新修订档案法背景下企业档案工作探析

袁欣凯

（上海斯达瑞船舶海洋工程服务有限公司，上海201203）

0 前 言

2020年6 月20 日， 第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》［1］， 国家主席习近平签署第 47 号主席令予以公布，自2021 年1 月1 日起正式施行。 这是档案法自1988 年1 月1 日颁布以来的第一次修订，是为了档案工作适应国家档案管理新需求以及档案管理现代化治理而做出的规定。 在我国经济、社会和科技日新月异发展的背景下，作为我国法律体系的一部分，新修订档案法（以下简称“新档案法”）在为企事业单位档案工作提供坚强保障的同时，也对企事业单位的档案工作人员提出了新的要求。 认真贯彻执行新档案法， 确保新档案法施行的质量，对企事业单位长远发展具有重要意义和深远影响。

1 新修档案法新增及变更的主要内容

新档案法目前档案事业发展变化的需要，明确了档案工作整体机制，科学地优化了档案的管理方法，完善了档案的监督检查和法律责任部分，是针对前代档案法的一次全面升级。 修订后的档案法从原来的六章二十七条扩展到八章五十三条，新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两章，其余各章亦有相关增减，为档案工作的升级、转型与发展提供了强力的保障。［2］

1.1 强调档案工作人才队伍的培养和建设

近年来，政府机关在加强档案工作人员队伍的建设上采取了多方面的措施，比如：在2015 年，国家《职业分类大典》首次将“档案专业人员”独立出来，而把原来的“档案业务人员”的称呼改写为“档案专业人员”；在2018 年4 月，对全国首批档案专家进行公示，推动全国档案专家库的建设；自2019年起， 上海在档案人员的技术职务任职资格审查中，明确规定了被评审人员须参与相关岗位业务知识培训且获得合格证书，并规定档案人员每人每年接受继续教育的时间累计应在90 个学时以上。 新档案法第二章第十一条明确要求：“加强档案工作人才培养和队伍建设， 提高档案工作人员业务素质。 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。 ”可以看到，国家在档案工作人才队伍的培养、建设和档案专业人员技术职务任职资格等方面均有具体规定，要求企事业单位提供全面的保障和支持。 这些法规能更好地适应档案工作专业化需求，规范档案工作人才队伍建设，推动档案事业持续发展。

1.2 对档案的归档范围做出了明确规范

在新档案法未出台之前，针对归档范围，国家档案局发布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等部门规章。 这些部门规章发布时间较久远，无法适应新时代高速发展下的档案信息化等相关需求，新档案法的出台弥补了这些不足。

比如，新档案法第三章第十三条将反应基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的材料纳入归档范围。 这在以往的归档范围中是一个空缺，新档案法很好地弥补了这一部分。

1.3 构筑档案系统性安全管理防线

新档案法第三章第十九条提到：“企事业单位应按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进的技术，实现档案管理的现代化。 此外，企事业单位应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。 ”该章节要求档案部门应当按照国家相关规定配置合适的设施和设备，在硬件上确保档案库房的安全。

此外，由于档案其本身所具有的真实性和完整性性质，新档案法在第二十三条中提到“禁止买卖属于国家所有的档案”，在第二十五条中写明“属于国家所有的档案和本法第二十二条规定的档案及其复制件，禁止擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境。 确需出境的，按照国家有关规定办理审批手续”； 在第七章增加了关于擅自买卖档案、传输档案出境等相关内容的罚款范围，构成犯罪的，则依法追究刑事责任。

新档案法在制度上防止对企业财产造成损失。这些举措旨在要求档案部门建立健全档案安全相关工作机制，加强档案安全管理，提高档案安全应急处理的能力，更好地保护企业档案。

1.4 规范了档案服务外包工作

近年来，部分企业受困于人力、资金和用地等因素， 对自己的档案业务或全部或部分进行了外包，这些外包服务蕴含了档案数字化服务、档案保管服务、档案整理服务、档案管理咨询服务和档案销毁服务等等。 在这些档案服务中，外包公司或多或少都可以接触到企业的档案机密，这对企业和相关外包方签署委托协议，商定服务的范围、质量和技术标准都提出了相当高的要求。 由于档案处于业务的末端环节，企业通常对相关质量标准和保密规定并不十分了解，这就导致了档案服务的泄密和质量风险。

针对这些问题， 新档案法在第二十四条中提到：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的， 应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。 受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。 ”

此外， 在 2020 年 6 月 1 日， 国家档案局正式实施《档案服务外包工作规范》。 该标准指导企业科学地进行档案服务外包工作， 详述了企业作为发包方应遵守的工作规范、 外包公司作为承包方所需建立的管理体系以及第三方评价机构应遵守的工作规范。 此外，该标准还对档案服务外包工作所需签订的合同给出了主要参考条款及保密协议参考条款，能够让企业尽可能地减少相关风险及成本。

1.5 档案信息化建设

档案信息化是档案现代化建设的必要条件之一。 新档案法在以往法条的基础上专门为档案信息化建设单独列出一章， 第三十七条明确电子档案与传统载体档案具有同等效力， 可以以电子形式作为凭证使用； 第三十九条要求电子档案应在检测后具备真实性、完整性、可用性及安全性；第三十八条则在法律层面上鼓励企事业单位推进传统载体档案数字化。 已实现数字化的，应当对档案原件妥善保管，此外，企事业单位应采取措施保障档案信息安全。

这些新增内容要求企业将档案信息化纳入自身的发展规划，且要求电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

2 企业贯彻新修档案法的重要方向

2.1 加强档案人才队伍的建设

企业档案人才队伍的建设是做好企业档案最基本的保障。 按照新档案法的要求，应当在以下这几个方面加强对企业档案人才队伍的建设。 其一，档案部门应及时学习和宣贯新档案法，在认识层面上重视档案工作；其二，针对档案现代化的浪潮，引进或者在内部培养具备档案和计算机相关知识的复合型人才，重视人才的多样化；其三，加强档案工作人员的业务培训和知识更新， 除档案专职人员外， 应将相关部门的档案兼职人员纳入培训范围内，全面提高企业档案工作人员的业务素养；其四，科学合理地配置档案机构和档案从业人员比例，提高档案工作效率；其五，制定和完善相关档案管理奖惩机制，提升档案工作人员的主观能动性和积极性。［2］

加强企业档案人才队伍建设是一项长期的工作，在做好此项工作的基础上，企业还必须注重用新的科技手段加强档案安全保密管理，特别是应用新的互联网数据化技术提升档案的利用率和查阅的便利性。

2.2 加强档案安全管理建设

档案实体及档案信息的安全应是企业重点防控的对象。 企业应按照国家有关规定配置适合档案保存的库房和必要的设施、设备，用以确保档案的安全。 在设备等客观条件之外，企业也应主动建立健全相关应急处理制度。

以我公司为例。 我公司针对档案库房管理，制定了档案室安全管理规定、 档案室火灾事故现场处置方案及去（加）湿设备安全管理规定等。 档案室安全管理规定要求档案室负责人应预先识别可能存在的风险及相对应需采取的控制措施， 指定专人负责档案室的安全工作， 并熟悉库房安全出口、消防器材的位置及使用方法。 对于相关作业设备，档案室负责人应将相关设备放于合理的位置，比如空调出风口就不宜离档案太近， 否则会导致冷凝水或者积累的热风损坏档案。 此外，档案室负责人也需要熟悉相关设备的使用程序和安全要求，在突发紧急情况时，能准确判断险情等级，并就现场情况决定是否立即撤离自救或对事故进行处理防止损失扩大， 如设备发生故障应立即切断电源， 等待专业维保人员进行维修。 当险情发生时，任何错误的操作都会导致更严重的损失，因此以上种种安全规定都需要档案室负责人在上岗前经过相应的岗位培训， 在日常操作时严格按照规定执行。

在电子档案的安全方面，企业也应定期对电子档案进行数据检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性及安全性。 企业档案部门应在对电子档案进行异地备份存储的基础上，将不同介质的电子档案存于符合条件的设备内，保障电子档案的可读取性。

针对近年来不断发展的档案服务外包工作，企业应在相关合同、 保密协议等方面参考档案局新发布实施的标准，就外包公司的工作场所、作业人员签订相关的安全保密制度， 适应新时代档案工作的需求。

2.3 加强档案信息化建设

本次档案法修订针对信息化建设专门新增一章有关电子档案的安全和系统建设方面的规定。

以我公司为例。 首先是添加档案信息化建设所需要的相关硬件及软件作为基础支撑条件，针对以往年度的纸质档案， 使用扫描仪等外部输入设备，在不损坏档案的前提下对馆藏档案进行数字化处理，且在输入的同时编制数字化全宗目录，方便日后相关档案的检索利用。 针对当前档案，其中以纸质介质形式存在的， 同样用扫描仪进行档案数字化，而本身就是电子文件的，档案系统与企业当前业务系统进行对接，当业务文件流程结束时，相关文件也就自动流转到档案系统完成归档分类及建立索引目录，档案业务人员只需进行随机抽查及导出目录确认即可。

因此，企业在充分用好现有的技术及硬件设备的基础上，增添相关必要的档案信息化设备，在做好档案信息化系统的同时加快完成馆藏档案数字化，将企业档案信息化做到全覆盖。 档案部门可利用数字化所带来的便利条件，减少手工归档和档案借阅的调档时间，能极大地提高工作效率。

档案部门也可利用数字化档案调阅便捷的优势，积极挖掘和开发档案资源，做好专题档案的编研工作，对馆藏资源进行精加工，不断提高档案利用率，跟上档案现代化发展的步伐。

3 结 语

学习贯彻新修订的档案法，加强企业档案专业技术人才队伍和安全管理建设，细化档案数字化和信息化工作，提升档案利用服务水平。 通过对企业配套制度进行梳理、新增、改动及废止，使原有制度与新档案法快速精准衔接， 随着企业在规章制度、人才队伍、安全管理、信息化建设等方面不断完善，企业才能切实把档案法律法规转化为高效的档案管理方法。［3］