刍议医疗机构档案安全体系建设

李善

大连医科大学附属第一医院档案管理办公室，辽宁大连 116000

我国的医疗机构是由一系列开展疾病诊断和治疗活动的卫生机构组成，主要有医院、基层医疗卫生机构、专业公共卫生机构和其他机构等。医院主要包括综合医院、中医医院、中西医结合医院、民族医院、专科医院、护理院等；基层医疗卫生机构包括社区卫生服务中心、社会卫生服务站、街道卫生院、乡镇卫生院、村卫生室、门诊部、诊所（医务室、护理站）；专业公共卫生机构包括疾病预防控制中心、专科疾病防治院（所、站）、健康教育所（站）、妇幼保健院（所、站）、急救中心（站）、采供血机构、卫生监督所（中心）、计划生育技术服务机构；其他医疗卫生机构包括疗养院、医学科研机构、医学在职培训机构、统计信息中心等。根据国家卫生健康委发布的全国医疗卫生机构数量最新统计情况表明，截至2018年11月底，全国医疗卫生机构数量已达100 多万个。 面对如此庞大的体量，如何最大限度地整合医疗卫生资源，建立高效优质的医疗卫生服务体系，是推动健康中国建设的首要任务，也是医疗机构档案安全管理体系建设的应有之义。 构建医疗机构档案安全体系，不仅是医疗机构档案部门提升安全保障能力的现实需要，更是档案事业和医疗卫生事业可持续发展的需要。

1 构建医疗机构档案安全体系的必要性

当前应认识到，全国档案安全体系和医疗卫生服务体系的建设不是一蹴而就的，也不是仅靠国家宏观层面的调控就可以实现的，它需要全国各个地方、各个行业系统档案工作者和医务工作者的共同努力，需要全国各个地方、各个行业系统建立起确保档案安全保密的档案安全子体系，以此来构成全国范围内的档案安全总体系。因此，作为国家档案馆网重要组成部分的医疗机构档案部门，建立起一套符合自身实际的档案安全体系是十分必要的。

1.1 医疗机构档案事业自身发展的客观需要

近些年，档案工作的地位日益突出，医疗机构档案信息的真实性、完整性、有效性、准确性已成为衡量现代医院管理水平高低的重要标准。而随着档案安全的客观环境发生了翻天覆地的变化，医疗机构档案事业已由静态横向的档案保管与保密拓展为动态纵深的体系可控与构建。 另外，医疗机构的档案类型以及服务对象也越来越多，无论是职工的房产公证、子女关系、工作调动，还是医疗机构的设备检修、基本建设、临床科研、病历复制等，都离不开档案的决策与参与，这些档案直接关乎着医疗机构职工以及患者的切身权益，机动性强、分布范围广，一旦丢失或者损毁，将会严重影响医疗机构档案事业的正常发展。

1.2 医疗机构解决档案安全体系存在问题的必然要求

档案资源具有不可再生性，医疗机构档案的重要性决定了档案安全的重要性，档案安全应是档案部门高度重视的问题，但是目前国内医疗机构对此还缺乏深入、系统、科学的研究和认识，无论是医疗机构管理者，还是档案工作人员，都没有把档案安全工作重要性提到应有的高度，在很多方面存在着欠缺，比如说，档案安全风险意识淡薄、馆库基础条件及安全设施差、安全制度及标准缺失、关键技术能力落后、工作人员角色转换不到位、管理不善、监管不力、突发事件应对措施不完善、容灾能力滞后等[1]。 只有对档案安全工作进行全方位的审视与整合，构建完善的医疗机构档案安全体系，才能解决这些问题，确保档案安全。

1.3 医疗机构应对各种突发事件的现实需要

近些年，在世界各地包括我国时有发生自然灾害、人为灾害以及各种突发公共事件。所谓突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。 其不可预知、不可抗拒，一旦发生，都会对档案造成不可估量甚至是毁灭性的打击[2]。 如何在各种突发事件中减少医疗机构档案的损失，全面提高其档案部门的安全保障能力， 保证其各项工作的正常运转，已成为必须面对的现实课题和迫切任务。

1.4 医疗机构实现档案信息化与数字化的重要保障

伴随着信息化、数字化社会的不断发展，计算机技术、通讯技术和网络技术在档案界的应用越来越普遍，档案管理系统应运而生，各种非传统载体档案大量产生。计算机系统以及新型信息载体的应用在给档案事业带来便利与新的工作内容的同时，也给医疗机构档案工作带来了很多的事故隐患，如层出不穷的病毒、黑客、网络安全漏洞、各种软硬件故障等，严重影响了档案服务器及信息系统的稳定运行，极易造成档案载体和信息的损毁与丢失，进而使档案部门受到巨大损失[3]。如何在信息技术高速发展的时代顺势而动，构建稳固可靠的医疗机构数字网络档案信息安全体系，确保档案的安全保管和可持续利用，已成为医疗机构档案现代化管理的一项重要内容。

2 建设医疗机构档案安全体系的有效途径

医疗机构特别是公立医院档案部门必须主动适应新形势，转变发展思路和方式，从粗放管理转向精细管理，提高服务效率。在建设安全体系过程中，要统筹兼顾，重点突出。针对不同的档案载体、不同的存储环境等因素，对照不同类型的档案安全风险，明确医疗机构档案安全的防范重点，制定行之有效的档案安全方案，打造切实可行的档案安全体系。

2.1 牢固树立医疗机构档案安全责任意识

档案是医疗机构维护自己合法权益的有效依据。医疗机构档案工作者要本着对档案安全高度负责的精神，深刻理解档案安全工作的重要意义，做到档案安全无小事、档案安全时时抓；要督促档案工作人员切实履职尽责，自觉坚守岗位，并事无巨细、有针对性地落实每个人的职责，增强确保档案安全的责任感和使命感，杜绝因档案工作者的失职而造成档案受损情况的发生；要不断提高医疗机构档案工作者的安全意识，将档案安全上升到卫生和档案事业发展战略的高度来考虑，从思想根源上做到防微杜渐[4]；要在医疗机构内部通过演讲、讲座、展览等形式，定期学习和宣传保密及信息安全的一些规定，做到集群众之力保护档案安全。

2.2 努力完善医疗机构档案安全基础建设

在档案库房的安全建设与管理方面，加强库房的日常安全维护和管理，提高防火、防盗、防潮、防虫、抗震能力，重视库房安全的刚性要求，改善档案保管条件，为档案营造一个安全的保管环境。在档案安全设施的投入与管理方面，出于经费考虑，医疗机构现有的档案装具、安全防护设施普遍不完善，品种越来越多，质量却参差不齐，建议能由国家牵头建立统一的、标准化的档案用品政府采购渠道，规范档案设施设备的利用。医疗机构档案部门也要充分利用各种安全技术手段，在档案部门重要部位安装自动报警、自动灭火、温湿度调控、档案消毒、监控设施，并运用信息防火墙等先进的安全防范技术手段保障档案信息系统的安全[5]，切实提高医疗机构档案部门的安全防范能力。

2.3 大力加强医疗机构档案安全管理

医疗机构档案的安全管理包括组织管理、人员管理、制度管理、利用管理、监督管理等内容。

医疗机构的各级党委、行政部门和档案部门的领导要高度重视档案安全工作，将其列入年度工作计划和议事日程，成立专门的安全管理委员会，做档案安全体系建设的领导者和组织实施者，从档案安全经费投入、档案安全机制建设等方面做出统一规划和部署[6]。

医疗机构档案部门要及时对新录用和在职的档案工作人员进行人事安全审查工作、安全意识教育培训工作和安全知识宣传工作，提高其档案安全管理水平，确保档案安全保密，并及时明确各工作人员的职责，采用责任追究制，一旦发生档案安全事故，追究到底。

医疗机构档案部门要建立并执行一套符合本机构实际情况并适应医疗卫生事业发展需要的科学、 合理、严密的安全管理制度，及时根据医疗工作的进展不断完善各项规章制度，规范档案安全管理行为，提高档案工作人员的法治素养，并在制度执行过程中，建立档案安全责任考核机制和奖惩办法，对执行情况进行监督检查和考核，确保各项规章制度落到实处[7]。

医疗机构档案部门要做好档案特别是涉密档案的利用审批与登记，层层把关，严格审查档案利用目的，及时反馈档案利用效果，做到每份档案的利用有账可查、有迹可循，确保信息技术高速发展下的档案利用安全[8]。经审查，未达到利用条件的，一律不得对外提供利用。

医疗机构要建立完善的监督机制，定期对本单位的档案开展全面、细致的安全保密检查，对检查存在的问题进行详细记录、认真分析，责成相关部门限时整改，对已发生的安全责任事故，严肃处理，狠抓落实，及时排除各种安全隐患，防患于未然[9]。

2.4 切实做好医疗机构档案安全备份工作

医疗机构要充分利用档案复制、缩微、数字化等方法实现档案的异质备份，并通过在不同气候类型、不同地震带、不同地理条件的规模相当的医疗机构档案部门之间相互备份和建设备用库等多种方法实现档案的异地备份[10]。 同时，医疗机构档案部门要根据库藏情况，制定具体的档案备份方案，明确备份的范围、方法、技术、方式、周期等。要不断完善档案备份制度，提倡各医疗机构互结备份对子，互为对方提供异地备份，以保证档案实体及信息的安全。另外，要做好备份件和备份数据的安全管理和维护工作，明确好互为备份的机构之间的权利和义务，制定备份实施的具体方案，并严格遵照执行。

2.5 加快医疗机构档案安全技术研发应用

随着档案信息化和网络化的逐渐普及，各种档案安全保护技术应运而生，医疗机构档案安全体系的建设已离不开技术的支持和保障。各医疗机构要根据自身工作实际要求，进行安全问题的科研技术攻关，充分利用研究成果实现档案安全技术的优化和整合。一方面，针对档案信息系统的身份认证和授权、电子档案信息的真实性和载体的长久保存能力、档案现代化管理设备、档案抢救修复技术手段等展开研发工作；另一方面，加快现有的各种先进的安全防范技术手段在医疗机构的推广应用，如指纹识别、物联网技术、动态密码、红外报警、安全口令、温控调节、磁条防盗等，快速提升档案安全保障能力[11]。

综上所述，随着医疗卫生事业规模的不断扩大与档案事业的不断发展， 医疗卫生机构档案部门也逐渐发展壮大，无论从数量，还是质量上，都有所提高，加之信息技术的高速发展，档案信息化内容不断增长、档案利用方式也越来越多样化。 这些都对档案安全提出了更高的要求，医疗机构档案安全体系的建设任重道远。 这是挑战，更是机遇，要充分认识新形势下档案安全工作的长期性、艰巨性、重要性和紧迫性，全面提升医疗机构档案安全能力，为国家档案安全体系的建设奠定坚实的基础。