信息化管理在高校档案管理中的运用

文/李 笃

通过教育行业实施系统性改革，现代高校建立了“产业化”与“品牌化”发展新路径。一方面，在产业化运营模式下，高校在教育产品的生产创造层面，建立了以“教育产品研发设计”主导的新型产业链，整合了教育产业下游、中游、上游资源，提高了全要素生产率；另一方面，通过品牌化发展，提高了高校参与全球人才培育与塑造方面的竞争优势，构建了与“三大产业”人力资源需求相一致的多元化人才培育方案。本文以信息化管理在高校档案管理的运用作为研究题目，具体探讨中，概述了高校档案信息化管理内涵；分别从高校档案信息化管理理念更新、信息化管理技术升级、信息化管理人才培育、信息化管理安全防御四个方面，对其运用进行了具体分析与探讨

在我国高校档案管理改革过程中，先后经历了“互联网+高校档案”和“大数据+高校档案”两个阶段。第一阶段以高校档案信息化管理系统建设为主，旨在将高校档案转向自动化办公与信息化管理。第二阶段属于对高校档案信息化管理的升级应用，目标定位在为高校档案赋予“数据”特征，从根本上更新高校档案管理认知，运用大数据技术，全面提高高校档案管理的效率。进而通过扩增其综合效益产出，为高校档案管理的数据实时采集、效率数据获取、数据综合化分析、数据预测结果分布式分发提供技术支持。

一、新时期高校档案信息化管理内涵解析

新时期经过对档案“信息”特征的开发与挖掘，逐渐从较深层次认知了档案的“数据”特征。与信息化档案相比，数据化档案与信息化档案存在本质差异。简单讲，数据化档案管理是对信息化档案管理的升级应用，即通过将信息化档案管理作为一个整体，在其“信息”特征上，借助大数据技术构建“虚拟网络”，将“现场场景”中的信息化档案，转换为“虚拟场域”的数据化档案，透过专门化的数据采集、整理、分析、预测等，实现对高校档案综合关联因素分析，为高校档案管理提供“工具理性”和“价值理性”。

比如，在“工具理性”层面，高校档案信息化管理作为整体的应用功能可以获得实现，并从方法论或工具论角度，强化信息化档案的工具属性，使所有的信息化档案以数据库的形式进行利用。在“价值理性”层面，将原来高校档案常规化的应用价值，扩展到了可以为高校行政管理、高校教育产品创新、高校教育教学创新、高校人力资源配置、高校人才培育方案的调整与优化，提供相对精准的参考依据。从而在根本上使高校档案管理实践，转变成了一种以“数据中心管理”支配高校所有活动的新可能，学界也有人将其称为“高校智慧档案管理”。

二、信息化管理在高校档案管理的运用分析

信息化管理在高校档案管理中运用，笔者进行了如下分析与探讨：

探讨一，以管理思想为基，更新信息化管理理念

为了实现信息化管理在高校档案管理中的升级运用，应运用十八届三中全会提出的“系统性改革与配套性改革相匹配”的基本思想，并将其转换为，与高校档案信息化管理相适用的“系统性管理与配套性管理相结合”的应用思路。然后，在此基础上，结合新修订的《档案法》与高校档案管理经验，从配套升级信息化管理技术、培育信息化管理人才、增强信息化管理安全等资源配置角度，使当前的高校档案管理由信息化管理的初级应用阶段，顺利过渡到数据化管理的升级应用阶段。

探讨二，以技术优势为导，大力升级信息化管理技术

进入“大数据+高校档案”应用新时期，信息化管理的技术优势，已经明显低于数据化管理。而且，各大高校在大数据技术应用时期，纷纷利用校内资源建立了多元化数据分析部门，将大数据应用层面的虚拟化技术研发设计与数据网络架构设计及实现，分化到了多个专业与部门，形成了多元化高校档案数据化管理创新方案。另外，经过优化选择了一些效用高、价值属性多、功能性强的方案。比如，目前“云桌面”数据化管理系统的开发应用，既可以在整体上的高校档案管理中获得有效应用，也可以在独立的移动客户端，由负责各部门高校档案管理的教职工进行独立应用。同时，借助高校信息管理系统中的通信技术连接，也有效实现了关于高校档案的“云桌面”数据中心管理和“子云桌面”的独立管理及联动管理。

因此，以技术优势为导，升级信息化管理技术，是当前高校档案管理信息化管理升级应用的基本路径。建议从两方面进行升级：一方面，利用校内计算机网络建设资源，发挥教职工与学生创新能力，打造基础性的“云桌面”方案，完成资源较少配置条件下的高校档案数据化升级应用。另一方面，利用高校当前已经应用的“产业链思维”与“品牌化思维”，从产业角度与学校品牌创建角度，加大基于档案管理的信息化管理升级应用研究，使其既能在高校内部实现档案数据化管理，也能在“产学研”基础上，将其研发设计的产品推向市场，为社会各行业诸领域的档案管理提供档案数据化管理服务。

探讨三，以人力资源为旨，培育信息化管理人才

与高校档案信息化管理初级应用相比，数据化管理与其有着本质差异。因此，综合素质型人才与专业型人才，是保障其获得全面实现的核心力量。高校作为人才培育基地与中心，需要以人力资源为旨归，从现代高校人力资源管理角度，培育信息化档案管理人才。同时，应该把内部人才优势条件作为立足点，加快与档案管理变化相适用的新型人才培育。使其能够通过高校档案数据化管理技术共享等便利条件，较为快速地了解档案管理行业的新变化、新趋势、新技术、新需求等。具体分析如下：

一方面，应该从现代人力资源管理角度，通过“人才招聘网络”，借助“交互式招聘与应聘”，了解市场化条件下，高校档案管理人才数量需求、质量需求，以及与高校档案数据化管理发展趋向一致的综合素质型人才与专业型人才。比如，以“雇佣关系”招聘高校档案管理人才，通过招聘、培训、轮岗、试岗、定岗的基本流程，完成高校档案管理专业人力资源配置；另一方面，应该从持续管理角度，在内部通过“创业就业”路径，培育具有高校档案管理创新能力的人才。逐渐将高校档案管理的数据化升级，与市场化的档案数据化管理技术研发创新结合起来，使“高校档案管理——企业档案管理——社会化档案管理”，在档案数据化管理人才培育基础上获得实现。

探讨四，以安全防御为限，增强信息化管理安全

高校档案管理与高校所有活动密切关联，是高校现实场景的数据化体现。从宏观层面讲，为了防御以计算机为载体的高校档案泄露、损坏、窃取等风险，需要对其海量增长的档案数据与档案安全，进行更高级别的计算机处理。就当前计算机技术发展现状看，量子计算机的研发设计及应用已经成为现实，不久的将来即会应用到高校档案之中。从微观现实层面看，当前宜从权宜之计出发，积极以安全防御作为限定条件，增强信息化管理安全。

比如，信息化管理在高校档案管理的升级运用新时期，即可从软件、硬件方面，进行技术性安全防御。一方面，可以结合高校计算网络，在总体上进行高校档案数据化管理应用层面的安全防御，做好接入网络安全方面的防御工作，如设置多重密码、在线生成授权登录账户验证码等；另一方面，应该从高校档案管理终端设备安全防御入手，积极安装具有国内知识产权的杀毒软件，如360安全杀毒软件、金山毒霸安全杀毒软件、QQ管家安全杀毒软件等。再如，从高校档案管理安全防御本身出发，借助档案安全管理，全面提升高校档案安全防御水平。以当前高校档案安全管理实践经验分析，应该做好高校档案安全管理领域的安全教育，如把高校思想政治教育作为安全教育传导路径在高校教学活动、高校档案管理部门、高校数据分析部门等，开展全面深入的高校档案安全宣传与教育活动等。

综上所述，当今世界已经进入大数据信息化时代。大数据时代的信息化管理在高校档案管理中的运用，已经经历了两个主要发展阶段，现阶段正处于信息化管理升级应用阶段。与信息化管理在高校档案管理中的初级运用相比，高校档案数据化管理相对复杂，一方面，需要全面改变对高校档案的深层价值认知；另一方面，应该结合数据化管理实践需求，将高校档案管理工作与其他管理部门联合起来，选择协同合作方案，按照“系统性管理与配套性管理相结合”的基本思路，匹配档案人才培育、管理技术升级、信息安全防御等资源，促进高校档案管理中的信息化管理升级应用，为高校档案管理向数据化管理方向全面转型，提供必要基础与充分条件。这既是大数据信息化发展的总趋势，也是高校档案管理提升水平与服务功能的新机遇，应该把握机遇，勇于创新，为档案事业加快发展贡献力量。