文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

李海宁

（枣庄市薛城区档案馆，山东 枣庄 277000）

文书档案整理是确保档案完整性的重要途径，为档案的保存和查询提供了便利的行动指南，对于事业单位已经发布的各种指令，不管是口头表达还是书面表述，将这些重要文书进行整理，分门别类统计规划，是一项为行政单位未来工作打下基础的关键工作。

一、文书档案整理的概念

对于事业单位或很多企业而言，内部颁发并需要下级执行的命令、任务，通常以文书的形式出现，是行政部门日常工作的直接记录者，能够直观反映事业单位近期的工作重点。随着信息存储技术的发展，工作人员开始转变传统的档案整理方式，将纸质版的文书文件再以电子版形式存入计算机，建立专属的信息数据库，既能够减少文件存储的空间，也能够方便后续信息采集、归纳和查找工作的顺利进行。在人员工作分配上能够省时省力，大幅提升工作效能，同时对单位的整体管理和运行呈现事半功倍的效果[1]。

二、现存档案整理工作中存在的问题

1.事业单位对文书档案的管理工作重视不够

很多事业单位还没有完全意识到文书档案对于企业的重大作用，因此在档案整理工作进行时不会积极配合，导致工作进程推进十分缓慢，也不能发挥出档案对企业提升效能的价值。很多企业追求高产量、高收益，没有对行业的未来做长远打算，总是在工作中一个接一个地发布各种文书来盲目追求实时工作的进程，却忽视了这些文书的整理工作。因此，事业单位要转变这种片面的思维方式，对档案整理投入一定的人力、物力和财力[2]。

2.相关工作人员业务素质有待提高

一般档案整理工作要求工作人员具备基本的信息识别、筛选能力，也能够对同体系、同类别的文书进行归纳，因此要重视专业的管理人才的引进，只有为企业引进更多的人才，提高整体员工的专业素养和受教育水平，才能使每个人的文书整理意识根深蒂固，发展眼光更加长远，很大程度上增加了企业工作效率和能力水平。

三、文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

1.有助于行政单位的档案建设

现代企业随着社会的发展，逐渐面临多元化、海量信息接踵而至的社会环境，在这种大环境下，企业必须建立成熟的信息管理系统尤其是文书档案整理系统，只有档案体系完善，才能提高人员的管理，从而帮助企业整体进步。工作人员在整理档案的同时可以建立虚拟数据和纸质实体两种不同却等效的档案管理体系，两者互为彼此信息的完整性的保障。两者数据信息和归纳方式要保持同步，可以由档案管理人员对档案进行编号、标记等，使档案存放更加具有条理性和逻辑性，为后续的校验工作提供便利[3]。

2.有助于发现信息缺失

由于文书档案随着时间和工作进程的推进而随机发布，通常都是比较零碎的关联文件，一般会根据具体工作情况颁发有用的文书文件，对员工的工作进度起到督促和调整的作用，因此，由于文书的零散性，往往在整理文件时会造成信息缺失或文书遗漏等问题的出现。如果在文书发布的同时对其进行备份并保存，则能够保证档案的完整性，在进行文书档案整理就能实时监督人物的完成效率和员工的工作质量，同时档案整理也要养成电脑外设备留底的好习惯，避免由于电脑损坏造成的信息遗失，产生不利后果[4]。

3.有助于管理工作的进行

文书档案的管理工作并不仅仅是对文件的简单分类，任何有效的管理手段都离不开先进的管理理念，档案管理追求的是一个过程，而不仅仅是一个结果，在引进先进技术手段的同时也要制定与新型技术手段相匹配的管理体系。首先，是对文书档案的管理。采取线上线下双重管理机制，若通过企业内部的线上监管平台发现某一文书中的指令任务完成状况不佳，可以及时通知线下相关负责人员采取补救手段，向相关负责人核实信息，也能及时通知线上工作人员进行信息记录，使档案管理工作有序进行。其次，是对工作人员的管理。工作人员是企业工作效能发展能否顺利进行的关键，因此管理好每一个人不仅包括如何分配岗位、调整作息还包括如何发挥每个人的最大潜能以及完美的配合。在对工作人员进行管理的同时，还要向他们传授新的工作理念，转变工作方式，有利于促进企业高质量发展。

结语

综上所述，文书档案自身蕴藏的价值有待更多有心人士和事业单位去挖掘，但整理文书档案这项任务的关键性是不容置疑的。文书档案的整理工作和企业的管理工作密不可分，在档案整理工作中，工作人员既要学会使用更多信息整理技能，熟练掌握多种存档技巧，保证文书档案的完整程度，也要看到在工作中时时出现的不足之处，加以改进，争取做到企业的可持续发展和效能化发展。