科技期刊档案管理工作数字化探讨

赵范心

（中国机械工程学会，北京 100048）

前言

科技期刊是科研成果交流和展示的重要载体，是人类科技成果交流的重要平台。在科技期刊的日常工作运营中，形成和累积了大量的数据资料，对这些数据资料的分类、存储、分析即是科技期刊档案管理工作。为适应数字化、智能化的发展需求，做好科技期刊的档案信息的资源整合工作十分重要。科技期刊记录了一个国家在某个专业领域的发展历程，学术期刊的发展史承载着该专业领域的研究发展史，故而学术期刊的档案资料不仅蕴含了时代和历史意义，更是包含了诸多珍贵的科技历史材料，对当今乃至后世都有着积极重要的意义。随着数字化的发展，融合发展已成为期刊发展的重要方向。在推进期刊融合发展的具体工作中，海量数据信息的生成，对科技期刊的档案管理工作提出了全新的要求。期刊积累的作者库、专家库、企业库的大数据分析，有助于扩大学会会员、争取广告资源；历史性档案的融合管理，有利于总结学会办刊历史沿革及期刊纪念刊的回顾整理；包括对投稿方向、作者单位、审稿专家、退稿、撤稿档案的归并研究等对期刊提供有效的大数据参考。做好学术期刊档案的规范化管理，对行业发展而言有着不可替代的意义。

一、科技期刊档案管理工作数字化的必要性

1.信息技术的发展使得期刊工作流程、数据的产生存储数字化、信息化

科技期刊见证着科技发展的历程，极具研究价值。有效地存储、开发、利用好科技期刊的档案信息资源，具有十分重要的意义[1]。长期以来，期刊的档案资料多采用传统模式，习惯性将纸质文档存储在档案室，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力、物力，而且容易出现错误[2]。再者，纸质档案随着时间的流逝，因为材质的关系，会出现氧化、模糊等问题，不利于永久存储。随着技术发展，与传统档案管理不同的数据对象的出现，为档案信息管理带来新的机遇与挑战。

数码扫描技术出现后，将传统的档案数字化，对其立卷编目，借助存储系统，为每个文档打上数个数码电子标签，如年份、类别，在调用的时候可根据需求输入关键词调出所需档案，便于查阅者使用，提高检索效率[3]。

科技期刊为不断适应现代传播技术的发展，工作流程和工具都在不断迭代更新。尤其是在计算机技术广泛应用之后，科技期刊的投稿、审稿、出版流程都发生了质的变化。从原来的信件邮寄往来的方式到后来投审稿系统的普遍应用，科技期刊档案的主要载体也由原来的纸介形式转变为电子的形式。而随着检索系统的出现和完善，极大程度地便利了档案信息的查阅，极大程度地节约了档案信息的存储和检索成本，这一形式的变化，使得历史档案信息的电子化和与现有电子档案信息的数字化管理成为必要。在复杂的数据管理格局下，协同管理是管理好电子文档的必由之路[4]。

2.数据新形式层出不穷

近年来，国家主管部门相继出台了融合出版的相关规定和要求，新形势下融合出版已成为科技期刊发展的主要方向。科技期刊的出版内容不再局限于文稿，而是出现了以音频、视频、程序为辅助的多媒体出版内容。相应地传播形式也发生了翻天覆地的变化，纸刊不再是主要的流通传播渠道，取而代之的是更为便捷、迅速、受众更广泛、包含更多多媒体内容的电子文件的传播形式。新技术的不断涌现和迭代，期刊档案信息的处理技术和对象也发生了变革。做好期刊档案信息的管理工作，就必须及时调整工作方法，及时了解新的数据形式和信息载体及运行程序。

3.远超过往数量的海量信息的生成

与传统期刊出版不一样的是，期刊数字化发展使得期刊数字档案信息海量诞生。在信息爆炸这一时代，海量的信息被生产出来，远超过往任一时代。鉴于这一时代的特点，这些海量信息的载体或是音频或是视频或是程序，不再局限于文字。这些更具有价值的信息的留存成了科技期刊档案信息管理的主要任务。

二、科技期刊档案管理工作数字化的问题

1.期刊数据的分散，没有统一管理

目前主办单位所属的期刊由不同的承办单位承办。由于各单位的情况不同，要求不同，各个期刊在存储管理本刊档案数据方面的工作机制和要求也不尽相同，更为严重的是，这种各自管理的情况，使得期刊间的信息被动地形成天然物理隔绝，互不相通。这种独立的存储现状对主办单位对期刊档案数据的协同管理带来了工作难度，且不利于主办单位对档案信息的整合，也阻碍了期刊间某些资源的共享利用。

2.期刊数据格式缺乏统一的标准

随着数字化发展而形成的新的数据形式出现不过十几年甚至几年的时间，还处于摸索阶段，尚未形成统一的行业标准，甚至于各期刊合作的各数据制造公司有自己的标准要求，在运行数据时，所需要使用的应用软件也五花八门。这种期刊间的不统一为主办单位在整合档案信息的具体工作带来难度和不便。所以作为主办单位对下属期刊制定统一标准和要求成为需要迫切进行的工作。

3.档案部门的技术支撑能力不足

实现将扫描的期刊纸质的档案，或是录入的声像等信息档案资料存储到计算机数据库中，一是需要用于存储的硬件；二是需要相应的计算机软件[1]。有关硬件包括电脑设备、扫描设备、数码相机等；计算机软件则是专门针对期刊档案管理进行开发设计的管理软件。目前很多档案管理部门的工作仍将重心放在纸质档案的归档上，对档案信息数字化、信息化、规范化管理缺少相应的机制和技术支撑。一些管理人员已经习惯了采用传统的方式进行相应的档案信息管理工作，对数字化技术的应用很陌生，再者部分档案管理部门缺乏组织对人员进行数字化技术培训，这都使得当下档案信息管理部门出现了数字化技术支撑能力不足的问题。然而新形势下的数据管理人员，不仅需要有档案管理方面的知识储备，还需要对数字信息技术方面有所涉猎，并需要具备一定的数字信息技术层面的处理能力。

4.期刊档案数字化管理中的信息安全问题

数字化管理有着传统档案管理无可比拟的优势和功能，但是在对期刊档案进行数字化管理过程中，极易出现由于管理机制不完善而出现的信息安全问题，尤其需要警惕黑客攻击和病毒感染的问题，使所存储的档案信息出现安全隐患，导致档案信息丢失、失真等问题。在网络传输过程中，由于互联网开放性的特点，传输的信息也容易被盗窃、篡改、伪造，给科技期刊的作者、专家带来伤害，影响期刊的利益。故而信息安全问题也是期刊档案数字化管理中急需重视的问题。

三、科技期刊档案管理工作数字化的解决措施和途径

1.制定统一的数据要求和标准

作为主办主管部门，需要对当前期刊的档案存储现状的共性和个性特征进行调研，摸清形式，根据实际情况，建立统一的数据存储标准，对数据上传的格式和名称进行统一要求，定时、定期要求下属期刊按照规定提交符合要求的相关信息。建立专人专项负责制，并定期对下属期刊的档案上传工作进行督促。形成一种可考核的主办单位与期刊编辑部之间的良性的记录关系。

2.使用高性能的科技期刊档案管理系统

统一的档案管理系统是对期刊档案信息的集成管理、资源共享、进行大数据分析的重要前提。故而作为期刊的主办单位，需要针对期刊的实际运营情况，与合适的技术公司进行合作，选择能满足实际使用需求、操作便利的档案管理软件系统，提升工作效率，起到事半功倍的效果。方便期刊各编辑部对所属期刊信息在该平台上配合主办单位对档案信息进行协同管理。

3.加强数据管理制度化建设，落实数字处理技术人员 培训

期刊电子档案的收集、积累、整理、归档、存储、利用等各环节，都有出现信息更改、丢失的可能，而一旦出现问题，又不太容易被发现，故而期刊数据管理需要建立一套行之有效的安全保障措施，从制度上规避安全问题的出现。在数据档案上传归档过程中要权责分明，责任到人，确保落实各阶段的审批手续，对在积累、使用中出现的一切变更都应记录在案，服务器后台数据可查。积极组织相关人员的技术培训，以便适应日新月异的技术手段或版本更新。

结语

随着信息化的到来纸质档案已经无法满足人们的需求。计算机的使用产生的大量的数字档案，使其通过互联网使实现了共享，更好地为人们的生活和科技服务。信息化的建设有利的推动了科技期刊的发展，科技期刊的档案管理工作也随之数字化、多元化。科技期刊在档案管理工作数字化过程中，需要加强制度建设、标准建设，同时，还需要注意对档案管理人员的培训使其适应新形势下的期刊档案管理工作。