数字化时代高校档案管理信息化建设

史 婧

（云南省昆明医科大学第二附属医院，云南 昆明 650000）

引言

我们都知道，档案管理工作是我国每一所高校教育管理中必不可缺的一项工作内容，在过去的几年时间里，高校已经掌握了比较丰富的档案管理经验，也逐渐形成了配套的工作机制，这为数字化时代进一步优化档案管理工作提供了必要的基础。在当前的大背景下，高校要加强对现代信息技术的学习和利用，将以往传统的档案管理变得更加便捷、更信息化，从而提升档案管理的整体水平。在以往的档案管理工作中普遍存在着这样那样的问题，比如管理的手段极其落后、管理的效率比较低、难以适应时代的发展以及服务体验差等等。因此，为了摆脱传统档案管理的弊端，笔者立足于高校的实际情况，在本文对数字化时代高校档案管理信息化建设进行了分析与探讨，希望可以为其他高校的档案管理工作提供相应的借鉴和参考[1]。

一、数字化时代推动高校档案信息化建设的现实意义分析

1.有利于顺应社会发展的需求

高校的档案信息化建设其实就是把现代化的管理软件当作是一个重要的依托，同时，还要借助最先进的科技手段，从而对档案中各方面的资源展开有序的整理，这样一来就可以让档案管理变得更加系统化、现代化。尤其是在近几年，数字化时代的发展非常迅速，而要想保障高校日常教育和管理各方面工作的有效开展，就必须加强对档案的信息化建设，不仅仅要改革传统的档案管理方法和模式，还要进一步转变档案管理的载体，这是因为以往对档案的人工整理和操作已经无法满足当前社会发展的实际需求，在一定程度上还抑制了高校档案管理水平的进一步提升。所以说，数字化时代推动高校档案信息化建设是当前的大势所趋，有利于顺应当前社会发展的总体需求。

2.是逐步优化高校档案管理模式的必经之路

高校档案管理的改革最重要的一点就是将以往的纸质档案逐步变成数字化档案。在当前的高校校园里面正在如火如荼地推广数字化，这样一来就实现了在档案管理中运用互联网软件，将档案中的文件归档之后，可以把与之有关的材料都上传至对应的网络管理平台，并让专门的管理人员来对这些网络上的档案文件展开一系列的检查、验收以及整理工作。总之，高校档案的信息化管理摆脱了以往人工操作的局限性，能够实现对档案文件的全程化、系统化的控制与管理，它是逐步优化高校档案管理模式的必经之路[2]。

3.是实现档案资源充分共享的基本条件

如果能够充分地发挥互联网技术的优势和特点，那么高校档案的信息化建设就可以更加完善，进一步实现网络化、数字化的程度，从而有利于对档案中的信息资源展开科学化与系统化的管理。在建设信息化档案的过程中，我们可以对相关文件展开快速、便捷的查找，甚至不用亲自到档案室，通过网络远程查找和搜索想要的档案资料，这样一来就可以实现档案资源的共享。除了高校之外，社会上的各行各业都加大了对档案的信息化建设，旨在最大限度发挥资源共享的特点，从而满足更多人的需求。

二、数字化时代高校档案管理信息化建设需要遵循的四个原则

1.可行性原则

一般而言，我们在对传统的档案资源进行改革时，应该立足于具体的情况，充分考虑数字化档案馆建设过程中可能会用到的人力、财力以及物力等各方面的投入，在此基础上进一步探讨一个最优的方案，从而对档案管理展开数字化、信息化的建设。需要注意的是，高校应该加强对全面、深入分析档案资源情况的重视，必须准确地掌握档案数据库所拥有的资源，这样做的目的是为了提高档案内容的完善性和系统性，才能为数字化的经费提供最大的保障。由此可见，我们在进行信息化建设的过程中必须遵循可行性的原则[3]。

2.科学性原则

在推动档案管理信息化的实际过程中，如果可以把所有信息资源数字化，那么就会促进对相关文化资源的继承和管理。但目前对档案资源的鉴定工作还处于比较落后的状态，这在一定程度上会造成高校档案管理室出现大量未经鉴定的档案，或者是在鉴定之后没有及时的销毁。如果想要把这些档案全部数字化管理，就会让管理和维护的工作量变得更大、更复杂，从而会造成对资金的浪费。因此，管理人员必须从具体情况出发，首先要做的是对档案管理室的全部档案资料进行全面、深入的筛选，从而进一步明确信息化的范围，对于具有明显特色的档案优先进行信息化的处理。

3.安全性原则

在数字化的时代中，高校的档案信息管理不再是以往由人工处理和操作，而是需要在网络上进行传播、查阅和利用，这就从侧面说明会出现一些信息泄露等问题，所以对档案的保密工作有着较大的难度。因此，高校需要针对档案中所包含的信息资源进行一系列安全性的工作，这就需要遵循安全性的原则，做好防泄、防丢、防系统遭受破坏这几个方面的工作，并运用科学、有效、并且安全的技术手段，比如可以通过数据加密、数据备份或者是制作相应的光盘等多种途径，来保证档案资源的安全性[4]。

4.用户至上的原则

一切档案信息的管理工作和活动都是为了满足用户的总体需求，可以说这些工作都是以人的出发点来开展的，最终目的就是可以为社会、为各种各样的人群提供更好的服务。所以，在推进档案信息化建设的过程中，必须充分根据用户的实际需求，从他们的角度出发，并对用户利用档案的需求和真实心理展开客观、深入的分析，进一步明确档案资源信息化建设中的优先处理内容，从而更好地为用户提供服务，满足他们的基础需求。这就说明需要遵循用户至上的原则。

三、数字化时代高校档案管理信息化建设的有效途径

1.适当地增加经费投入，进一步完善档案信息化的基础设施建设

作为高校，必须要设立相应的数据库服务器，同时，还要增添一些图文影像的扫描设备，而这些设备的建设需要对档案管理适当地增加经费方面的投入，除了上述这些，还可以增添数码摄像机等其他的一些系统软件设施，这样才能为档案的信息化管理提供必备软件基础，从而才能更好地开展档案信息管理。需要了解的是，这些档案管理软件必须要具备多种服务功能，具体来说，这些功能必须包含以下几点，如收集、存储、归档、整理、编目、检索等等，与此同时，必须能够主动适应多种操作系统的顺利运行，当然还要有具有安全的控制能力和交换数据的能力。所以，必须通过增加投入来增加信息管理系统的软件和硬件设施，这样才能进一步优化高校的档案信息化管理水平[5]。

2.加强档案网站的建立，积极开展馆藏档案数字化工作

推动档案信息化建设的一个重要基础，就是馆藏档案数字化，这在一定程度上会对档案信息资源整体的共享程度和利用性起着非常直接的影响。所以，馆藏档案数字化这项工作非常重要，而且其中的工作内容比较丰富，对于技术的要求也很高，必须增加人、物、财等各方面的投入与保障，同时，还要运用先进的、科学的信息技术手段，对其中的纸质、磁带以及照片等多种类型的档案进行数字化梳理，最终形成一份可以共享的电子档案将它们存储到数据库当中，进一步增强数据库的建设[6]。

3.加强档案信息化标准、规范化体系的建设

档案收集、整理、归档、利用的科学与技术性都需要标准、规范的档案管理作支持。而电子文件形成后，需要集中保管，并建立一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行，这是档案信息化建设的重点工程[7]。

4.有针对性地培养档案管理工作复合型人才

档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才，为适应信息化的需要，档案管理部门要培养既懂信息技术又精通档案业务的复合型人才。可以采取多种方式加强对在职档案人员进行网络知识、计算机技术的教育和培训，优化他们的知识结构，提高他们的业务水平。引进计算机专业人才，并对他们进行档案业务知识的培训。通过培养人才优化档案队伍整体结构[8]。

综上所述，通过本文的分析可以得知，在现代的数字化背景下对高校的档案管理进行信息化建设是一项非常紧迫的事情，我们必须对此高度重视，让档案管理由以往传统的方式向信息化的方向进行有效转变。高校必须结合自身的管理现状，汲取传统档案纸质管理的优势，并融入信息化管理。一方面是为了弥补传统管理中的不足，促进档案管理水平的整体提升。另一方面是为了更好地为学生提供服务，让档案信息管理变得更加便利、更加高效、更加系统化，最终促进档案管理整体工作水平的提升。