浅谈档案数字化中的质量控制

杨扬

【摘要】档案数字化已经取得了较大的突破，但是档案数字化管理过程中的建设水平存在有一定的问题，做好数字化建设的质量控制对推动档案管理、利用以及开发具有着重要意义，档案数字化现已取得重要进展，但在档案数字化建设中存在建设水平不一、建设标准不规范等还是一定程度上限制了档案数字化进程的顺利开展。本文分析了档案管理和数字化建设过程中存在的问题，提出了加强档案管理数字化质量控制的具体手段，为档案管理朝着科学化和系统化奠定了坚实基础。

【关键词】档案;数字化;质量控制

1 引言

伴随着计算机和网络技术的迅猛发展，社会步入到了信息化时代，和其相适应的，档案管理以及应用过程中，很多的档案馆都是将计算机和网络技术结合起来，档案管理已经开始从初期的目录、卷宗的数字化开始朝着全文的数字化的方向发展，一些大型的档案馆也形成了自己的档案数据库和信息资源管理系统，建立在此基础之上，档案数字化建设从软件、硬件和人才上都得到了飞速的发展。

2 档案数字化建设存在的问题分析

2.1 档案部门不同数字化基础不同

档案数字化建设已经有了一段时间的发展，不同单位对档案数字化都比较重视，但是因为地区、行业和单位性质存在有一定的区别，能够提供给档案管理部门的费用和设备也存在有一定的区别。不同部门经费存在有明显的区别，提供的技术设备水平也存在有较大的差别，目前一些单位和部门开始积极的推进了档案数字化，形成了自身的数据库，也开发了信息管理系统，还存在有一些单位依然手工录入。从整体上来看，国家事业档位和省部级的档案馆有着充足的经费支持，硬件条件比较好，数字化水平比较高，但是一些企业和县级的档案馆，在重视度上远远不够，水平比较低，甚至还有一些偏远的地区还没有组织这项工作，还是有管理人员手工记账，势必会削减档案的利用率，从长期的发展来看，造成了资源的浪费，对经济发展是极为不利。

2.2 人员素质尚待提升

现今，有很多人员都从事档案管理工作，但经过培训的工作人员比较少，要么是临时抽调的，要么是兼职人员。国家和省级的档案管理人员而言，虽然有着丰富的专业知识，但随着计算机和其他技术的优化升级，之前的知识储备已经不能适宜档案数字化建设的需要，档案数字化的效率和质量的提升受到了较大的影响。

对目前从事档案管理人员的实际情况进行分析之后可以看到其存在的问题主要表现在以下几方面：首先，自身素质比较低，一些档案工作人员是从其他部门临时抽调的，自身的学习和资历这块，素养比较低，档案管理的概念比较模糊，认识不够深刻，会对从业效率产生不良影响;其次，业务水平低，一些档案管理人员之前没有接触过档案管理的工作，没有接受过培训，对档案的分类、保存等了解不够，这些必然会对档案管理的科学化和系统化产生较为直接的影响;在此，新技术的运用水平比较低，虽然一些单位配置了专业化的设备，但是工作人员对设备了解不够，再加上新技术的更新速度比较快，会对新技术和新设备的应用产生较大的影响;最后，工作人员本身存在有问题，未能深刻的认识到做好档案资源开发的重要性，极大的限制了档案数字化建设的健康发展。

3 档案数字化建设中的质量控制

3.1 科學合理规划

不同地区、部门和单位的档案管理部门的硬件设备存在有一定的区别，但是档案要想实现数字化管理，需要配置现代化的设备，这也是档案数字化建设的全体保证。要想有效的解决这一问题，第一，需要从部门本身出发，加大宣传力度，得到部门领导的支持;第二，部门需要联系企业发展的需要，明确单位档案管理经费在总单位经费的占比;第三，需要组织进行大检查，做好详细的检查和评估，对档案管理加强认识，尤其是于下一级的管理部门而言，做好检查评估工作是推进档案工作有序进行的前提保证;第四，需要引进市场竞争机制，实现档案资料的市场化开发，对缓解档案部门的资金问题都有着重要意义。

3.2 制定完善的数字化运作方案

计算机和网络技术运用到档案管理的初期，单位的情况可能存在有一定的差异，再加上单位和单位之间联系不多，导致都是单独的开展工作，档案数字化的进程受到影响，档案资源的共享和利用受到限制。所以，建立起完善的数字化技术方案对开展档案工作具有着重要意义。作为单位，一方面，需要对自身的情况有一个全面的了解，结合上下级单位的实际情况，制定系统化的规划工作;另一方面，在所有工作完成之后，需要建立起检查、监督和验收的标准，这样后续的工作中，能够严格的按照之前的规划开展各项工作。

3.3 加强人员培训

分析档案人员的从业情况，需要由上级部门带头制定详细的计划。从培训的角度上来看，可以采取成人、网络教育等多种形式;从培训的内容上来看，需要做好工作人员职业道德教育的培养，做好培训工作，掌握技能，能够更好的开展档案工作，特别是要做好新技术设备和软件的培训，确保其具有一定的创新精神。

3.4 加强档案安全管理

在进行档案数字化安全管理时需要从以下几方面出发：第一，在选拔人才时，要尽可能找责任心强，业务能力高的工作人员;第二，在交接档案和使用规章制度时，要保障制度的安全性;第三，在进行计算机安全管理时，要将计算机局域网和外网断开，规避黑客的供给;第四，要做好病毒检查，工作日志要及时的备份;第五，实体和数字化档案要进行双套制管理，工作人员要采取授权管理的方式。

4 结束语

档案管理数字化是档案管理工作发展的必然趋势，做好档案管理数字化的质量控制，对于提升档案的安全，实现档案的公开和利用具有重要作用，更是档案数字化工作中不可缺少的重要组成，相关部门需要对此加以重视，采取有效的措施，共同推进档案数字化工作的有序开展。

【参考文献】

[1]刘金梅.论档案数字化建设中的质量控制[J].太原城市职业技术学院学报，2012（09）：161-163.

[2]孙沁.档案数字化全面质量控制研究与实施[J].四川档案，2019（06）：26-29.

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