过程划分为几个不同的阶段。并且各个阶段都有各自的任务目标，每个阶段都由各自不同的负责人来进行，既分离又相衔接。可以划分为规划期、分析期、设计期、实施期、维护期，那么这整个过程就是项目的生命周期。

（4）信息系统管理相较于简单的软件开发也是有所区别的，后者是对技术的考验，前者是对人力、物力、财力、信息资源的全面管理。信息系统是通过软件对用户提供自己所需求的各方面的服务，软件的利用也是基于信息系统的存在而存在的，可以说是形式与实质的关系。

信息系统项目在建立过程中受到组织战略的调动，因此这个过程是不断变化的，也就会使系统开发较为困难，信息系统项目管理的实现是需要目的与组织的实施保持高度一致[2-3]。

4 信息系统项目管理的结构

4.1 启动阶段

在信息系统项目管理的过程中，项目的启动是首要行为，主要包括项目制订章程、选出项目经理等，做好一个项目前期应该做好的预备性的工作，因此要确定项目活动是否启动是基础。

4.2 计划阶段

这是项目管理活动确定启动后所要规划的第二大阶段。主要包括制定项目管理的计划蓝图、规划目标需求的范围、规划项目进度、为项目活动执行进行排序、估算活动的资源以及持续时间、制定活动预算、确立合理的标准和人力资源计划、如何识别风险、规避风险、资源的采购等一切执行前期所要规划制定的内容。

4.3 执行阶段

这也是项目活动中最重要也是耗时最长的一个周期，主要包括指导和管理项目活动的执行，保障项目过程的质量，组建和管理项目团队，采购收集信息资源，进行组员沟通和管理。

4.4 监控阶段

项目管理活动在执行过程中是否能够达到预期，是否能够顺利开展就要在这一过程中严格监督，主要包括监控项目的执行工作，让变更范围在可控之内，还要控制进度、控制成本，让结果满足既定的目标标准，要严格监控管理人员是否违反制度，项目完成后需要报告绩效，监控项目风险，使其在可控范围之内。

4.5 收尾阶段

经过以上4个阶段，而这一收尾阶段旨在体现出项目成果。在收尾过程中要不断对工作进行检测与审查，看是否符合其规定，能否达到预期的目标，一旦出现偏差，马上进行新的补救处理。因为信息系统的内容较为繁杂，很难去鉴定指标，需要认真进行审查以保障信息系统的顺利完成，为这一项目管理活动画上完美的句号。

5 信息系统项目管理的方法

5.1 项目计划变更管理

信息系统项目管理活动繁琐，因此在项目活动中容易出现不稳定的因素，从而使原本的项目计划发生变动。变更管理是项目组织在项目运行过程当中因为项目有关的不同因素，使项目出现不可控的变化，保证顺利达到项目目标，而对项目的部分或者全部变化进行管理。有变更的需求就会有项目变更的控制和管理。主要包括分析项目变更的必要性与合理性，确认要不要进行变更，在变更的过程中要准确地记录相关信息，制定好变更计划报上级领导审批，确定新的计划以提高项目建设的整体质量。因此，在前期准备过程中对于可能出现的变故要有一个大概的预判，做好项目的变更管理，这样在项目一旦出现可预设的变化时，项目组才能从容应对，规划好变更步骤，确保项目人员按操作流程进行。

5.2 人力资源的完善

现如今，信息技术发展需求越来越大，需要大量的人才参与到计算机领域中，因此应当完善人力资源的储备和管理。对于项目负责人来说，不仅仅需要自身掌握相关知识，担负起应承担的责任，还需要合理分配任务，安排好各项工作，提高项目人员的工作效率，完善相应的信息系统。要组织协调好各部门人员，调动出项目组员的积极性，给各部门的人员营造出良好的工作氛围，带动大家的热情，利用好各专业人才技能，发挥出他们的才华，组建一批高质量的尖端人才。可以把项目组织计划看作战场上的排兵布阵，确定角色，分配任务职责。因为在整个项目生命周期中，项目有关人员的数量和特点会随着项目进行到不同阶段而产生相应的变化与调动，不同阶段的管理效果也会随之变化，之前有效地之后不一定有效。

项目活动中人员的需求并不一定是稳定而连续的，在人员的调动和把控上要格外的重视，避免出现人力资源的浪费和时间、成本的增加。在哪个阶段需要什么样的人才，如何获得这些人员，包括后期项目成员之间是以何种关系工作的要有明确的界限及安排，比如项目负责人下面可设立项目组长等，明确各自的职责，一旦哪个阶段，哪个部分出现问题就可以直接找到相关人员进行解决。一个项目的成功必须要有一支高效的团队。总之，人力资源的完善关系到信息系统的建设和发展状况，项目负责人要做好人力资源相关工作，务必发挥出人力资源的作用。

5.3 项目时间规划

建立信息系统需要指定相应的计划，随之就要对时间进行合理安排。因为项目的生命周期分为几个阶段，而每一个阶段所需要的时间是不一致的，每个阶段在时间管理方面的把控一定要严格，切勿出现松紧带的情形，合理安排好时间是保障项目能够在相应时间内最大程度完成，避免浪费时间。在项目活动时间的安排上，需要做好项目活动的界定，在对进度的把控的认知不清晰的情况下，可以向项目活动的技术人员了解，因为他们是最直观的判断者和感受者。合理的安排项目时间是项目活动管理中一项重要的关键内容，保证了项目顺利进行并完成项目，为项目合理配置资源提供了相应的依据，从而在一定时间内可以发挥高效的工作效率，让整个信息系统建设过程变得更加的有条理、有层次。

5.4 积累经验，加强学习

程序性的信息系统建设过程是最能方便项目人员找出问题的，因为处理过程的复杂程度，接触到的知识涉及各个领域，项目工作者难免会出现知识盲区。无论是项目活动所接触到的知识面，还是工作时遇到的问题，可以做到的是每当完成一个阶段或者一个项目时，都应当对其所完成的工作表达看法，以及对工作时所遇到的问题进行总结，比如开小组会议，在会议上，每个人把自己所不能理解或者理解其比较困难的知识点提出来，大家参与讨论分析，找出关键所在，避免下次犯同样的错误。甚至可以进行新的突破，寻求新的解决办法，从而优化、强化相关的信息系统，在不断地吸收知识，积累经验的过程中，发现并解决改进信息系统相关的弱点。

5.5 制定完善的规章制度

各省市为了推动信息系统建设与信息资源整合的共享利用，出台了相应的管理制度，企业在法律法规的基础上，应当制定出符合企业实际状况的相关规章制度，旨在让员工认识到各层次管理等内容，为建设信息系统提供健康的工作氛围，不仅丰富了企业文化，也能保障信息系统的建设顺利开展[4]。

6 结语

在信息化的时代，信息技术为我们的生活带来了极大的便利，使工作完成的更加高效，如今信息系统项目的建设使得信息技术手段相对成熟，如何保障信息系统项目能够稳定有效地建设需要将项目管理融入到这一过程中，项目管理的核心理念是以用户为中心，以目标为导向，以技术为手段，以计划为基础对企业资源进一步进行整合。信息系统的建设是一个繁冗复杂的工程，在信息系统的建设中运用项目管理的方法可以加快系统建设，保证项目的质量，降低成本，而这一项目的管理方法需要结合实际需要以及企业的实际情况，尽可能配置出一套科学、合适、合理的管理方法，有效促进信息系统建设。