基于党校文书档案管理的演变及优化措施探讨

徐晓玲

（中共农安县委党校，吉林 农安 130200）

在党校运行当中，将形成大量的档案，不仅数量多，且类型复杂，相互档案间也具有较强的联系性，通常包括有党群、行政、教学等档案类型，对于党校发展具有十分重要的作用。在实际工作开展当中，则需要能够对该项工作引起重视，充分认识到档案管理的演变发展，在明确工作方向的情况下做好优化，保证档案管理效果。

一、党校档案管理演变

1.文书档案

在企业单位、行政机关与社会组织运行当中，一切文件、文书资料信息都成为档案。在单位运行当中，做好对于文书档案的管理可以说是一项重点工作内容，包括有对于档案的收集、整理、总结与归档等等，需要能够按照原则做好分类处理，以此为其他部门工作的开展提供依据[1]。

2.管理特征

在文书档案管理当中，具有多样与复杂的特点。这是因为对于不同档案信息来说，都是文书档案管理当中的重点，需要能够将相关事项的发生原因、过程、对象与结果等以文字的方式记录，形成文档类档案，应用载体做好信息的记录。之后，对实物与纸张进行分类整理，在档案室当中统一存放。在党校当中，将形成较多的信息与资料，且在工作当中资料的种类、数量不断增多，也因此对实际管理工作的开展带来了难度。对于该项工作来说，需要安排专门的人员负责，也对于工作人员的管理技术与综合素质提出了较高的要求。

3. 演变方向

对于文书档案来说，具有丰富多样的载体，尤其是在党校当中，更是将涉及多方面的内容，包括有人事、财务与业务等等。在现今信息技术快速发展的情况下，对于党校的文书档案管理也具有了新的要求，较多的办公软件也能够应用在此当中，使得文书档案管理逐渐向着多样化的方向发展。办公软件、档案管理系统的存在都为文书档案管理工作的开展带来了新的可能。

二、管理存在问题

1.缺少资金投入

受到以往档案管理影响，认为在保管文书档案时，主要保证其存放即可，并不认为其在党校运行当中能够带来较大的效益，因此，使该项工作缺少资金投入与关注度。这部分情况的存在，则使得档案管理在工作制度、基础设备方面都存在不完善、不到位情况，在面对档案时，单纯是对文件的整理与保存，没有充分地发挥相关档案的价值，也将因此制约了档案工作的正常开展。

2.工作不协调

在以往党校档案管理工作当中，档案管理与文秘工作之间具有一定的交叉的情况，且部分党校存在将两者重叠的问题。该部分情况的存在，则使得档案管理存在杂乱无章的情况，缺少科学性以及规范性。同时，在党校档案管理当中，也并非是单个部门就可以完成的，而需要不同部门能够积极进行配合，在紧密联系的情况下提升档案管理效果。而在实际工作当中，各部门并没有对档案管理这项工作形成充分的重视，并因此对档案管理效率以及资料完整性产生了影响。

3.信息化不足

在信息技术快速发展的过程当中，文书档案管理也需要能够向着信息化方向发展。近年来，已经有党校对该项工作引起了重视，并逐渐实现了档案的信息化处理。但在具体实施的过程当中，在前进步伐方面还存在不足，暴露出了较多的问题。其中，信息化水平较低可以说是存在的一项普遍问题，对于大部分党校来说，目前还是在传统模式下应用技术，而对于新技术基础上形成的电子档案来说，在管理上则存在不到位的情况，在自动化水平方面存在不足。同时，文书档案受到其材质的限制，使其在保管一定时间后即会发生损坏，需要能够对其进行电子备份，但部分党校在该方面也存在不足，缺少对于重要档案的电子备份处理，对档案管理乃至党校运行都埋下了一定的隐患。

4.缺少系统备案

在现今部分党校档案管理当中，在系统性方面存在较大的缺陷。首先，是档案管理人员在专业性方面存在不足，仅仅要求档案信息的完整性，其工作目的也很简单，即是通过年度的上级检查，并没有对文件档案的价值引起充分的重视。其次，部分党校对于形成的科研档案、高价值教学档案缺少应用的重视，仅仅对红头文件重点关注，而对于其余高价值档案则缺少应有的关注。在现今党校不断发展、对于教学科研内容具有较高要求的情况下，也使得党校科研、教学档案在此当中暴露出了较多的问题，这同档案缺少系统性归档具有直接的联系。且人员在稳定性方面也存在不足，可能因人员流动导致档案损失的情况。

5.缺少专业人才

在新的技术背景下，对于党校文书档案管理这项工作也具有了新的要求，在实际工作开展当中，人才的作用性十分关键。而在实际档案管理过程当中，很多管理人员都是半路出家，在工作之前没有与档案管理这项工作接触过，更不是专业出身，大部分都是在负责该项工作后才具有一定的了解。对于该种情况来说，虽然在传统工作模式下可以基本满足档案管理需求，但是在现阶段档案管理逐渐向着智能化、信息化方向发展的情况下，这部分管理人员无论是在档案管理操作流程、基础原理还是管理水平方面都存在无法满足要求的情况，也使得人员专业水平成了限制档案管理效果的关键性因素。

三、管理优化措施

1.提升管理意识

保持良好的档案管理意识可以说是工作开展的基础，对此，则可以从以下方面开展工作：第一，领导层需要能够首先引起重视，通过会议、培训等方式做好思想传达，使党校全体人员都能够对档案管理这项工作的重要性形成充分的认识。第二，要以多种方式对文书档案管理这项工作进行宣传，包括有视频播放、条幅以及自媒体平台等等。第三，要做好档案利用价值的开发，保证档案在具体应用当中，能够为党校科学研究、教学活动的开展作出贡献。同时，需要能够对党校目前档案管理工作情况进行全面的摸底，由领导定期开展检查，做好档案管理的监督工作。同时，要聘请专业管理人员做好讲解与指导，定期组织党校档案管理人员、普通工作人员开展档案管理技能、知识竞赛等等，通过多种活动方式的应用切实提升档案管理意识。

2.依规开展管理

在档案管理工作开展当中，管理制度是保证工作开展效果的基本条件，也是实现档案管理标准化、制度化的基础，是对档案管理工作进行落实的关键。党校在具体运行当中，需要充分结合实际制定、完善相关制度。具体来说，可以由相关部门做好档案光盘的统一采购与应用，保证电子文档与光盘格式具有统一的特点，按照国家标准开展工作。在具体工作当中，需要能够做好记录、存管以及取档制度的把握，保证档案管理工作具有有序的特点。对于具有较高价值的文书资料，需要能够做好电子与纸质档案的双重备份，做好保存工作。在此当中，也需要能够严格遵循国家文书管理相关要求开展工作，保证工作的合法性以及标准性。

3.强化技术应用

在以往党校文书档案管理当中，因重视程度不足、资金投入不足，使得档案管理在基础条件方面存在不足的情况，并因此对档案管理效果产生了较大影响。对于该种情况，则需要能够在原有的基础上加大资金投入，积极做好相关设备的更新优化处理。如可以对电子档案存储空间进行扩大，划分好存收类型，以此做好档案资源的丰富处理。尤其是在现阶段档案管理向着信息化方向发展的情况下，更是需要能够做好电子档案数据库的建立，通过网络信息技术的应用保证档案管理工作具有便利的特点。可以说，党校文书档案管理的目的，即是为党校相关工作的开展提供更好的服务，需要能够始终服务于党校的科学研究与教学任务。在此当中，也需要能够充分认识到党校档案管理特殊性的存在，在信息技术应用的同时，也需要能够做好安全技术的应用，在保证档案管理智能化、信息化、安全化的情况下为党校工作开展提供保障。

4.培养专业人才

在现今档案管理工作不断系统化、信息化发展的情况下，对于专业人才也具有了较高的要求。可以说，管理人员是文书档案管理当中的重要主体，其工作质量、效率将直接影响到工作开展效果。对此，则需要高校能够对人才建设方面工作引起重视，从以下方面做好把握：第一，可以聘请专业档案管理人员梳理党校管理系统，对相关管理人员做好系统性培训。第二，要招聘专项人才，与大学相关专业开展合作，做好档案管理人才的吸纳。第三，要以对内协调岗位基础，以社会招聘的方式做好人才问题解决。在此基础上，也需要能够强化对现有档案管理人员的培训教育，使其在专业性方面具有更好的表现。

5.做好工作衔接

对于档案管理这项工作来说，与很多工作间具有联系。其中，文书则可以说是档案工作开展的前提，对于这两项工作来说，虽然具有差别，但是在内容上却具有十分密切的联系，文书工作的质量、效率也将直接关系到档案管理质量。作为文书工作人员，在实际文书整理时既需要能够对后续档案工作的开展进行充分的考虑，而在档案人员开展工作时，也需要能够重点检查文件的质量，强化档案与文书两项工作之间的衔接，做好资料立卷工作，较好地实现文书档案管理一体化，在保证文书档案管理具有规范、高效特征的情况下，实现其整体管理水平的有效提升。

结语

在党校工作开展当中，文书档案是宝贵的资源，不仅是对党校系列工作开展的详细记录，同时，也是党校不断提升工作管理水平，实现自身健康快速发展的基础与依据。在现阶段党校档案管理工作不断发展的情况下，也使得文书档案管理具有了新的特质。在该情况下，则需要能够对文书档案管理这项工作引起充分的重视，积极采取措施做好方式方法的优化，积极把握以往工作当中存在的问题与不足，以针对性方式做好处理，在切实提升文书档案管理水平的情况下充分发挥教学档案价值，为党校的更好发展打下重要的基础。