基于信息时代背景下学校档案管理的创新途径研究

江 东 马守芹

（1.山东第一医科大学（省医学科学院），山东 济南 250000；2.山东济南锦坪学校，山东 济南 250014）

学校的档案管理通常就能体现各层次的学校每个阶段的工作方面与活动状况，发展态势的必须具有的因素，随着高新技术的在档案管理中的运用，往往会使档案管理存在的问题层出不穷，那么就要对档案管理流程进行创新与规范，并落实信息化标准，实现档案管理的实效性与高效性，以适应现代社会的发展要求。

一、学校档案管理信息化建设存在的问题

1.档案管理体制陈旧

许多学校的档案管理方式依旧的以传统手工艺制作为工作方式，档案材料管理的信息发展、科技进程推进都比较慢，而档案管理方面没有制定具体的标准，操作起来各家使用自己操作办法，造成了很大的人员方面和资源方面的浪费、财产资源与物品资源浪费，不符合构建节约型社会的规则出发。越来越多的学校有着比较分散的档案存放管理规则，比如教务处、财务部门的账簿管理、人事档案管理等部门它们都有自已的档案存放处，档案管理运行体制的老化也往往也会导致档案管理工作很难更好地开展成科学规范化标准、制度统一化，并且各种数据的衔接和资源的重复利用也不很高，不可能方便各种数据和资源共同 普及[1]。

2.档案管理形式单一

信息化档案管理建设与其形式、内容有着密切联系，大多数学校的档案管理结构单一，缺少个性特征。比如各层次的学校有着较大量的比例的文书档案材料，但针对教学、科技研究以及学校培养的毕业生状况等方面的档案所占比例低等因素，这种人事材料档案层次结构往往会导致档案信息的开发与利用方面范围变得非常狭小，很难适应当今社会发展现代社会对档案科学化信息的更多样化功能的满足和要求[2]。“一个大的模式”成为各级学校档案管理的共同毛病，档案平时记录总是只注重老师和员工的政治身份地位、成长过程和思想现状表现，不怎么常见有对个人的道德标准、能力素养等等各方面的记载，这种档案管理的形式缺乏个性特征，不利于档案管理信息化建设得更一深层次研究与开发利用。

3.档案管理开发利用落后于社会发展的需求

各层次学校档案管理的信息化建设离不开档案数字化的硬性发展，但从目前大部分学校来看，普遍存在着数字档案资源缺少，维护保养成本居高不下，利用效率过低的矛盾总是存在。就其原因来说，是因为该层次的学校仍然采用旧的管理方式和操作方式来进行档案管理，不仅利用档案的水平低，而且成果积累度明显不够，主要精力放在档案材料的收集与归类和档案材料备份检查上，搞得档案管理提供方面的信息利用服务方式难以满足新时代社会发展的要求。

4.档案管理者重视程度偏弱

学校对档案管理的管理的重视程度不够往往体现在财政资金投入上不到位，并且还被常常挪用，大多数学校档案管理方面的基础设备年久失修或更换，并且很多的学校没有专门的运作档案方面电脑设备系统，常常都是利用淘汰的办公微机来代替或应付上上级检查使用。信息化档案管理的建设者们就需要大量地开发运用信息化软件建设、建立数据库备份系统维护，同时还需要各层次的进行大量人员资源的配置到位，软硬件设备竞标与政府购置等等，而这些内容往往和财政投入的资金大力支持是紧密相连的[3]。

5.档案管理规范度低

统一化、标准化、规范法意识的鲜有是当今各层次学校档案管理普遍存在的通病。档案信息化建设出发点就是为了在社会大数据库中共同享用档案信息的交换利用，使档案资源能够更加地被研究和使用，而这方面的信息资源的共同使用，需要在各个部门建立统一的档案管理信息规范化、系统化各各层次，运用起一个统一的使用规范，用这个方式建立的想实现的制度标准往往是实现数字化、信息化档案管理的前期条件。但对于现在的各层次学校档案管理规范度不高，有关标准要求缺乏通用性与实用性，使得档案材料管理信息的快速化建设缺乏制度与财政资金的保障支持[4]。

二、学校档案管理的规范创新途径

1.完善档案管理体制

学校档案管理体制的完善与健全需要严格遵守国家颁布的《归档文件整理规则》进行。首先，要求加强档案材料管理操作程序进行明确，不仅仅是为了建立档案材料管理工作数据，同时还需要对各个部门的相应职责进行进一步的明确，将工作内容落实到每个人身上，并对工作中可能出现的矛盾与问题提前预测和苗头性的问题及时处理；其次，需要对结学校各种状况形成一个优良的档案管理体制机制。比如，针对学生与教师数量不多的学校，可以将人事档案划分为人事档案材料室或者档案管理室，这样就方便于管理与运用，并且能够有效避免管理上的凌乱不堪。相对于层次高人员多的档案室，其档案类别广且数量也多，极少的时间无法对其进行更新维护和升级，所以可以将工作的重心运用在工作流程维护和制度的执行上；最后，学校还应当建立各种制度来对应，举例说明：人员制度管理、交接档案规则、保存与维护利用说明、安全消防保密制度等方面，就能使档案管理体制更大化地发挥其自身价值所在。在档案管理中，实现规范化管理的主要方面就是对档案管理各项制度进行进一步的修订和完备，拥有完整的规章和制度规范是能够将档案管理工作的随意性降低的，使得档案加强管理开展起来能有条不序的按照设定的规则进行，促使档案管理工作的稳定可长期发展。往往是规章制度在制定装册后，还需要更加地严格按照规章制度来落实相关方面的工作，同时在后面的各项管理工作中，根据现实发展情况来对规章制度进行合理的调整与修订完善是分不开的，促使其管理制度模式能够不断得到优化和更新。而且学校还需要持续不断地加强对现有档案管理工作的考核工作与评价综合验收工作的双机并行，根据管理制度落实、管理效率提高、实际工作需求等方面的内容来设计全面的工作进度标准；最后，档案管理者还需要对自身的思想状况与工作态度进行合理的调整，对从业者工作性质和工作职责在十分了解和把握的基础上，同时积极收集学习社会上的各项新的信息技术资料，并在认真负责的工作态度下不断改进管理方式，使得学校所有门类都能够对自身所需的资料进行资源利用，进而提高档案的使用效率。

2.提高档案管理价值

避免档案出现“一个大的模式”、鲜有突出个性的情况发生，学校最大化的提高档案管理目标，解决好要能够反映人员的个人亲身经历、优良品德作风以及政治思想表现，还更多地能更好地表现个人专业技术水准、业余爱好、研究水准以及知识架构等等，加强管理人员的职业特长与个性的培养。

3.推进档案管理开发

首先，学校可以用最基本材料来构建信息数据库建设，建立的过程中就需要确保档案数据库存信息资料的绝对真实与完整性，一旦出现档案数据的各方面与原始材料档案保存记录不相符的情况发生时，这就需要对其存在性进行仔细筛查与去伪存真；其次，在将纸质档案材料转变成电子数据档案的转换过程中，要更加地需要确保档案信息的准确程度与完整的统一性方面；最后，档案资料内容需要全面详实且非常的准确。以此为前提对档案管理进行开发，建立起有度的差异查询、对比、判断研判以及归类的检索工具，除此之外，档案管理信息化建设者还需要为实现资源共同运用而加大规范，往往要保护职工在使用资源共享方面更加方便的前提下，加大对各种资源调用的规范性进行明确表示，加强大数据共用。同时需要尽可能地消除资源共享所带来的安全不稳定因素，严格地来执行局域网内和外网的隔开，不定期进行备份数据和维护，提升职工的身份信息安全与网络运用的安全保护意识。

4.加大管理资金投入力度

学校的主要负责人必须有认识档案管理信息化建设的重要性的认识程度，并给予高度的支持力度，将档案管理信息化建设方面所需要的专项资金投入纳入学校的财政预算当中去，并尽最大可能地将其经常化划拨、制度化以及专项化保障范围。

5.规范档案管理水准

为了更好地提升档案管理信息化的总水准，在档案信息化建设发展的整个顺序中，各级学校都急需要注重相关的标准规范的制定与推行，同时就需要研发者有着统一的规范标准与管理的应用相同的软件而使用。首先，这就要求对档案管理标准规范进行制定、规划，运用一致的使用标准来促电子数据的排序、使用、转发、保存的有序化，从而减少重复建设、各自为政的情况；其次，应对系统软硬件设施进行整理，像文件数据保存库、档案不同种的数据备份压缩包，数据的更新与交换、安全密码锁的使用等等。

结语

档案管理的信息化、规范化建设的前提条件是规范化与创新并存发展，学校应当具有先进的管理意识和担当精神，不断地与社会接轨修订建立各项档案制度和档案规范，创新管理方式，通过成熟的网络技术与完善完全的的软硬件机器工具来提高档案管理信息化提高水平，从而更好地加强为学校科学研究、教学质量、师德水平的提高而服好务。