试论信息化时代学生学籍档案管理的数字化发展

程庆萍

（山东服装职业学院，山东 泰安 271000）

一、概述档案管理数据化的本质

在大数据时代中将传统的纸质数据进行数据化，保存网络等有关媒介中并利用有关软件和程序进行统一管理、调用以及转移，便是数字化的本质。在整个数字化的流程中一般使用扫描仪或者人工输入的方式将纸质文字转换为字节，传输于网络之上，再利用rar、zip和7z等方式将数据压缩后存储于云盘之中，又或者转换为数据库，从引导到协调统一管理后再储存于有关系统中，前者的使用频率大于后者。而学生的学籍档案在传统中是由牛皮纸进行包封，利用快递等运输方法进行传递，由一个学校运往另一个学校。这种传统的方法耗时耗力并且及时性不强，调动周期极长，因此，将学生的学籍档案转换为数据储存于网络等媒介中，利用程序等方式进行统一协调管理的方式便是学生学籍档案管理的数字化发展[1]。

二、档案管理数字化发展面临的问题

1.传统数据依旧盛行，数字化发展程度不高

因为历史的原因科技的普及程度并不算太高，先进的科技造价高昂，并没有大幅度适用。只是在近几年科技发展迅速，半导体、晶圆和工艺流程等有关流程的造价伴随着科技的提高而下降，从而具备了数字化发展的前提。但这些情况都是近几年的情况，若想在朝夕之间便完成数字化的普及还不太现实。近几年是传统与创新接轨的时间段，位于传统信息大量残留而新兴科技暂未崛起的潮流中。因此，大量学生学籍的档案依旧由牛皮纸进行包封，需要庞大的人手进行扫描或者手工输入，将数据传输于网络之中。就目前而言学生的档案数量依旧庞大，并无法轻易地传输于网络之上，需要时间进行接轨延候[2]。

2.档案管理系统未完善

近观几年可以发现大部分学校开始实行学生学籍的数字化，并开始适用有关的电子学籍。但就目前而言，学校只是简单地将学生学籍进行数字化，并没有一套科学有效的管理系统。虽然部分学校已经着手有关的管理系统，但并未取得太大的作用。档案管理系统所作用的范围极其广阔，并不仅仅是简单的转移、收纳和提取学生学籍，更需要对学生学籍进行有效性检查，检查学生学籍是否真实或者是否出错，具体至调用学籍中的每一条信息，还需要对接至网络的总站，方便学校观察和有关人员进行调动，起到实质性的便利作用。但这是一个庞大的工程对目前学校而言并不轻松，学校在现阶段也只能建立简单的操作系统，需要一定的时间伴随科技成长而完善，最后在管理中起到决定性的作用，而非目前的辅助性作用。

3.专业人员不足，普及程度不高

因为科技具有专业性，所以在学生学籍档案管理的数字化发展过程中若专业人员不足，就很可能导致出现不必要的麻烦，例如扫描仪的使用，若无专业人员进行指导，很可能导致扫描上传的数据不清晰，不符合规则标准，迫不得已进行反驳重拍。还有半导体固态硬盘等存储的物件，若无专业指导且普及程度不高的情况下很可能导致工作人员不知如何对接插口，无法读取固态硬盘中的数据，又或者工作人员调动数据库中的数据时不知如何操作，迟迟无法读取，最后影响到工作效率。一个数据库极为庞大而学校方面的缺陷在于专业人员稀少，有关数据库的专业知识普及程度不高，导致很大部分的工作量只能积压于工作人员身上，如此反复之下便导致学生学籍档案管理的数字化发展迟迟没有进展[3]。

4.学生学籍的保护安全系数不高

因为网络环境的问题，现阶段网络盛行着黑客和骇客等网络专业有关人员，而在数据库的前期建立中数据库的安全防护措施并不强，也就意味着数据库内的数据有可能被直接查看或者丢失，造成安全性问题，还有工作人员的安全意识很可能存在不足，并不从头至尾认真防护好数据库，无法确保数据的安全。

三、档案管理数字化发展采取的措施

有安全问题自然就需做出有关保护措施，对症下药从而建立完善档案管理系统，完成学生学籍档案管理的数字化发展，从大方向出发，目前所能采取的促进措施主要分为以下几个方面。

1.促进学生学籍档案管理信息化

相较传统学生学籍的档案管理，在信息化的现代必须推进扫描仪的使用，促进信息化有关的资料进行普及，确保传统纸质档案能加速转化为电子数据，保证数据能技术流通且有专属空间进行储存。对于档案管理内部也需要进行专业知识的科普，让每一个工作人员都能了解一定的专业知识，确保面对突发情况能有一定的操作能力和日常情况下有一定的协调能力，并制定原则让原则在工作人员中流传，让每一个员工都清楚底线、框架和管理方案，让学生学籍档案管理信息化的脚步加快[4]。

2.增大档案管理研究的投入资金

一切的设备、程序和软件都是建立于研究资金的基础上，只有研究资金充足学生学籍的档案管理数字化发展才有可能。单从设备出发，现在的电子化设备基本都是建立于半导体之上，一个好的半导体可以用于硬盘建设，提供大额的存储空间，还能用于设备打造来提供视频现实和核心运转，可以说半导体在设备中占据半壁江山。但是半导体的开发极其艰难，从而导致半导体设备造价高昂，还有各种技术瓶颈的原因导致数字化发展有关设备的售价极高，若学校对档案管理研究的投入资金不足，有关设备无法购买，那么建立有关的档案管理系统无异于痴人说梦，完全无法实现。因此，需要大幅度增加资金投入才能使学校从容地应对以上问题。

3.加强档案管理系统数据库的安全保障

对于学校而言，建立档案管理系统的第一步便是加强对数据库的保护。数据库是档案管理系统的核心，若保护措施不足导致数据库被技术人员攻破，对其中所蕴含的数据进行篡改，那么如此行为所造成的后果完全无法想象，极有可能给学生个人甚至学校带来巨大的危害。因此，加强数据库的安全保障第一件事就是聘请有关的专业人员，对数据库进行巡查和建立更加强大的数据库防火墙，但单单只是应对外来攻击并不足够，也需对数据库内部进行安全防护避免工作人员泄密等问题，通过增大薪资等办法增强工作人员的内心归属感，还需增大法律知识的普及，宣传泄露学生学籍数据的后果从而让工作人员建立有关的危险意识，双重方案确保数据库的安全。

4.全力培养档案管理工作人员

工作人员是建立档案管理系统的关键，只有具备专业知识的工作人员才能从根部出发对档案管理系统进行调度，也只有具备专业知识的工作人员才能最大限度地完成日常任务。对学校而言，需要联合一定的企业或者开设一定的专业对人才进行培养，从他们的认知观念到知识细节再到整体的原则和框架进行优化，让他们对于档案管理系统有更深层次的研究，从学校的角度出发对学生学籍的档案管理进行数字化发展，以便利学校为目的进行调度，最后完成学校寄托的厚望。学校不仅仅需要完善相关的培养制度，还需从外引进一批成熟的技术人才，应对现在和未来的技术要求。

5.制定数字化标准，加速资料提取效率

学生学籍档案管理的数字化发展中最重要的是建立标准体系，例如设立严格的格式，从学生的姓名开始建立标准填入格式并建立有关的标识码，方便数据提取的同时优化档案管理系统的读取程序，按照一定的标准格式对数据进行管理。建立有关的数字化标准的根本目的在于优化工作效率，让档案的严格性上升，不至于导致工作人员调动数据时产生混乱，最后导致工作效率大大下降。不仅如此，档案管理系统也需优化技术服务，利用数字化标准进行动态管理，让有关学籍不断输入学校档案管理系统中，还能不断输出学生学籍对接企业服务中心，中间也需建立体系进行资料读取，避免出现因为标准错误而导致学籍无效的情况，降低学校和学生个人所需要面对的风险，增大资料移动及时性，确保不会耽搁延误重要事物。

6.更改档案管理体系，优化服务体验

因为数字化的档案管理系统相较于传统的牛皮纸学籍人工管理，数字化的档案管理系统不再经受材质的限制，不会因为环境的原因而导致纸质资料变质，方便数据储存，同时，更方便数据外展，不再局限于学校的档案管理而起不到真正的数据作用，具备一定的向外延伸性，数据的体系也从局限性变为全范围性，更加方便学生学籍的调动从而更加顺利对接第三方数据库，大大更改档案管理体系达到服务体验优化的目的。相较之以往档案管理体系的更改促使学生的学籍调用不再被动，需要学生经常性带领有关工作人员进入学校调取学籍，只需通过特定的设备进行数据库探查即可。大大改进学生的使用体验，同时，还能收集学生的建议进行数据库改进，达到双方优化的作用，既方便服务学生也方便服务学校。

结语

综上所述，在如今信息化时代下，学校不应该局限于传统的档案管理，应该利用现代科技帮助数字化发展学生学籍档案管理，用现代科技优化使用体验，但这些前提都需要保障资金的投入充足，有足够的专业人员投入确保数字化发展的进度，更需要保障档案管理系统的安全性。做到从学校出发、从学生出发和从现在出发的目标进行服务优化。因此，完全有理由相信数字化的学校档案管理系统对学生学籍管理会起到巨大的促进作用，甚至对全社会都会起到一定的推动作用。