数字化背景下档案管理的创新性分析

郭 云

（江苏省盐城市第一人民医院，江苏 盐城 224000）

引言

在数字化时代背景下，社会岗位的分工也随之迈入了一个新时代。档案管理作为一个企业单位、事业单位其发展进程的详细记录的部门，在数字化时代背景支持下，档案管理其管理思路也应该顺应时代发展的潮流进行管理思路的创新性发展与改善，从管理观念、人才培养以及服务措施等各个方面创新性管理来提高档案管理的工作效率与服务满意度[1]。档案管理是每个单位进行统一组织管理的重要方式之一，建立健全档案管理，创新性改善其管理模式与管理观念不但能够充分提高档案管理工作工作效率，帮助企业单位与事业单位的自身进一步发展，还能够更好地体现出档案管理下档案的价值与作用[2]。

一、档案管理的重要性

档案管理与我们的生活有着紧密的联系，其也是人类社会生产与发展的根本。首先，档案与每个人的个人身份信息有着密切关系。比如，人类资源档案所管理保存的是学生的学籍档案资料，是关于其个人学历的证明以及就业工作的坚实保障。为此，档案管理不仅是对档案进行单纯的保护，更是为社会的发展与进步提高资源与数据。其次，档案管理为国家、企业单位以及事业单位的各项工作的开展实施提高便利条件。例如，人社部门管理的社会全体公民个人档案资料相对完整，为政府政策的落实以及工作的实施提供便利条件，极大地提升了工作效率。最后，档案管理是人力资源信息集中处，也是国家工作开展与落实的坚实基础，还是国家重要活动与政策实时记录的根本，能够为政府各项惠民、利民政策的提出提供参考资料。

二、档案管理创新的必要性

在数字化背景下，档案管理的创新性发展是非常关键的。传统的档案管理方式其主要是依靠人工进行管理与操作，从而导致工作效率低下，还极其容易出现档案资料的遗失或者存在误差，这也对档案信息资料的准确性与权威性有一定的不良影响。对档案管理工作进行创新性发展不仅是对其体制机制进行创新，还是帮助档案管理流程更加规范化、科学化以及效率化，让其符合时代、社会以及市场的发展。档案管理的创新性发展，其中包括思想与管理上的创新[3]。思想上的创新发展可以让档案管理人员转变其传统的管理观念，加强其工作效率；管理体制上的创新发展，让创新管理理念融入档案管理各个环节与流程之中。数字化时代背景下，档案管理需要在传统管理方式保持其优势，弱化其劣势的基础上结合现代时代发展下的档案管理方式对其进行创新性发展。管理制度的创新发展是一个长期发展过程，首先，档案管理工作者需要学习现代化网络信息技术以及提高其专业技术技巧能力，从而有利于传统的档案信息资料能够完全以数字化信息的方式存储在计算机上，以此来提高对于资料的调阅与搜索工作效率。其次，在强化档案管理方式中增加现代化管理意识。档案管理工作者有责任有义务对档案进行管控与整理，为以后对其资料的调阅与搜索提供便利条件。最后，档案管理创新还可以提高工作者对其工作的主动积极性，可以发挥资料的最大价值。

三、关于传统档案管理模式

1.传统档案管理种类

传统档案管理种类有以下三种。

第一，对档案进行统一集中化管理方式，此种管理方式一般适用于相对比较独立的档案管理部门，直接隶属于单位管理。此种管理方式的特点是该管理单位规模相对较大，且有着久远的历史，加入单位管理的交融面积较为广泛，还配制有专业性强的管理队伍以及有较为科学合理的档案管理措施[4]。其优点是工作效率高的同时成本开支低，为专职人员其培训以及学习提供便利条件，最大限度地充分利用和开发单位资源。但是其也存在一定的局限性，即此种管理方式对单位的硬性设备要求较高，且档案的提取流程比较复杂。

第二，单位按照各个管理部门对其档案实施分类分散管理方式，此种管理方式常见与隶属性单位之中。此种管理方式其优势在于可以使各个管理部门的工作独自进行，极大地增加了工作效率，减少在交接工作中出现错误的次数，等等。但是其也存在一定的局限，即各个部门之间的档案管理工作采取的方式不同，为之后的档案资料总结造成一定程度的不方便，还不利于单位对其历史档案资料实施集中鉴定管理以及销毁措施的开展。

第三，此种管理方式是前两种管理方式有机结合产生的，主要是指单位对档案管理实施统一调度，但是在具体管理操作环节给予每个部门有其独自的权利。每个档案所构成的部门对档案进行负责并对其开展分类统计管理，然后在集中将档案数目移交给单位档案管理部门备份的集中分散管理措施。此种管理方式不仅提高了各个部门对档案的有效利用率，还确保了单位对档案的整体控制。此种管理方式的优势在于管理方式极为灵活，便于对其进行统一的监管与领导，也提高了对档案资源的利用率。但是其局限在于对单位的集中管理能力特别是宏观管理观念有较高的水平与要求，同时在移交过程中，档案管理可能存在一些缺陷，对其完整性与安全性有一定的不良影响。

2.传统档案管理模式与数字化背景下档案管理模式比较分析

传统的档案管理方式的本体大部分均为纸质版，但是随着社会的不断进步，在电子文档的冲击下，传统档案管理方式应该结合新的时代要求作出使用的改善与转变来满足数字化背景下的信息化管理方式建立健全，需要档案管理部门对传统的管理方式进行重新地审查，建立创新性发展新思维模式，吸收传统档案管理方式的优点，再加上数字化时代档案管理的特征，推陈出新，革故鼎新。使档案管理工作更加符合数字化信息时代的新要求，坚持科学、绿色、开放以及合作共赢的发展理念，帮助档案管理工作更上一层。

尽管时代在变化，承载档案资源管理的载体在发展更新，但是在对档案管理其本质内容是绝对一致的。档案管理其工作流程分为六个环节，即收集、对收集的资料进行鉴定、将根据类别性质进行归档、然后对其进行保管、统计档案资料以及利用档案资源[5]。但是不管档案管理观念上对其管理方式是选择集中还是分散，在新的时代背景下都应该继续遵守。

按照档案资料文档本体载体选择的发展，顺应时代的变化选择相应的档案生命周期观念，在理论概念的产生与发展以及对其进行维护的环节中都应该从最初的阶段开始对其与传统档案管理方式进行区分。随着档案管理方法从最初的单一使用人工进行管理，到渐渐加入技术手段进行管理开始演变，同时其服务方式也在随之多样化发展。

四、数字化背景下档案管理的创新性发展意见

1.管理阶级管理意识的创新

对于档案管理创新首先应该从管理阶级的管理意识中出发，从根本上对其进行操作环节以及服务意识领域上的思想创新发展。如果管理阶级的工作者其创新意识相对落后于时代发展的脚步，则优质的管理设备以及软件不能合理使用。为此，应该以市场与数字化技术为基础，对工作者进行管理意义创新性发展，提高其管理技术技巧能力，从而对档案管理进行创新，优化服务功能。

2.创新性管理与培育储备人才

人才在档案管理过程中尤为关键，是不可缺少的成分。现代科技与数字化时代为档案管理创新发展提供了技术与物质上的支持与保障，但是在实际工作中所使用的仪器设备与计算机均需要人来对其进行操作，为此应该强化对人才的管理与培育，增加管理者信息化数字化技术能力的掌握以及实际操作过程中的流畅度，从而使档案管理可以实现现代化的发展与进步。单位需要从观念与思维等层面对人才进行管理、培养以及储备，从而使档案管理工作更加灵活。

3.创新性理论研究分析

此外，还应该提高管理者的职业道德修养与素质，提高其在档案管理的理论与知识储备量，实现理论上的档案管理创新性发展与转变，对理论与技术上进行研究与分析，将理论融入档案管理工作的实际运转之中，从而调整改善其体制机制的创新发展，使其具有完整性与安全性。

4.管理服务方式创新性发展改善

同时，管理者还应该科学运用创新管理观念以及结合其多年来档案管理所积累的丰富经验，来使用现代化的管理工具与技术，可以加强其管理质量水平。创新转变其服务理念，使其多样化、多元化发展。

5.建设与使用创新性硬件设备设施

硬件设备是档案管理工作中的关键设备仪器，为此，单位应该提高档案管理的预算，购买大量的硬件设备为其构建一个数字化工作环境，此外，还应该强化工作人员对数字化信息化技术的掌握能力以及学习能力，使档案管理数字化创新性发展，使其能够发挥其经济价值。

结语

综上所述，档案管理对于历史资料的整理与保持以及增加数据资源进一步丰富与充分利用均存在重要的意义。在数字化时代发展背景下，对档案管理创新性发展应该从管理阶级管理意义、建设与使用创新性硬件设备设施等方面进行改革与转变，使其能够顺应时代发展的潮流，满足适应社会与市场的需求，使其发展中创新，创新中发展。