企业办公室工作存在的问题及对策

摘要：办公室是企业管理的中心，是综合性管理的部门，不仅需要对企业的日常事务进行管理，还对企业未来的发展方向有着决定性的作用，企业想要实现长远的发展，做好企业办公室管理工作十分重要。近几年随着社会的不断进步发展，企业内外环境都发生了巨大的变化，这使得企业办公室管理中的问题不断突出，对企业的正常运营有着极大的影响，因此本文就企业办公室工作中存在的问题进行分析，并提出相应的优化对策。

关键词：企业办公室;办公室工作;问题

前言：

企业的健康发展，與企业办公室工作之间有直接的关系，企业办公室对整个企业的生产、经营活动起着至关重要的指挥作用，但由于我国企业起步较晚，办公室管理水平与企业发展速度之间严重不匹配，进而引发出较多的问题，影响了办公室管理工作的高效性及企业的长远发展，因此需要对当前企业办公室工作中的问题进行分析，从而优化企业办公室管理工作。

一、企业办公室工作中存在的问题

（一）办公室工作量大且繁琐

办公室是企业内部一个综合管理部门，涉及到的企业事务较多且较为广泛，例如日常中的员工考勤、企业招聘、客户接待、会议安排等，几乎企业中涉及到的所有事情都需要经过办公室，因此导致办公室工作量大且工作内容较为繁杂[1]。但由于当前社会市场竞争较为激烈，为了达到减少管理成本的目的，普遍企业办公室工作人员都相对较少，且工资待遇不高，企业投入的资金少，使得管理设备欠缺，从而导致大量的工作需要办公室工作人员来完成，极大的增加了工作量，由于缺乏管理设备，办公室工作效率降低，长时间堆积下的工作使得办公室工作变得更为繁杂，极大的影响了办公室的整体管理水平。

（二）办公室工作缺乏严格的管理制度

任何工作的有序进行都需要在严格的规章制度或管理制度下开展，才能使得工作更为规范，效率更高。但是在当前企业的办公室工作中，往往缺乏严格的规章制度，管理较为松懈，使得工作人员的工作积极性降低。大部分企业的规章制度不够完善，因此导致一部分管理制度难以真正落实到实际工作中，从而造成管理工作不规范、不认真;另外对办公室工作缺乏相关监督制度的督促，导致工作人员缺乏认真的工作态度;最后由于办公室工作人员与企业管理人员或企业领导之间的关系较为复杂，且接触的机会较多，存在不少借助关系网处理问题的状况，漠视规章制度，导致办公室工作中规章制度的失效。

（三）办公室工作人员业务能力较低

由于办公室需要处理的事物比较多，因此对各项管理工作进行了分类，各办公室部门负责相应的工作，这就使得管理工作的专业性比较强，但一些办公室工作人员的业务能力较低，对自身业务不熟悉[2]，极大的降低了办公室管理水平。一方面新员工尽管对先进的管理知识有足够的了解，但缺乏相应的工作经验，业务处理上也不够熟练，其工作效率比较低，管理知识也难以应用到实际工作中;另一方面老员工虽然工作经验较为丰富，但由于时代的不断更新发展，其自身原有的管理知识、管理模式等已较为落后，难以适应新时代的发展，因此对业务处理效率也产生了一定的影响。

二、企业办公室工作的优化对策

（一）细化分工，明确责任

办公室工作种类较多且较为复杂，每天需要处理大量的事物，为确保工作的高效性，需要做到对各项工作的合理分配，根据员工的不同情况安排到合适的岗位上，使其与岗位工作相匹配，满足工作的需求。另外需要对各岗位的职责进行明确，使工作人员了解到自己应该做什么、应该怎么做，同时也避免了责任的相互推诿，通过细化分工的方式，使得每个工作人员都能充分发挥自己的才能，提升工作效率，使得办公室工作更加有序。

（二）创新办公室管理工作制度

随着社会的发展变化，管理观念也发生了较大的变化，在企业管理中，更注重对员工的人文关怀，在促进企业发展的同时，帮助员工搭建起实现自我价值的平台[3]，使得员工能发挥最大的潜能。所以企业的办公室管理制度需要进行相应的创新，结合企业的经营状况及管理现状，根据办公室工作职责的差异性，制定相应的管理制度和细化管理制度，关注员工的个人成长，在实际工作中企业领导更要起到带头、引导重要作用，以身作则，按照管理制度实施管理和监督，帮助办公室工作人员解决工作中的困难，提升办公室工作人员对企业的归属感，促使其能够更高效、有质量的完成本职工作。

（三）提高办公室工作人员的专业素质

员工的专业素质是做好工作的前提，直接影响着工作效率及工作质量的高低。要想优化企业办公室工作，就需要进一步提升企业办公室工作人员的专业素质，使其能够高效的应对复杂、繁琐的事物。完善的员工岗位培训制度，加强对办公室管理人员专业技能的培训，使其能够处理好自身岗位职责内的相关工作，不断的提升员工的工作效率;另外办公室工作人员还需要掌握相关的管理知识[4]，定期组织员工学习最新的管理知识及管理模式，不断的提升其工作能力;将管理人员的工作能力纳入到绩效考评之中，包括对工作态度、工作能力、专业素养等多方面的评估，一方面能够提升办公室工作人员的薪资待遇，另一方面也能不断的督促工作人员不断的学习，提升自己的工作能力，从而有效提升办公室整体工作水平及质量。

结束语：

综上所述，社会经济的不断发展，使得企业面临的内外环境发生了较大的变化，企业办公室作为企业核心机构，在企业内部与外部沟通之中有着至关重要的作用，因此为更好的应对千变万化的市场环境，需要提升企业办公室工作的水平，对当前工作中存在的问题，不断的进行优化，提升企业的管理效率，从而确保且有在市场竞争中的竞争力。

参考文献

[1]乌吉斯古椤.我国企业办公室管理工作中存在的问题与对策[J].企业文化（中旬刊），2018，000（001）：143，178

[2]柳艳波.优化企业办公室管理工作的探讨[J].现代企业文化，2018（23）：247-247.

[3]黄慧萍.关于办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].农村经济与科技，2019（14）：243-244.

[4]余湘，岳娟娟.新时期企业办公室行政事务管理的现状及对策分析[J].知识经济，2020，No.527（07）：98-99.

作者简介：钟琼 （1979-11），性别：女，民族：汉族，籍贯：广东信宜，职务：综合办副主任、党群办副主任，职称：政工师，学历：本科，单位：雷州湛垦农业发展有限公司，研究方向：政工创新工作思维 。单位所在省市邮编：广东雷州524244

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