浅析疾病预防控制中心如何做好档案管理工作

龙 玲 蔡奕龙

（1.湖南省疾病预防控制中心，湖南 长沙 410005；2.湖南省肿瘤医院，湖南 长沙 410013）

一、疾病预防控制中心在进行档案管理工作时出现的问题

1.档案管理意识不足

疾病预防控制中心的档案管理工作本身就相对烦琐复杂，而在实际的工作过程中，档案管理人员不仅须保持较高的工作热情，还应具备良好的道德素养，以便能够对每一项档案管理任务都仔细认真地去负责。疾病预防控制中心能够为人们提供较好的基础卫生防疫服务，但是其对自身服务效益的提升却并没有给予一定的重视，他们认为档案管理工作对促进疾病预防控制中心工作的进行起不到实际的推动作用，所以许多控制中心都没有对自身的档案管理工作投入较多精力。因此，许多疾病预防控制中心的负责人都对档案管理工作缺乏重视，相关工作人员的档案管理意识都较为缺乏。一些控制中心认为档案管理仅仅只是某一部门的一部分工作内容，并没有形成专门的档案管理部门，这使得档案管理工作整体效率较为低下，很难发挥出应有的管理水平。

2.档案管理工作人员的综合素质较低

因为疾病预防控制中心的档案管理工作会涉及许多的文档材料，所以对档案管理人员的专业性和工作能力的要求都相对较高，然而从目前来看，多数疾病预防控制中心由于对档案管理工作的重视程度不够，相关工作人员也往往没有受到过专业的培训，理论知识不足，使得其在工作中经常出错且效率低下，这极大地影响了档案管理的准确性和可靠性。履行职责风险方面，存在档案管理人员身兼数职，疲于应付，难以全力开展档案管理等问题。除此之外，由于许多疾病预防控制中心的管理人员缺乏档案管理意识，致使其在工作中常常会出现应付的心理，从而档案管理工作出现不足和失误。

3.档案采集和管理的质量不高

首先是存在重归档现象。这主要是由于在进行档案的采集和管理过程中，缺乏有效的标准和完善的档案管理制度，因此各档案受到分类的影响，多以经验和理论为依据，没有以实际档案集中存在的问题为工作导向，进而解决实际问题，导致财务档案、认识档案、业务档案、党政档案等内容之间存在重复采集的情况。因采集重归档问题疾控中心档案管理的工作质量下降，甚至出现了档案交叉、含混不清的情况。档案管理模式相对单一，与疾控中心发展需求不适应。档案管理过程中一般按照历史时间为线索，对档案进行编排存档。这样的管理模式有利于对档案的查阅，但是却存在一个弊端，即难以保证所有档案之间的关联。因为如此做法以纵向的时间为节点，以单一时间的文件或者台账为档案信息，纵然能够串联疾控中心历史发展脉络，但是却难以在横线上展示当前中心工作的全部方面。因此，要加强疾控中心档案管理，需要在管理过程中体现“点、线、链、面”相互结合的档案管理理念，即由一事件出发，可查询前后关联事件、历年相关事件、历史同类事件，提高档案管理和查阅的效率。

4.信息化程度较低

随着当今信息化程度的高速发展，科技的进步使人们的生活更加简便快捷。档案管理也同样需要将最新技术融入工作之中，充分利用起计算机技术来进行档案的管理和存档，以便在日后的工作中能够随时进行查看且便于保存，同时还有利于提高档案管理工作的效率。从档案工作转型的角度来看，当前的档案工作倡导开展档案管理现代化建设，这是指通过信息化的手段，形成档案资源现代化的管理方式，包括档案数字化的保存，科学化的档案保护，流程化的档案管理和标准化的档案工作模式。但在实际中，大部分疾病预防控制中心还没有建立健全自身的档案管理制度，体系适应性很差且功能不够完善。因此，提高档案管理的信息化程度已迫在眉睫[1]。

5.资金投入不足

随着我国的经济发展日益迅速，我国对医疗服务建设的重视也已经逐渐增加，然而对疾病预防控制中心的建设投资却十分有限，除此之外，许多基层控制中心本身的设施就不足，配套设备也较为落后，因此，现阶段我国的疾病预防控制中心管理体系的建设还无法达到国家的要求，无法实现预期效果。在整体资金捉襟见肘，管理体系尚有待提高的情况下，对档案工作的专项资金支持也是不足。

二、提高疾病预防控制中心档案管理工作效率的对策及建议

1.建立健全档案管理制度

想要提高疾病控制中心档案管理工作的工作效率，首先就需要建立起一套较为完善的档案管理制度。根据我国疾病预防控制中心的工作性质和特点，并依据我国的《档案法》，建立起一套完整的档案管理制度，促使档案管理工作更加规范化的进行。第一，健全档案管理机构。重新树立疾控中心档案管理相关领导和人员的职责，通过明确分工、明晰人物，提高推进档案管理的组织性。明确组织结构工作制度，以此保证职责落实，及切实解决推进档案管理现代化过程中存在的问题。完善档案工作环境，加强硬件配备，实现议事有机构、机构有分工，职责有保证、工作有氛围。第二，明确档案录入和管理标准。明确档案信息的记录标准以及信息的分类标准，相关工作人员需要制定出一套统一的规范化标准，并严格根据工作管理标准和相关标准来进行工作，以确保存档材料的完整性及保密性，并最大限度地降低存档信息中的错误率，提高档案管理的工作效率。第三，健全档案管理机制。要按照国家档案管理规定及档案工作实际，以档案利用为依据，分类制定并完善制度和规程。根据档案公开限度，可以划分为公开或者不公开的档案，并兼顾保密原则和利用原则就两者制定不同的管理制度。再如根据部门和岗位性质，对不同人员设置不同的权限、操作规范等等，推动档案合理化利用，保证疾控中心档案管理的流畅性和档案内容的安全性。此外，还需要定期对档案资料进行审查，建立起责任到人体系，明确工作职责，从而对管理人员起到约束作用。

2.提高档案管理人员的综合素质

完善档案管理工作对工作人员提出了信息化、数字化等新要求，对此，档案管理人员首先应该转变工作理念，明确岗位定位，积极主动适应新形势，学习把握新要求，通过自我加压学习，提高自我能力，实现人岗匹配。在职业专业素养上，档案管理人员应该熟悉档案工作的方针政策、法律法规和标准规范，比较系统地掌握档案专业知识，拥有丰富的实践经验和科学决策能力，还要补充学习统计分析学科知识，使用Python、Stata等软件进行数据获取和管理，对大数据进行分析和预测，提升自身数据分析能力。而从疾控中心的角度看，需要以提高档案管理人员专业性和综合素质为出发点，多样化的组织相关培训、讲座和研讨活动，帮助档案管理人员提高素质能力，以更好地适应新时期工作的需要。聘用具备专业理论知识及具有相关工作经验的专家来对管理人员进行定期的培训，并将疾病控制中心档案管理工作的重要性进行讲解，为管理人员树立起档案管理意识，增强管理人员的理论知识，提高其解决问题的能力。只有这样，才能够提高管理人员的业务能力和综合素质，进而提高管理质量。同时，疾控中心也需要为档案管理人员考取资格证书提供机会和平台，并引导档案管理人员通过参与考试夯实基础，吸收新知识。同时，需在各类培训中渗透涉密教育内容，增强管理人员安全意识，为档案信息安全加固思想阀门。在日常工作中加强与地方档案管理领域、先进档案管理单位的合作与交流，学习各地方好的经验做法，打造成专业能力强的档案复合型人才队伍。在中心全体员工中开展档案知识普及，提高其他工作人员对档案管理工作重要性的认识，调动员工参与到档案管理工作的完善中来，形成全员合力，加强部门联动，为档案管理人员开展相关工作提供助力。

3.提高档案管理的信息化程度

将信息化技术融入疾病预防控制中心的档案管理工作中是提高档案管理工作效率的关键步骤，能够改善管理系统，充分利用起已存档的资料，并提高已存档资料的利用率。具体来说，可以建设数字档案室，这也是疾控中心实现档案信息化的必然要求。适合档案管理现代化要求的数字档案室不能只是纸质档案的机械加工和转化，而是应该构建一套适合疾控中心实际的档案管理系统，在计算机设备的帮助下，开展档案的收集、管理和借阅。其中，档案目录数据库和全文数据库应为数字档案室的核心，是档案工作得以从线下走到线上的基础。数字档案室需要多个部门的协同配合，从档案管理体制、标准规范、信息化基础设施、档案信息采集、档案数据录入和管理等全环节、全链条、全方位改变工作模式，形成管理现代、服务便捷、流程一体的全新档案管理模式。此外，还需配备诸如计算机、扫描仪等档案数字化工作的必要设备，为档案管理现代化工作提供强有力的后台保障。可以说在数字档案室中，需要并通过管理人员的相互融合与合作，达成统一共识，相互协作，提高办事效率和管理水平[2]。

4.加强档案工作的资金投入

不管是加强普通档案管理，还是建设数字档案，都离不开疾控中心在资金上的支持。尤其是数字档案建设，需要与疾控中心信息化建设统筹考虑。疾控中心在统筹信息化软硬件配备时需要充分考虑档案管理现代化发展的需求，做足预算，保障资金投入，以此为档案管理工作的现代化转型升级提供信息化的保障。疾控中心可以借鉴成立专项资金的做法，保证有限的预算不被其他事项占用，也提高档案管理信息化设备和系统采购效率和可控性。

结语

总而言之，档案管理工作是疾病预防控制中心工作中至关重要的工作内容，是促进疾病预防控制中心各项任务顺利完成的关键因素之一。如何提高疾病预防控制中心档案管理工作的工作效率是疾病预防控制中心做好管理工作的重中之重。通过不断地发现问题并及时地解决并改善问题能够为疾病预防控制中心管理工作的顺利进行提供帮助，并能够不断加快疾病预防控制中心的工作进度。