信息时代的档案电子化管理初探

刘晓宇

（白城市图书馆，吉林 白城 137000）

档案管理需要与先进的技术相结合，采取信息化的管理模式，这样才有利于档案管理的良性发展。现如今，档案信息化建设已经得到了极大的普及，开发了大量的档案信息资源，档案信息基础设施也在快速的建设实施，互联网上大量的档案网站如雨后春笋般的出现。以往人工档案管理模式已经转变为信息化的管理模式，以往半封闭以及封闭式的管理模式，已经演变为现阶段的开放式管理，档案馆也具备了先进的信息服务功能。所以需要对档案信息电子化管理进行更加深入的探索。

一、档案信息电子化的概念界定

所谓档案信息电子化，就是利用计算机系统来整理、筛选、归纳纸质或机读形式的档案资料，进行深层次的加工，使其转变为信息化的二次文献资料，便于人们的使用。构建档案信息电子化系统，需要运用多项专业技术，多门学科的知识，各环节配套，各部门协作的方式来构建，是一个较为复杂的系统工程。新时代的到来使计算机技术得到了广泛普及，信息电子化、无纸化、办公自动化在社会各个领域中得到了极为广泛的应用。以往的档案管理模式也逐渐被摒弃，转向了信息电子化的档案管理模式，以往纸质的档案转变为了电子文件形式的档案，查阅方式也不再依赖于纸质查阅，而是利用计算机进行检索、打印、复制、下载。电子档案在大数据分析和管理过程中，可以实现快速的分析和查询结果[1]。因此，在现如今档案管理工作的发展过程中，档案信息电子化是大势所趋。

二、档案信息电子化的重要作用

其一，能够使计算机的作用得到充分发挥，提高设备利用率。现阶段，很多基层档案馆中的计算机系统开发过于简单，功能十分单一，只能进行文字打字贮存以及档案的著录，利用效率太低，导致大量的财力、人力、物力与精力被浪费，导致这些信息化设备没有做到物尽其用。其二，能够使二次文献信息加工时间得以缩短，使档案信息的时效性得到提升。一般通过选题、选材、编辑、出版的形式来手工进行信息加工，这种人为形式的工作周期过长，很容易出现信息失效的情况，对档案信息的实际应用价值带来了负面影响。档案信息电子化，可以使编者对机读形式的文件进行直接性的运用，通过计算机进行信息资料的加工，使二次文献能够快速出版。其三，能够实现一次投入多次产出。能够使信息加工过程中的经费限制得到突破。人工进行信息编研出版要花费很多的经费，仅通过上级拨款很难使经费问题得到彻底解决，并且在解决的过程中也会产生一系列新的问题。

三、现阶段档案信息电子化管理中存在的问题

1.重开发轻利用

很多单位的档案部门过于形式主义，只追求档案馆藏数字化的量，并未深入分析馆藏资源，数字化工作进行的非常盲目，极大地浪费了人力、物力、财力，并且导致档案信息资源建设过程中的精力被分散。信息数据的过量，会出现存储压力，会对基础设施建设带来负担。此外，部分单位的档案室在进行信息资源开发的过程中，没有选用优质的档案管理应用系统，只是按照既定的标准进行建设，对档案室的信息整合与共享极为不利，不利于档案信息资源的合理利用。

2.建设资金投入有限

网络通信设施与信息基础设施的配置，是开展档案信息工作的重中之重。需要对信息资源开发过程中的信息存储、信息共享以及信息安全等问题进行综合全面的考量，选用稳定性与安全性较强的网络设备与容量大的存储设备。例如，模数化终端组合电器、服务器、缩微影响数字化设备、高速扫描仪、光盘库、磁盘阵列、磁带机等。这些设备售价较贵，往往需要花费大量资金。很多单位在建设档案信息化的过程中资金不足，难以购置这些信息基础设施。因此，资金有限是阻碍档案基础设施建设的问题之一。

3.推广的管理软件品种过多

软件产品如果种类太过繁多，对区域的统一培训管理十分不利，并且会对区域档案信息共享与信息资源开发带来极大阻碍。现阶段市场上较多的单机版的档案管理软件，价格十分低廉，能够利用它们开展档案管理工作。但是对以后的档案信息化建设，无法有效适应。特别是较早期的一些管理软件，没有和CA系统进行数据互通的借口，缺乏网络使用拓展功能。

4.档案从业者信息化素质偏低

由于部分档案管理人员对电子信息技术的应用还不够了解，导致档案电子化管理技术还存在不少问题[2]。档案从业人员虽然进行了大量的关于档案信息化的教育培训，有着较高的档案信息意识，但是因为缺乏专业技能与专业教育，在实际操作与技术基础方面有很大的缺陷。很多档案工作者对于计算机系统的应用不够熟练，这对档案信息化工作的准确性与有效性带来了非常负面的影响。

四、优化档案信息电子化管理的几点对策

1.提高信息化建设意识

在进行基础设施建设的过程中，需要很多资金，并且见效周期较长。很多开展档案管理工作的主管部门与领导以及大众对档案信息化建设缺乏深入的认识，缺乏重视。这使得档案馆开展信息化建设的投入资金无法得到增加，所以需要开展大量的宣传工作。例如，大力建设相关网站，构建现行文件利用中心与爱国教育基地，使档案资源数据的社会利用率得到大幅度提升，从而使档案管理工作得到人们的重视，这样才能使全民的档案信息化意识得到大幅提升。只有彻底认同了信息化建设，才能促进档案信息化建设的发展，才能有效争取到大量的资金来开展基础建设。

2.多途径扩大资金投入

档案行政部门需要促进政府提高档案信息化建设的预算，将其列入到电子政府建设规划与地方信息化来获取大量的资金支持。档案信息化建设所需的资金量较大，档案馆不仅要依靠政府，还需要拓展思路，扩大资金投入范围，对全社会进行动员，多元化地吸纳资金，使档案信息化工程得到良好的发展。比如，可以与电信部门进行合作，得到在互联网资源方面的优惠或免费政策，和跨区域的大型IT公司进行合作，通过该公司的市场政策与形象开拓需求，获得较优惠的资源、技术与资金。

3.推广规范化档案管理软件

大多数信息化产品都会随着需求的改变而不断更新淘汰，但是档案管理软件没有这些特征。档案管理软件需要具备市场稳定性，并且与地区的特点相适应，能够在实际工作的过程中持续升级。关于档案管理软件的功能，需要与业务标准相符，软件的品牌并不重要。但是需要重视软件和实际工作以及区域特点相融合。另外，在档案馆之中，因特网、政务网以及局域网都取得了极大发展，在选用档案管理软件时需要能够与互联网操作相适应。很多地区的档案馆仍然选用单机版档案管理客户端，利用OA系统进行电子政务信息的采集后，需要进行管理归档，在单机版与OA间需要进行数据接口的安装。现阶段很多档案馆所应用的管理软件，没有这种加装数据接口的功能。因此，想要使电子文件归档与电子文件中心建设工作得到有效的实施，需要加强网络版档案管理软件的普及与推广。

4.注重档案信息安全管理

在进行档案数据库的汇编以及档案数字化建设时，往往会牵涉到著作权等方面，需要保护著作人的合法权益，并且促使知识与信息的服务范围。在开发档案信息资源的过程中，往往会引发很多的信息安全隐患。因此，需要对档案信息内容的安全有高度重视。对于牵涉到个人隐私、商业机密以及国家安全等方面的档案，很多是单行、单页、单份或者整卷机密文件，都需要进行严格的保密。针对这类机密性文件，在外放的过程中必须高度警惕，在数字化的过程中也要格外重视其安全性。需要对数据库与操作系统的安全性予以保障。对于那些安全级别很高的操作系统，需要异地备份或定期备份数据库，对数据库事务日志进行维护，实施非常严格的访问控制与用户身份鉴别等安全管理办法，从而有效杜绝因为人为原因以及系统问题所导致的数据损坏。需要高度关注建设档案管理互联网系统，互联网技术能够为档案管理带来很大便捷，档案信息的共享化是非常复杂的工程，主要包括了安全措施、总体设计、查询管理、设备选型、光盘备份、系统管理、软件开发、扫描录入、档案管理等工作，是一种软件与硬件并存的系统。因此，需要构建完善的档案查询系统，这样才能使档案管理安全管理效率得到大幅提升。在开展网络查询工作的过程中，使档案能够良好地进行网络传输。另外，还需要对电子档案管理工作进行卷内目录、操作目录、档案密级、系统环境等的细分管理，从而使档案信息共享与档案信息安全性得到大幅度提升。

5.强化档案人才队伍建设

计算机系统在现如今的档案管理工作中应用十分广泛，以往劳动密集型的档案管理工作，逐渐演变为了现阶段的知识密集型工作。因此，需要高技术、高水平的管理工作者来进行，精确地管理那些有较强专业性的档案，并且在提供档案数据信息的过程中，需要和需求者的要求相符。针对部分档案管理人才，给予高度注重，保证档案管理工作能够顺利落实[3]。只有具备专业的技能与知识水平，才能有效地胜任这些工作。档案管理部门需要运用多元化的方式，对档案管理工作者进行培训，使其深入的钻研计算机信息技术知识，使档案管理工作者的信息化管理水平得到大幅提升。这样才能使以往传统模式的档案管理工作，转变为现阶段的信息化管理模式。