文物保护单位“四有”档案工作初探

陈丹华 余姚市文物保护管理所

文物保护单位“四有”档案工作作为文物保护工作的重要组成部分，应当予以重视。文章主要讲述了文物保护单位“四有”档案在工作中的作用和地位，并对文物保护“四有”档案的形式和制档要求加以阐述，以及针对文物保护单位“四有”档案制档过程当中遇到的一些问题做初步探讨。

文物保护单位“四有”档案工作是文物保护单位实现有效保护文物最关键的措施，是文物依法管理最重要的基础。“四有”档案的编制工作是文物保护单位最基础、最日常的工作，它记载的内容以及整理的形式为文物保护提供了科学的理论支撑。同时，工作人员也可以通过文物档案总结经验，弥补以往文物保护工作中的不足之处，以便提高今后开展文物保护工作的效率和水平。

文物保护单位“四有”档案的作用和地位

1982年《文物保护法》的颁布实施，规定了文物保护单位必须要拥有“户口本”。具体规定是各级文物保护单位，分别由省、自治区、直辖市人民政府和市、县级人民政府划定必要的保护范围、作出标志说明，建立记录档案，并区别情况分别设置专门机构或者专人进行负责管理。这是文物保护“四有”工作的法律保障。

文物保护单位“四有”档案的内容涉及文物保护工作的方方面面，科学、完整、详实的“四有”档案不仅可以为文保单位在保护、利用、管理和宣传文物上提供完整的资料，又可以为文保单位的文物意外损坏后提供可修复的可靠依据。缺乏“四有”档案的整理，会使得文物保护活动的开展成为无源之水。

余姚素有“文献名邦”的美誉，是浙江省范围内文化遗产类型比较丰富、完整的地级市之一，拥有世界文化遗产1项、国保单位8处、省保护单位11处以及余姚市级文物保护单位99处、文保点101处。所以，就余姚而言，文物“四有”档案的开展一方面对余姚整个文化遗产的保护起到了关键性的作用，另一方面也更能体现余姚地方的文化精神。

文物保护单位“四有”档案的形式和制档要求

文物保护单位“四有”档案记录的形式是多种多样的，之前传统形式主要采用纸质记录，同时加以必要的手绘图和照片进行记载。由于传统形式不利于“四有”档案的保存和更新，所以现在采用电子化制档。在图纸卷中采用CAD制图、三维制图代替传统手工制图，照片卷中采用多方位、高清全套照片存档，这些都弥补了传统制作档案的不足，也使得档案整理更加高效。

除此之外，为了进一步提高文物数据的共享水平，利用新技术提高宁波文化遗产多元化信息管理水平，宁波启动了“智慧文保”建设，将记录档案数据库整合在宁波文化遗产信息化管理的云平台中。该平台还有文保项目数据库、文物安全管理平台、宁波文化遗产网及宁波大运河遗产监测预警系统，这对于文物保护单位“四有”档案的管理、资源共享起到了整合作用，对于文保单位的保护与管理也起到了重要的推动作用。

国保单位的“四有”档案的内容需根据《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》和《全国重点文物保护单位记录档案著录说明》要求制档，省保单位参照国保单位的内容要求逐条对照制档，市、县（区）级文保单位从严格意义上应等同国保单位要求制档。余姚文物部门从2006年开始就逐步实施文物保护单位“四有”档案电子化。并且，为了提高文物保护单位业务队伍的水平，专门组织人员参加文物保护单位“四有”工作培训班，从2014年就开始根据规范对原有的“四有”档案的电子格式进行完善。目前余姚市的国、省保的“四有”档案整合均已完成，市保的“四有”档案编制工作也在顺利地进行开展。

文物保护“四有”档案工作开展遇到的问题及探讨

在多处国保、省保、市保的“四有”档案的制档过程中也会遇到一些问题。

（一）文物保护单位记录档案更新不及时

文保单位“四有”档案的续补更新对文物保护工作的开展具有重要的影响，每个地区每年都会有多处文保单位的修缮工程和抢险加固工程。这些工程产生的大量资料需要扫描分类存档，但由于有些地区文物保护业务人员少、文物基数庞大等，“四有”档案工作的开展仍存在无法及时更新的情况。记录档案更新不及时也在一定程度上影响文物保护工作的开展，这样不利于文物保护工作持续、全面的发展。

由于国、省保的价值相对市保大，所以开展的工程也相对较多。续补间隔时间一长往往会出现大量需要续补的档案资料。而在后期续补时工作量巨大，很容易在更新时出现遗漏。余姚近几年也在不断进行工程档案电子化，但并未进行系统的整理，2020年余姚文物部门决定对前几批公布的国、省保进行档案更新，在续补的过程中，相关工作人员发现归档整理的工作量非常大。例如王守仁故居在2006年公布为第六批全国重点文物保护单位，于 2008年制档。在此次续补时文物保护工程及防治监测卷就有200余条，相关法律文书卷有百余条。

针对上述情况，建议在开展“四有”档案工作过程中建立定期续补更新制度，明确“四有”档案更新的内容以及形式要求，建议每5年对国、省进行档案更新。市县级文保单位建议在原有档案基础上每年更新，若还未做好“四有”档案，建议将其相关资料进行电子扫描，然后交由文保单位分类保存，方便今后制档时对应查找。除此之外，文物行政部门可以定期对“四有”档案进行检查，从而使得档案管理工作人员可以在制度的指导之下有序、全面地开展档案定期更新工作，避免在此过程当中造成纰漏。

（二）市(县）区级文保单位存在记录不完善的问题

在文物保护单位“四有”档案管理活动开展过程当中，发现国、省保的“四有”档案基本完整，而市(县）区级文保单位的“四有”档案存在不够完善的情况。主要原因可能是部分市级文保单位多年前的工程资料缺失导致当时收集不完整，还有可能是一些文保单位的历史资料、文献资料查阅困难等。对于第一种情况，从事制档的人员应多向有经验的同事请教，向文保单位所在的村、镇找族谱，以及深入当地的档案室翻阅资料；对于后者，文物行政部门要提高重视，给予基层制档人员查阅资料的权限，比如提供相关学术文献、学位论文、会议报告等各类资源的在线阅读和下载服务。

另外文保单位“四有”档案中文字卷的编写是重中之重，编写文字卷考量编写者知识面与专业熟识度，所以要经常组织业务工作人员参加学习培训，增加关于如古建筑、石窟寺等专业的知识储备，另外要组织研读学习《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》和《全国重点文物保护单位记录档案著录说明》等规范，提升“四有”档案编制的专业性和规范性。“四有”档案工作不仅是基础的业务工作，也是一种责任，因此还需要培养文保业务人员的职业责任感。

（三）文物保护单位“四有”档案分类整理存在交叉问题

由于文物保护工作开展具有多样性和复杂性的特征，在开展文物保护“四有”档案分类整理工作的过程当中存在材料交叉的问题。以文物保护单位的保护工程来说，材料包括业主单位的请示文件、文物部门的批复文件、各类合同、图纸等，这些资料会被收在“四有”档案的各卷中，但是在分类整理过程中，发现这样可能会给档案查找带来不便。因为在文保单位修缮工程验收合格后，业主单位要向文物保护管理机构提交所有的工程资料，包括竣工报告、工程总结报告、批准实施的维修施工方案、维修批准文件、政府采购审批文件、招投标文件、施工资质和许可资料、施工合同、监理合同及监理技术资料、工程技术合同、工程经济资料、维修前、中、后期的照片、工程变更资料等，而且有许多材料提交时是整合在一本资料中的。因此，建议将同一个工程的材料整合统一归纳到文物保护工程级防治监测卷中，这样既能避免档案拆分，又方便查阅。

综上所述，文物保护单位“四有”档案工作的规范有序开展对文物保护工作有着积极的促进意义，但在制档过程中也有不少问题亟需解决。因此，我们应当在革新理念的前提之下，深入剖析当前文物保护单位“四有”档案工作开展当中遇到的问题，采取有针对性的举措，从而使文物保护“四有”档案发挥出更大的作用，为我国文物保护工作的持续、健康、全面发展奠定良好、扎实的基础。