浅谈煤炭企业物资采购内部审计实践

张雯昭

[摘    要] 煤炭企业对物资采购开展内部审计，既是依法依规的要求，也是煤炭企业降低生产成本、管控各类风险的重要手段。文章基于近年来的内部审计实践，突出煤炭企业的行业属性和物资采购特性，结合新冠疫情爆发以来煤炭企业的处境，分析了煤炭企业当前存在的普遍问题，提出改进建议和保障措施，以期对我国煤炭企业的物资采购内部审计工作提供参考价值。

[关键词] 煤炭企业;物资采购;内部审计

0      引    言

在煤炭企业内部审计中，无论是财务收支审计、经济效益审计、经济责任审计等，都涉及对物资采购及管控情况开展审计，物资采购审计已成了内部审计的常规业务领域，在煤炭企业内受到越来越多的关注。但煤炭企业由于其自身的特殊性，物资采购占用的资金较大，同时煤炭企业招标不规范、供应商数量众多、货物质量参差不齐，导致物资采购内部审计工作量巨大、流程烦琐，加之很多煤炭企业并未合理开展内部审计工作，只是按照内部制度刻板执行，直至引发各类风险。因此，煤炭企业应加大物资采购内部审计力度，结合企业内外部的实际情况科学开展审计工作，使物资采购内部审计真正成为改进物资采购管控、减少效益损失、防范法律风险和廉洁风险的重要手段。

1      煤炭企业物资采购内部审计存在的问题

1.1   计划管理不到位

煤炭企业由于其特殊性，通常在生产之前需要采购大批物资，因此采购计划的制定就显得尤为重要。但煤炭企业所处的大宗商品行业与国家政策密切相关，一旦出现环保限产等政策变化，前期制定的物资采购计划应有所调整。同时，我国很多大型煤炭企业都采用了集团化、统一化的采购模式，这种模式虽然提升了采购效率、杜绝了徇私舞弊等问题，但由于管理信息系统（如ERP）设计不科学、存在漏洞等问题，往往会导致信息传递渠道不通畅。因此，在实践中很可能出现管理层已获取了环保限产的信息，但制定采购计划的部门却不了解，仍然按照之前的生产计划制定采购方案，最终导致计划不准确形成滞库或积压的现象。

1.2   供应商管理不规范

我国大多数煤炭企业从规模上看属于中大型企业，所需采购的物资范围广、数量多、规模大，同时由于大多数煤炭企业需要地下勘探与开采，所需采购物资的专业性也较强，因此煤炭企业对供应商必须要规范化管理，坚持以风险为核心、控制为导向，从供应商准入、评估、招标、合同履行等多个环节规范供应商管理，提高采购业务质量。但在近年来的审计实践中，很多煤炭企业对供应商的管理并不规范，对供应商准入、审批只是“走流程”，供应商无资质、合谋围标等现象时有发生。同时，有些技术含量较高的进口设备往往由于煤炭企业不具备进出口资质只能向国内的商贸公司采购，导致采购成本较高，甚至采购到不合格的生产设备，继而引发安全事故。

1.3   内部控制不科学

近年来，我国煤炭企业受环保政策及宏观经济形势的影响较大，生存较为艰难。特别是2020年新冠疫情爆发以来，由于全世界范围的停工停产，煤炭企业作为基础能源行业的源头更是步履维艰，为节省开支只能缩减人员工资，最终造成大量人才流失，导致很多以前从事财务的人员或是非专业的人员不得不执行内部审计工作。因此，煤炭企业只能在缺乏专业人员和专业知识的基础上构建内控制度，特别是在内部控制测试的设计中，有些企业只是根据《内部审计实务指南》的要求做了基础测试，并未结合煤炭行业特点和所处地区的实际情况、企业性质等方面设计测试内容，内部控制无法科学地反映企业当前的真实情况。

2      煤炭企业物资采购内部审计改进的建议

2.1   改进管理软件并加强对计算机审计技术的重视

煤炭企业在设计ERP结构时，应根据内外部实际情况和人员分工，在改善财务账务处理与管理效率的同时，利用ERP将物资采购涉及的信息及时传递到每个环节中，及时并准确地传输物资采购业务信息和反映财务经营状况，实现数据共享，覆盖每个风险点。如采购业务员将具体物资采购情况录入系统中，同时仓储管理人员将库存变动情况也及时录入，财务人员得到信息后做账务处理，这样内审人员可直接登录系统调取业务、仓储、财务等相关数据信息，及时获取相关物资采购的实时情况，无需翻阅大量凭证甚至等到期末再开展内部审计，进而使内审工作从事后审计转为实时审计，化“靜态”为“动态”。但有些煤炭企业由于人员流失导致内部开发能力不足，可考虑聘请外部企业为其设计或开发智能化信息系统，这样不仅使内审人员获得更为准确、充足的物资采购数据，更能使内审项目得到扩展，从而提高内审工作的广度和深度，全面规避由物资采购引发的各类风险。

2.2   深化内部控制测试

内部控制测试是指企业内部审计人员在了解被审单位内部控制的设置和运行情况之后，制定相关测试，并根据测试结果对内部控制的健全性、合理性和有效性作出评价，以评估被审单位内部控制是否有效。在近年来的审计实践中，很多煤炭企业并未根据自身实际情况设置内部控制测试，甚至有些独立的物资采购公司只是照本宣科地使用上级公司制定的测试体系，导致在采购环境、采购风险管控、采购信息沟通及采购监督方面存在着不充分、不健全的问题。因此，本文按照《内部审计实务指南》的具体要求，并结合煤炭企业的特殊性和共性，补充内部控制测试内容如表1所示。

2.3   强化风险导向审计在物资采购中的作用

由于煤炭企业的特殊性，物资采购流程较为烦琐、占用资金较大，一旦产生风险，将会给煤炭企业带来较大的损失。因此，企业在开展物资采购内部审计工作中应坚持以风险为导向，并根据企业当前的内外部环境和实际情况不断调整内审制度，要逐步形成风险评估范围广、审计程序多样化、审计方法多元化、审计重点突出的内审工作模式，并在最终出具内审报告时要紧扣风险要素，突出风险控制。内审人员应将风险管控观念贯穿于内审工作的始终，将整体风险与局部风险、外部风险与内部风险紧密结合起来，从而更为全面地开展内部审计工作并把控风险。

3      完善煤炭企业物资采购内部审计的保障措施

3.1   强化内部审计人员综合素质

虽然煤炭企業当前面临着人才逐渐流失的困境，但管理层可从现有员工中入手，强化激励作用，提高员工学习的积极性。如鼓励员工考取专业资格证书，如CIA、CPA等，并对考取证书的员工给予一定的奖励，以促进内审员工积极学习。此外，随着煤炭行业的经营环境越来越复杂，物资采购的烦琐性和复杂性将会加剧，作为内审员工应提高自身的综合素质，这就要求员工不仅要具备专业知识技能，还应充分了解煤炭行业的动态和其他经管知识，以期内审工作能更好地发挥作用，实现内审增值功能。

3.2   推进内部审计制度建设

煤炭企业在制定物资采购内部审计制度时，通常以上级公司的要求为准，难免在制度中存在照本宣科、不切实际等问题。因此，煤炭企业应在充分考察调研的基础上，结合当前的内、外部形势与自身的实际情况，并坚持以风险为导向制定内部审计制度。首先，应优化内部审计流程，避免出现为了符合上级制定的制度而做的无用工作，在合理的范围内适当简化流程;其次，应确定参与内部审计员工的职责，实现合理分工，避免重复工作、浪费人力;再次，应在制度中约定审计周期，根据物资采购的实际情况，规定在每季度末或半年等时间节点开展内审工作;最后，参与内审工作的员工应关注在审计过后不予更改的采购业务，分析不予更改的原因，可在制度中规定限期更改和不予更改的处理方法。

4      结    论

在煤炭市场不断变化的环境下，煤炭企业物资采购内部审计应引起企业管理层的高度重视。加强内部审计不仅能节约成本支出、防范采购风险，甚至能帮助煤炭企业提升盈利能力，进而摆脱困境。在实践中，煤炭企业应坚持以风险为导向，不断提高自身的专业知识能力，并充分调研内外部环境和自身的实际情况，不断调整内部审计工作内容和工作开展方式，实现“动态”的工作模式，为煤炭企业的持续发展保驾护航。

主要参考文献

[1]刘宇蔚. B公司采购业务内部审计改进研究[D].长沙：湖南大学， 2019.

[2]张希萌. 审计信息化对企业内部控制流程改进研究——以ZF公司为例[D].长春：吉林财经大学， 2016.

[3]陈平. 企业物资采购审计实践与思考[J]. 新会计， 2019（8）：47-50.