实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究

刘冬梅

伴随我们国家市场经济的深入发展，医院作为单位需要将社会效益、经济效果有机统一在一起，促进办公室管理的精细化。在我国社会经济飞速发展背景下，不论民营医院还是公立医院，都在面临严峻的挑战和良好的发展机遇。为确保医院适应当前社会发展，提高自身竞争力，医院的行政部门管理人员，应当采取科学有效的策略，应对和解决诸多的挑战。构建有效精细的管理制度，有效提高办公室人员以及专业素质及服务效率，优化服务理论同时才能更好提高办公室的办公效率。医院作为服务于社会的主体，其任务很明确，就是承担着救死扶伤的社会职能，但因为在开展办公室管理中制度不严且效率低的问题，一直是人们所关注的问题。所以要有效促进医院办公室行政管理朝精细化方向发展，完善办公室行政管理制度。

近几年，行政精细化管理模式正在被广泛运用于医院管理部门中，不仅能提高医院办公室的行政管理效率，实现资源最大化的运用。因此，将对实现办公室行政管理精细化的思路和策略，展开以下分析。

1 办公室行政管理实现精细化的作用

办公室行政管理在医院内部管理中占据重要位置，不仅能在监督和控制等多个方面提高行政管理效果，同时还能拉近各个部门之间的关系，进而促进医院实现健康、稳定发展。针对此，以医院办公室行政管理为核心，对其实现精细化管理的作用进行研究[1]。第一，有利于促进个人发展。促使医院办公室行政管理实现精细化，能有效帮助医务人员理清不同工作的需要，并在保证员工基本权益的基础上，调动员工参与工作的积极性，进而实现权责分明。此外，还能在为医院办公室带来经济效益的同时，推动医院实现进一步发展；第二，有利于促进医院进步。之前的医院办公室行政管理，其工作内容都是以证件办理、发票签字等内容为主，虽然医院管理者意识到了办公室行政管理的重要性，但仍存在分类不科学、管理不集中等问题。所以，需要对精细化处理加大重视，实现精细化处理不仅能完善医院办公室行政管理工作，同时还能帮助医院有效处理突发事件，进而提高医院办公室的工作效率；第三，有利于促进社会进步。办公室行政职能的发挥，会直接关系到医院的未来发展质量。也就是说，做好医院办公室行政管理精细化，不仅能为医院获取更多的经济效益，同时还能提高群众满意度，从而提高医院在群众心中的信赖，最终为社会实现可持续发展奠定良好基础[2]。

2 办公室行政管理实现精细化的现状

根据医院办公室行政管理现状可看出，医院在落实精细化管理时，存有以下几点问题，分别是：精细化管理目标有待明确、办公室岗位考核有待量化和医院的办公设备有待更新等，这些问题的存在，不仅影响了办公室行政管理无法实现精细化，还在一定层次上阻碍了医院实现进一步发展。

2.1 精细化管理目标有待明确

众所周知，不论是医院还是企业或类似的事业单位，要想在发展中提高自身人力资源管理水平，就应当对现有的绩效管理进行完善，并明确管理目标，只有这样才能提高行政管理效率。由当前医院办公室管理制度现状分析，虽然当前医院办公室在管理中构建了精细化的目标，但在落实中却存在不到位的问题。同时，考核体系、工作内容以及部门之间的沟通都存在问题，一旦在工作中遇到较为麻烦的问题，就会出现相互推诿责任的现象发生。比如：医疗设备出现故障没有人保修等[3]。此外，由于待办工作积累的越来越多，以及工作效率的下降，促使医院在群众中的口碑率越来越坏，最终针对医院形象建设造成了严重影响。

2.2 办公室岗位考核有待量化

纵观医院经营现状可看出，诸多医院都在经营发展中接受到了投诉，最为常见的投诉意见是：电话预约线路经常被占用或者无人接听，医院电脑及其他设备经常出现故障等。这些现象的产生，其核心因素就是办公室行政管理工作有待细化，并且针对工作人员缺少量化的考核。一方面是由于医院招聘或选择工作人员时，均会开展综合性的考核，但由于部分人员素质不高或其他存在的问题，导致医院办公室行政管理工作效率无法提高；另一方面则是因为在办公室岗位考核期间，医院管理者并没有对员工的实践操作提出具体要求，使得部分部门在工作中出现态度消极等现象，长时间在此恶性循坏情况下，难免会对医院发展造成影响[4]。

2.3 设备需要更新

除了存有精细化管理目标待明确和办公室岗位考核待量化等问题以外，医院办公设备的落后，也是引发办公室行政管理效率下降的核心因素。尤其伴随信息技术的飞速发展，各行各业都在使用新型的现代化办公设备，但是医院却因为各式各样的原因，没有对办公设备进行更新。此外，对计算机网络知识了解和运用的医院工作人员少之又少，因无法熟练使用计算机相关操作，导致工作效率低。由此可见，因医院办公设备有待更新的问题，使得行政管理精细化发展受到了阻碍。

3 实现办公室行政管理精细化的途径

以办公室行政管理精细化的实现情况为依据，在此基础上通过：加深员工的协同工作意识、优化行政管理的工作流程、增强人性化色彩管理力度、完善医院的监督考核体系、严格落实办公室会议制度等有效途径，在医院办公室行政管理中实现精细化。这样一来，不仅能提高办公室行政精细化管理质量，还能推动医院实现可持续发展。

3.1 加深员工的协同工作意识

基于现代化发展背景下，医院要想促进办公室行政管理精细化，则是需要对深化办公室协同工作意识提高重视[5]。其原因是促进办公室行政管理精细化，需要多个部门相互配合，并在漫长的工作中得以实现，只有保证各个部门之间具有良好的协调性，并意识到行政管理工作的重要性，才能要求自己精确并精细化工作内容，进而提高医院办公室的行政管理效率。由此可见，加深医院工作人员的协同工作意识，有助于提高医院工作人员对医院的归属感和认同感，有效落实行政管理方面的工作，进而提高其职业规划意识，为医院办公室行政管理实现精细化发展奠定良好基础。

3.2 优化行政管理的工作流程

在当前医疗卫生事业的改革发展背景下，医院办公室的行政管理工作，正在面临巨大的工作压力和挑战，只有不断优化办公室行政管理工作流程，才能确保行政管理工作符合现代化发展需求[6]。但要想优化医院办公室行政管理工作流程，则是需要医院管理者能根据医院实际发展现状，进行创新原有的工作模式和方法，对不符合现代化发展要求的内容进行剔除，并简化信息数据的传递步骤，从而提高行政管理工作效率。与此同时，还应当对医院办公室的行政管理模式进行优化，通过促进各个部门相互沟通、协作等方式，保证工作内容对接的准确性。此外，还应当针对医院办公室自动化系统的建设与运用提高重视，最好能把电子系统和信息技术运用在实际工作中，进而提高医院办公室的行政管理质量。

3.3 理论与实际联系推动精细化

要想提高办公室行政精细化管理水平，则是需要以理论依据作为支撑，通过把行政管理工作落实到实处的方式，提高行政管理质量和管理效率。除此之外，医院的高层管理人员，还应当借鉴国内外先进的行政管理经验，合理运用现代化的管理方法和管理技术，把办公室的工作内容实现细分，并要求办公室管理人员能把事务分配给每个人，将在实现权责分明的基础上，细化管理标准[7]。

3.4 增强人性化色彩管理力度

除了可以通过加深员工协同工作意识与优化行政管理工作流程以外，还可以通过服务、管理及协调三个方面入手，增强办公室行政管理的人性化色彩，在医院办公室行政管理中发挥精细化的作用。医院办公室的行政管理人员，只有对人才给予充分的尊重，才能提高人才的服务意识，使人才获得成就感与归属感。而且要想保证医院秩序，还应当在实际工作中，遵循“以人为本”的原则和工作方式，解决工作中存在的问题，进而提高医院办公室行政管理精细化水平[8]。除此之外，工作人员在日常交流与沟通中，还要保证自己说话交流具有一定的清晰度，只有做好基础的服务工作，并以热情的态度对待他人，才能提高服务感染力[9]。

3.5 完善医院的监督考核体系

根据医院办公室的工作现状可看出，部分从事医院办公室行政工作的管理人员，都会在上班后按照以往的工作模式，先开会制定任务、发布任务，在其接任务之后就可以解决其他问题，并没有专业部门或人员，对该事情进行考查，致使任务完成到哪一步，没有人对此加大重视和关注，缺少一定的工作责任意识[10]。基于此，需要医院办公室行政工作的人员，在制定任务之后，还需要安排相关项目人员进行跟踪检查与落实，进而确保任务质量，避免漏掉每个小任务，及时发现任务中存在的问题并解决[11]。此外，针对有经济实力的医院，可以通过创设专业监督小组的方式，让小组成员通过轮流值班的方式，保证任务完成质量，进而提高医院办公室的工作效率。

3.6 严格落实办公室会议制度

针对医院办公室行政管理而言，应当根据部门的不同，定期开展日常管理工作的会议，但是会议开展不能过于频繁，最好以1～2周召开1次为主。与此同时，医院的领导人员还要针对重要活动的决策加大重视，而行政办公室的工作人员，则是需要把会议中不同议题的存在，进行整理和汇总，进而负责传送给每个部门。此外，医院行政办公室还有可能会召开临时会议，进行探讨工作中遇到的问题。因此，这就需要医院行政办公室工作人员，能在接收任务之后，及时针对任务快速完成各项任务，有效提高人员参与工作的积极性[12-13]。

医院办公室行政实现精细化管理，不仅能提高医院医疗水平和服务水平，还能推动我国医疗卫生事业实现持续发展。但要想提高办公室行政管理人员的精细化管理意识，就需要在掌握办公室行政管理实现精细化存在问题的基础上，通过加深员工的协同工作意识、优化行政管理的工作流程、增强人性化色彩管理力度、完善医院的监督考核体系、严格落实办公室会议制度等有效途径，实现医院办公室行政精细化管理目标，并促进我国医疗卫生事业的可持续发展。