信息资源共享模式在高校档案管理中的运用

张美英

（泉州医学高等专科学校，福建 泉州 362000）

档案材料属于高校非常重要的核心资源，其中客观准确记录了高校的发展历程，同时也记录了广大师生在学习、教育、科研等方面的活动信息，囊括了广大师生在高校学习与工作中方方面面的信息，表现出非常重要的研究和开发价值。高校档案管理必须要对这些珍贵材料进行科学有效的管理，确保标准、规范、有序地进行档案材料的收集、整理、归档和开发利用[1]。随着信息时代的来临，过去的档案管理模式难以适应现阶段高校教育发展的实际需要，在这样一个信息资源共享的环境下，高校档案管理工作也必须要充分结合实际情况，应用信息资源共享模式，确保高校档案价值得以真正发挥。

一、什么是信息资源共享

所谓信息资源共享即是在互联网信息时代下，信息逐渐演变为实际生活和工作中非常重要的组成部分，抑或是其融入于我们生活与工作的各个层面[2]。对于当今社会的建设发展而言，现代科技的日新月异，在很大程度上拓展了信息获取渠道，信息传输与交流变得更加频繁，这即是信息资源共享的概念。将各类信息予以整合，确保信息的有序传输，实现知识的普及，在现代人知识水平日益提升的基础上，帮助我们更为深入地了解和掌握社会、经济、政治、文化的发展现状。信息时代的来临和信息资源共享真正实现了不出门而知天下事。

二、高校档案管理现状

1.高校信息资源共享认识不够

即便近年来社会经济持续发展，现代科技的更新在很大程度上改变了各个行业和领域传统的发展模式，信息时代下信息资源共享程度日益提升[3]。然而并非所有人都能够清醒地认识到信息资源共享的重要意义，也并非国内所有高校的管理者都能够了解信息资源共享对档案管理工作带来的积极作用，抑或是很多档案管理人员并没有真正主动去学习和了解什么是信息资源共享及其对自身工作能够带来的颠覆性革命。对于不同的高校而言，也许因为地方社会经济水平的差异，或是档案管理人员自身思想理念和知识认知的差异，依旧还有部分高校并未真正重视信息资源共享，如此一来，便只会造成一种结果的出现，即信息资源共享程度无法满足高校档案管理工作的实际需求，制约了高校档案管理工作的科学开展[4]。

2.服务模式单一

高校档案材料包含的内容关系到广大师生、学校合作企业以及其他科研人员等各类对象，因此档案管理工作必须要致力于为这些目标带来优质的服务[5]。但从现阶段的实际情况而言，高校档案管理服务的目标仅仅局限在学校管理层，广大师生很少有能够调取查阅档案的权利，而对于其他群体则更为少有。这一问题的存在会带来两个方面的影响：一方面是因为过去陈旧档案管理模式的束缚，档案材料常常被当成是管理工具，其服务性难以真正发挥，造成很多高校档案管理人员并未树立较强的服务意识；另一方面是档案管理工作过程中存在缺陷和问题，档案管理制度不完善，档案管理模式无法得以及时更新。

3.信息化建设独立进行

近年来，越来越多的高校逐渐意识到信息化建设工作对档案管理的积极作用，同时也从不同角度推动档案管理信息化。因为不同高校相互处于独立位置，所以不同高校在着手推进档案管理信息化的过程中都是独立开展，不管是硬件或是软件方面并未有统一的标准。即便部分高校已经了解到信息资源共享的意义，但因为档案管理模式单一化和相关制度规定的束缚，档案信息资源共享的管理模式并未得以落实，不同高校之间没有进行充分有效的沟通与合作，也难以真正实现档案资源的共享。

4.档案管理人员业务素质较低

人才属于一切工作科学高效开展的重要保障，档案管理工作人员的专业能力和综合素质在很大程度上影响到高校档案管理水平的提升。现阶段很多高校的档案管理人员都属于行政岗兼职，其专业水平不高，知识结构相对单一化。另外很多档案管理工作者对信息技术和现代办公设备不熟悉，没有树立较强的服务意识，已经较难适应现阶段高校档案管理的实际需要。少数档案管理人员思想还停留在传统观念上，觉得自己的工作单纯是对档案材料进行保管，不具备较强的责任心，档案材料破损或者丢失的问题频频出现，在很大程度上制约了高校档案工作科学化水平的提升。

三、基于信息资源共享高校档案管理路径

1.对信息资源共享加以重视

近年来信息技术的发展与普及为高校档案信息资源贡献带来了充分的技术支撑，为高校推进落实信息化建设工作提供了坚实保障。所以在新时期新形势下，高校管理层必须要从思想上引起更多的关注与重视，真正认识到高校档案信息资源共享模式的积极作用和重要意义，努力在学校内部营造出良好的工作环境，进一步提升对档案信息资源共享工作的投入，真正利用好高校能够利用的相应资源，来确保档案信息资源共享建设的贯彻落实。同时应当要求档案管理工作人员积极开展好纸质档案的维护保管，推进纸质档案的数字化转换，建立档案信息数据库，为档案信息资源共享打好基础。

2.完善管理制度

对于任何一项工作而言，完善的制度尤为关键，对于档案管理工作也是如此。为了顺利地共享档案资源，首当其冲的便是在打造信息化档案管理的前提下，加快建立健全档案资源共享工作机制。立足于实际，高校档案管理工作关系到的相关部门依旧处在独立工作的状态，信息共享程度有待提升，对此各个高校可以借助于信息软件来实现不同密级档案信息的有效传输，共同商议统一的档案信息资源共享标准，推进标准化和规范化建设工作。比如说软硬件标准、网络传输标准以及数据库标准等。

3.构建高校档案信息服务中心

在信息资源共享模式之下，高校必须要尽快打造一个现代化的档案信息管理平台，尽可能带来更加丰富的档案服务。第一，应当结合不同用户的具体服务需求来推进档案信息资源共享。对于高校广大师生、科研工作者来说，其实际需求存在较大差异，因此应当针对不同服务对象来提供有针对性的服务，为其开放各个等级的档案数据库；第二，必须要推进落实档案资源分级机制，避免盲目对所有档案信息予以开放，应当对涉及高校机密或者重大科研成果设置更高等级的权限；第三，应当设置用户反馈机制，把整个反馈模块详细划分为如下几类：1.用户意见箱。用户提出的意见可以帮助运维人员进一步完善和更新档案信息管理平台；2档案资源利用需求统计表。可以根据用户记录来对其需要的档案信息予以分类整理，从而推荐更具有针对性的服务。

4.全面引入数字化技术

数字化技术在高校档案管理工作中的运用，是推进落实档案信息资源共享的基础。因此高校必须要根据自身的实际情况对传统的档案管理模式予以优化创新。简言之即是对档案管理涉及的软硬件实施更新，唯有为档案管理工作提供一个更加良好的工作环境，才可以确保相关工作的有序开展。另外高校方面需要灵活运用数字化技术来打造一个全面支持信息资源共享的管理平台，借助于平台支持的在线查询、留言等功能，能够为广大用户带来更为便捷高效的档案服务。

5.提高档案管理工作人员的素养

对高校档案管理活动来说，档案工作人员自身的专业素质能力在很大程度上关系到档案信息资源共享工作是否能够真正达到预期目标。因此高效必须要始终遵循以人为本的理念，积极推进档案管理人员的专业发展。首先可以定期组织开展教育培训活动，鼓励档案管理者积极参与其中，促进其专业水平的不断提升，帮助他们牢固理论知识，增强实践能力；其次应当制定完善考核机制，职称评聘制度，充分激励和调动档案管理人员工作的积极性，打造一支更加专业化的档案管理工作队伍。

结语

总而言之，信息资源共享在今天这样一个信息时代已经成了必然趋势，对于高校档案管理工作来说，推进档案信息资源共享也是客观要求。所以我们必须要真正从思想认识上重视这一问题，推进落实档案信息资源共享，借助于科学策略不断挖掘高校档案的价值与作用，努力提升档案工作人员的专业素质能力，积极构建档案信息共享平台，确保高校档案管理能够朝着更加智能化、规范化和科学化的方向迈进。