事业单位档案管理工作的优化路径分析

王洪祥

（曲靖市科学技术协会科技普及中心，云南 曲靖 655000）

档案管理在事业单位发展中占据重要地位，它关系着内部控制水平能否得到有效提升，同时，也影响着事业单位的发展进程，主要涉及档案资料的整合与归类，以及相关数据的归纳与分析，有效的数据处理能为事业单位的发展输送推动力，更加为事业单位发展过程中的战略决策提供导向性作用。虽说信息技术的应用，推动了事业单位档案管理的改革进程，大大提高了档案管理水平，但档案管理过程中仍存在许多问题，制约了档案管理水平的提升，若要进一步彰显档案管理的价值，就要总结工作中的常见问题，然后采取有效的优化措施，以期达到更高的标准。而本文首先就事业单位档案管理优化的重要意义进行分析，作出如下探究。

一、事业单位档案管理优化的重要性

一方面，事业单位档案管理的优化能与时代的发展步伐相契合。二十一世纪是信息技术飞速发展的时代，在这一时代背景下，各行各业的发展模式发生巨变，不再局限于单一的运营模式，而是向多元化的方向转型升级，事业单位档案管理工作同样意识到应用信息技术的重要性，这也就意味着档案管理人员必须基于自身的工作经验，以及所掌握的先进的档案管理理念，不断地优化档案管理路径，对传统的管理模式进行创新与改革，这样方能满足事业单位内部运营对档案管理的需求，同时，也将大大提高档案管理质量与管理效率。总而言之，事业单位档案管理的优化符合时代的发展趋势，也与时代步伐紧密衔接。

另一方面，事业单位档案管理的优化能够更好地实现资源配置。事业单位档案管理模式的优化与完善，有助于档案资源的配置，事业单位运营过程中，应用网络技术，有助于档案资料的合理配置，还能突出档案资源的应用价值，极大地保证了档案资源的利用率。除此之外，档案管理模式的优化，有助于构建完善的档案管理体系，使得事业单位内部人员查阅档案、提取资料的效率进一步提升，逐步达到了资源共享的目的[1]。

二、事业单位档案管理优化的基本原则

第一，要保证人员权益与职责的有机统一。档案管理工作的优化，要保证管理人员职责与权益的统一性，管理人员的工作效率与工作质量直接影响着档案管理的水平，也决定了档案资料的利用率。所以一定要从职责与权益两方面入手，在明确档案管理人员职责的前提下，实现职责与权益的有机契合，避免管理人员产生负面情绪，相反的要激发其内在潜力，调动主观能动性，以此来提高档案管理水平。

第二，秉承着差异化的原则，事业单位档案管理工作的落实，要严格遵循差异化原则，所谓的差异化原则是指在制度的优化与完善环节立足实际，尽可能使得管理制度与实际情况严密契合，从而突出档案管理的优势，对事业单位的长效运营注入推动力。

第三，要确保执行力度。事业单位档案管理过程中，要秉承着加大执行力度的原则，严格按照制度规范，加大管理力度，突出制度的约束性作用，保证档案管理与监督工作有力执行，营造规范化的档案管理环境[2-4]。

三、事业单位档案管理中的主要问题

虽说近年来事业单位档案管理改革进程不断加快，并且取得了显著成效，但这一过程中仍存在诸多问题，严重阻碍档案管理水平的提升，对问题进行总结，主要归纳为以下几点。

第一，制度有失完善性。事业单位档案管理工作落实直接影响内部管理的水平，因此，必须针对档案管理过程中的主要问题进行分析，其中管理制度不够完善无疑是典型。管理制度在事业单位内部管理中发挥着重要作用，它是规范员工行为、约束员工行为的重要载体，但很多时候，由于未能意识到管理制度所发挥的作用，致使制度落实强度严重不足，这将一定程度地影响档案管理工作的落实情况。也有部分事业单位在制度建设环节，未能立足实际，对自身情况进行分析，从而导致所制定的管理制度无法发挥其实际效用，或是与实际发展需求不匹配。最后，也有部分事业单位在管理制度构建环节，从多维度入手加以探究，导致最终的档案管理制度的作用无法全面发挥，影响了档案管理工作的开展效果。

第二，缺乏档案管理意识。管理在事业单位的运营与发展过程中占据重要地位，但很多时候由于未能提高对档管理的重视，致使部分事业单位内部的管理效率严重不足、管理质量低下，很多时候档案管理工作仅局限于档案资料的存储以及数据收集等方面，极大地限制了档案管理水平的提升[5]。

第三，档案管理人员综合素质有待提升。管理水平的提升要有高素质人员的动力支撑，但现阶段部分事业单位所安排的档案管理人员不同程度地存在专业素质缺失的问题，他们在档案管理工作中未能融入专业理论知识，直接影响着档案管理的有效性，不利于管理水平的提升。

第四，缺乏数字化管理理念。事业单位档案管理过程中，需紧随时代发展形势，对档案管理模式进行改革与创新，特别是信息技术飞速发展的当下，必须积极引进数字化理念，但部分事业单位在档案管理环节，缺乏资金投入，未能引进先进的设备，严重阻碍了数字化发展进程。虽说部分事业单位引进了先进技术，但数字技术的应用过程中，并未能根据实际情况，实现档案管理与数字化理念的有机结合，增添了管理工作的阻力。

四、事业单位档案管理优化方案

基于上述分析，导致事业单位档案管理过程中仍伴随着各类问题，必须基于事业单位档案管理的需求，不断地优化管理方案，从而探寻一条适合事业单位内部控制以及长效化发展的路径。基于这一内容，本文重点提出以下几点建议。

第一，提高对档案管理的重视。档案管理在事业单位内部控制中占据重要地位，必须首先意识到该项工作落实的必要性，要求事业单位内部管理层予以高度关注，意识到档案管理过程中的问题与阻碍，明确该项工作落实中的挑战，必须结合档案管理的需求，不断优化管理路径，以提高档案管理水平，为事业单位的长效发展输送推动力。只有管理层提高重视，才能提供更多的资源与充沛的资金，进而引起档案管理人员的重视，使其能够从多个维度入手，优化档案管理路径，并在实践工作中发挥自身的专业优势，使得档案管理模式与现阶段事业单位的发展需求相适应[6]。

第二，建立健全档案管理机制。事业单位档案管理工作涉及内容繁多，对档案管理人员素质提出了较高要求，因此，必须根据事业单位的发展状况，不断完善管理机制，从而推进档案管理向更优的方向转型升级，确保档案管理行为的规范化与科学化，切实提高档案管理效率与管理质量。事业单位档案管理制度的建立与完善无疑是前提条件，这一目标的实现，要从多维度入手，其中包括保密制度的优化、档案收集制度的健全等等，以此为前提，推进档案管理的规范化发展。档案管理过程中完善管理机制，是对员工行为约束的重要前提，也是确保档案管理安全性、高效性与科学性的基础条件，在制度完善的过程中，要求事业单位管理层委派高素质人员，成立管理领导小组，小组负责档案管理工作的分工，使档案管理人员明确自身所肩负的职责，从而使得资料整理更加完善、全面，数据搜集更为规范、合理，同时，小组成员在档案管理过程中，也将主动肩负职责，履行管理机制所赋予的重任，彰显自身的个人价值。

第三，提高档案管理人员的综合能力。档案管理工作水平的提升，应有高素质人员的动力支撑，因此，必须重点提高档案管理人员的综合能力，以此来推动档案管理方向的转型升级。档案管理人员综合能力的培养，应从多个方面入手予以落实，其中组织实践培训活动是重点工作，具体包括专业技能培训、职业素养培训、信息技术培训等等，使得档案管理人员的综合能力与档案管理需求相匹配。

第四，融入数字化理念。事业单位档案管理工作落实，必须与时代步伐紧密衔接，其中融入数字化理念是必须落实的工作，应积极引进数字化技术，完善数字化设备，同时，基础设施建设的完善为档案管理的数字化发展提供技术保障。

结语

综上所述，本文主要针对事业单位档案管理工作的优化路径进行分析，首先探究了事业单位档案管理优化的重要性，然后阐述了事业单位档案管理优化的基本原则，并且归纳了档案管理的主要问题，最后给出了相应的建议，希望本文所作分析能为有关的事业单位档案管理人员带来借鉴，逐步意识到档案管理优化的重要意义，并探寻一条事业和事业单位发展的优化路径。