医院人事档案管理中存在的问题及对策探索

杨卜尔

（朝阳市中心医院，辽宁 朝阳 122000）

一、当前医院人事档案管理过程中存在的问题

1.人档分离现象比较严重，制约工作效率

在相关的人才流动的这一过程中，有部分单位为了防止人才外流，会对相关人员的档案进行扣押。这样做其实按照实际情况来讲，是不能达到留住人才这一目的的，同时，还可能会使得人才与原单位之间的关系比较僵，这样就会使得大多数的人才会放弃档案也要离开原来的工作单位，这样的结果往往是两败俱伤，医院没有使人才留下来，人才也没有拿到档案，造成人档分离的现象[1]。

一些人事代理人员的档案一般都是会放在人事代理处，这样也会使得人档分离。在目前医院中使用越来越多的编外人员，用人单位也会出现这样的现象，这样的人员数量越来越多，这种情况也是会给现在的医院的管理带来很多不方便的地方，这样也会使得工作效率受到一些影响。

一些员工被原单位解聘，或者是员工自行离职，双方没有进行及时的相关转移手续的办理，这样也会造成人档分离的现象。

2.医院人事档案管理不规范

在进行相关工作管理时，因为没有进行及时的规范，使得一些零散材料没有被及时地整理收集起来。这其中包括很多中不规范，比如相关的单位归档不及时管档的单位没有进行催要对于那些没有送交归档材料的部门没有完善的管理制度，不能有效地对其进行约束、管档单位与应档单位之间没有进行很好的沟通或者是缺少相应的管理制度，这些因素都会使得那些比较零散的资料不能被及时的归档。

在进行档案传递时期，缺乏齐全的手续或者是比较完整的资料，这样的现象经常存在。在进行转递时期没有填写相关的调档函，没有通过必要的机要通道或者是没有专人进行送递，甚至有一些单位会出现由本人递交人事档案，这是严重违反转递制度的行为。在进行转递工作之前，其零散的资料也没有被及时归档，相关的人事档案未进行及时的整理，这就使得相关档案是内容不够全面也不够完整，这样的现象经常发生，且没有相应的管理制度，使得在进行管理的时候感觉这个工作特别杂乱[2]。

针对于那些工作性质和工作类型不同的工作人员来说，在进行平时或者是进行检查时对其人事档案管理的程度的不一样的，有的比较严格，而有的就比较松散。比如对于编外人员和编内人员来说，他们的档案的管理标准就是不一样的，这样就会出现档案质量之间有所差异，好坏都有，鱼龙混杂。对于临时工或者退职退养或者是已经死亡的员工的档案管理就比较松懈。在进行档案管理的过程中，经常会出现一些问题，比如平时的检查结果与年底的检查标准不一样，这就使得在进行给管理的过程中，不能够很好地实现高标准和严要求的这一目标。目前。很多医院单位都是在进行检查工作之前才开始突击整理，在平时的时候基本上是不对这些进行好好管理的。

3.对于应届毕业生的档案管理比较混乱

医院单位每年都会招收一批应届毕业生，在对这些学生的人事资源管理时，就出现了比较混乱的情况，这也会对档案的规范化管理的深入推行产生很严重的影响，随着人事代理制度的不断推行，用人结构也发生了一定的变化，与其初衷相比，医院人事在其进行代理的过程中存在着一些问题。面对新毕业生的档案管理，代理中心与每一个基层单位在进行处理的时候意见不一致，对于研究生来说，他们的档案是分两部分，一部分在用人单位，另一部分在代理中心，这在对其进行工资确定、工龄以及预备党员的转正等几方面相关工作办理时就会出现不方便的现象，这一定会对工作效率产生一定的影响。根据近些年医院在对新员工录用情况的统计情况来看，医院相关的人事档案管理在对新员工的档案进行管理时出现了比较混乱的情况，这对于工作效率来说就产生了很大的影响，同时，对于档案的统一管理来说也没有提供方便有效的方法。如果想在这方面对工作效率有所提高，就需要要对不同的工作性质的人员的档案在管理时的相关要求要统一，同时，还需要制定统一的标准[3]。

4.缺乏信息化管理

目前，有部分领导没有对档案工作进行重视，其思想观念还没有进行实质性的转变。虽然目前大多数单位都是引进了比较先进的设备，但是这些设备并没有被好好利用，经常是变成了摆设，这样就使得相关的设备在实际的工作中没有发挥其真正的价值，这也对于管理工作来说没有起到帮助作用。有些单位引进这些设备的根本目的其实就是为了应付上一级的检查，等到相关的检查过去之后，设备就逐渐地变成了摆设，还有些是因为缺少对相关的人员进行设备的使用管理培训，在进行使用的时候也只是使用设备表面上有操作简单的功能，对于那些比较强大比较有效的功能没有进行完全的开发利用，这也使得在进行相关的档案管理时没有更好地进行信息化管理，现在的科学技术已经日渐发达了，信息化的手段能够帮助相关的档案管理工作收入大部分的人员信息，且在使用的时候是可以进行快速查找的，代替了传统的手写或者是纸质档案。但是因为缺少相关专业人员进行更好的操作，其就不能发挥其中比较有价值的作用[4]。

二、对医院人事档案管理工作进行加强并提出对策

1.加强宣传力度，提高档案意识

提高档案意识这对于档案工作来说是有着比较重要的推动作用的。档案意识与档案工作之间存在着比较密切的关系，二者之间相辅相成并且存在着制约关系。拥有良好的档案意识，才能在进行相关的工作时可以更好的完成，比如档案的资料的收集工作，及时地对这些资料进行收集才会使档案变得更加完整和准确，目前想提高档案意识的主要的有效手段就是进行宣传。这对于医院的人事档案工作来说也不例外。相关的工作人员对于医院所拥有的资源和机会要进行充分利用，比如向领导进行汇报工作或者是普及相关知识，及时地向相关领导进行有效的汇报，经常与领导进行交流，这样可以尽最大地努力去争取到领导的理解和支持。

领导重视到档案管理的重要性，这也是做好这一项工作的有效保障，这也是医院实现科学管理的前提条件。医院领导要把人事档案管理这一项工作作为重要内容进行切实执行，与医院的建设进行同步发展。同时，医院还需要积极宣传人事档案管理的意义，并且加强对相关法律的学习，这样可以使得医院职工都可以认识到其重要性，了解到档案是与医院的日常工作之间的联系是非常密切的，这样就可以更好地让大家对这一工作进行支持。

2.制定相关的管理制度

在这项工作的日常管理中，医院要制定相关的制度，这样可以使这一项工作得到更好的发展，在开展工作的时候按照制度办事。同时，还需要对此进行监督，这样可以使得相关的制度能够更好地被落实，并且取得一定的效果。在制定和完善一系列的相关的制度的同时，还需要对此进行严格执行，在制度下做到公平公正，维护制度可以更好地发挥其效力。还需要对人事档案进行保密工作，同时，还需要对这些档案进行合理的开发和利用。要对工作人员的岗位职责进行进一步的明确，并且还需要制定相关的工作规范，严格按照工作规范开展工作，进一步地规范自己的工作行为，这样可以做到从制度上解决漏洞。档案的管理部门要与材料部门之间加强沟通和联系。根据科室的实际情况，建立与其匹配的档案收集网络系统，这样可以使得收集工作变得更加程序化以及制度化[5]。

三、加强人事档案管理的业务建设

1.收集资料要做到全面细致及时

在进行档案材料的收集工作时，相关工作工作人员要注重平时的工作。在开展工作时，要做到及时收集，同时，还要注意的是在进行收集工作时候一定要全面细致。对此还要提出相关要求，在一个月之内及时把相关材料归档，这样可以不断地使干部的档案内容能够进一步的充实，同时，也对其信息量进行了扩展。

2.认真审查归档材料

为了确保所收集的资料是真实准确的，在进行材料的归档时，相关的管理人员要按照相关的规定严格办事，坚持真理原则。对材料的内容进行仔细的审查和筛选。

3.严格按照标准执行

在对材料进行整理的过程中，要学习相关的档案整理的新方法。每隔一段时间，相关部门都要抽出时间按照相关的原则对人事档案进行整理，这样可以使得档案能够更加清晰有序。

四、建立专业化人事档案管理团队

档案工作者的综合素质在某种程度上决定着这项工作的管理水平。因此，必须要对相关的管理人员进行培训，使他们更加具有专业化的素质，并且用科学的思维和积极的态度来更好地开展这项工作。通过加强对相关工作人员进行专业培训使得其具有现代化档案管理的能力有所提升。

档案管理工作者要具备良好的从业态度以及敬业精神，积极地掌握相关工作的新知识和技术，对医院档案管理的现代化所包含的具体内容进行及时深刻的了解。医院举办必要的业务培训会，对相关的工作人员进行更加全面的业务培训，这样可以使得从事这项工作的工作人员能够掌握基本技能。

结语

总的来说，医院人事档案管理工作在整个医院的发展中都处于比较重要的地位，其作用也会跟随着医院的发展有所体现。重视和加强这一项工作都是符合现在的时代发展需求的，人事档案管理工作也推动着医院的全方位的发展