信息化背景下企业档案利用服务实践研究

唐 婧

（青岛红岛开发建设集团有限公司，山东 青岛 266000）

企业档案信息化管理，是指利用计算机为主的智能化手段计划、组织、协调和指挥企业档案管理。企业档案信息化管理平台，则是由计算机软硬件、网络及其他设备组成，以及多媒体、信息通信网络技术应用，实现企业档案信息数字化传递、程序化处理，从而为企业档案提供标准化、规范化管理系统。一言以蔽之，企业档案信息化管理平台，是由硬件设备与软件工具共同组成的企业档案信息资源与企业公共信息传递系统相结合而形成的计算机服务平台。企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性工作。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。

一、档案资源开发利用的意义

1.推动社会发展

档案从性质上来说就是信息资料的一种，由档案管理部门开展档案信息的存储与管理工作，不断挖掘档案信息的价值，加强对档案信息的利用，更好地为企业发展服务，实现企业健康可持续发展。对企业来说，要想占据更有利的市场位置，实现自身快速发展，就要在加强经营管理、提升自身生产经营规模的同时，加强企业治理水平，更好地开发利用档案信息资源的价值。企业在分析整合档案信息的过程中能够总结出企业发展的规律，切实指导企业战略发展规划。现代企业在信息社会产生的信息化档案资源更多，需要积极主动地开发利用，创新开发利用途径，借助档案信息化资源去挖掘企业与市场的整体发展真实情况，提升企业市场竞争力，为企业提供有力的数据支撑[1]。

2.增强企业外部竞争力

当前，社会正处于信息化浪潮中，信息是当今社会最重要的能源之一，它与物质、能源一起构成了三大资源支柱。谁掌握更多的信息，谁便拥有更强大的竞争力。企业作为社会的经济组织，营利是其生存之基。企业档案信息是企业的宝贵财富，是在信息时代赢得主动的重要筹码，做好企业档案信息资源管理，能为企业提供丰富信息资源，增强企业外部竞争力，为企业发展保驾护航。

二、档案资源开发利用的途径与方法

1.技术路径

协同档案管理与企业业务系统。将增强数字化档案建设作为立足点，需要加强企业各业务系统与档案管理间的链接效果，在对方案进行设计的过程中，可增加资料查询功能，进而对企业资源管理持续优化。同时，根据数字化档案的具体状况，对企业数字化管理制度进行更新，确保档案管理系统能够维持在科学、稳定的运行状态之中，主要涉及文档一体化、文件保密、网络安全管理制度等，进而促进企业档案管理效率的全面提升。就企业来讲，档案存在着特殊性以及保密性等相关要求，需通过科学的措施对资源予以保护与管理。在对数字化档案硬件进行管理的过程中，需要尽量延长设备载体控制时长，并设置专门人员开展数字化档案硬件管理，减轻外界温湿度产生的负面作用。在软件控制方面，需要考虑密码以及权限管理等相关策略，促进档案保密效果的提升，并降低管理系统受到外部攻击以及恶意篡改的概，确保数据的安全性和完整性。

2.通过对各项规章制度的制定，实现对档案利用的监督管理

随着现代企业的不断发展，档案信息管理工作得到一定程度的发展。要不断促进档案利用中各项规章制度的完善，不断强化档案资料最基本的查询和复制功能。同时也要根据实际情况，对不同层次的人员查询企业档案资源的层次进行规范，制定相关规定，明确查询档案资料所需要的手续。因为这些档案资料是记录企业发展的重点文件，在一定程度上涉及企业的内部机密，因此加强对企业档案的管理工作具有一定的现实意义。除此之外，还应当正确处理档案保密与档案利用之间的关系，为企业保守机密是每一名员工必尽的义务，更是档案管理人员的职能。在日常工作当中，档案管理人员应当加强对档案保密工作的重视程度，严格遵守档案保密制度，要确保企业档案资料能够将机密保密与资源利用相结合[2]。

3.协同利益相关者多方合作

利益相关者理论起源于企业管理中，核心思想在于通过平衡考虑各利益相关者的权益要求，谋求企业长远发展。1984年，美国经济学者弗里曼对利益相关者做了一个具体的阐释，即“能够影响一个组织目标的实现，或者在一个组织实现目标过程中会受到影响的个体或群体”。目前，我国企业档案管理主体是企业档案馆（室）、地方各级各类综合档案馆和工商档案管理中心。企业文化的建设既要体现共性需求，同时也要注重其个性的塑造，企业自身生产经营中所产生的实物档案无疑是一张亮眼的名片。为了突破企业自身力量单薄的局限，笔者认为可以联合利益相关方磋商合作，谋求长远发展大计。

4.加大系统设备投入

企业档案信息化平台建设离不开软硬件的投入，需要立足企业档案管理需要，加大企业档案信息化平台建设所需的系统设备投入力度。将档案信息化平台建设编入企业信息化规划，配备计算机、扫描仪、数码相机、装订机、打印机、存储设备、专业扫图仪等硬件设备，还要配齐相应的档案信息化管理应用软件系统，如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件，专业档案扫描软件或档案平台集成，定期做好信息化管理系统的升级，使企业档案信息化管理始终处于先进水平。

结语

信息时代的到来，各种信息技术所带来的档案资源无论是内容还是形式都变得更加多样化，如果在档案的开发与利用上没有针对性地采取相应措施，那么将很难取得应有的效果。因此需要企业大胆创新改革档案管理方式，主动挖掘档案信息化资源的潜在价值，在做好基础档案管理工作的基础上进一步完善档案资源服务工作，提高档案资源利用率，为企业创造更大的价值。