大数据背景下探析高职档案管理的信息化建设

周杰 马长松 潍坊护理职业学院 山东 潍坊 261041

一、前 言

自上个世纪70年代以来，随着互联网技术的不断发展，人类社会已开始进入信息时代，各个行业都在开展信息化建设。档案作为一种历史记录，是特殊的文化资源，高职院校档案是指学校在教学、科研、管理、社会服务等各项活动中形成的有价值的原始记录[1]。文件载体包括纸质、音像、照片、实物、电子等多种形式。档案内容包括办学理念、办学特色、教学内容、教育思想、办学管理等要素，反映了学校档案的多样性，同时对学校后期的发展和管理具有非常重要的借鉴和总结作用。档案管理信息化是国家档案事业“十一五”总体规划目标的主要任务，信息技术的快速发展有效改善了人们对各种信息技术和设备的使用，使当下档案管理工作发生了深刻的变化。当前，随着信息技术的应用越来越广泛，高职院校的档案管理已经从传统的管理模式转变为信息化管理模式。在此基础上，本文对高职院校档案管理过程中存在的问题进行了探讨，并提出了相应的思路，希望能对高职院校档案管理工作有所帮助。

二、高职院校档案管理信息化建设的必要性分析

(一)有利于提高档案管理水平

高职院校档案种类多，内容复杂，以前学校的留存材料主要是传统的纸质档案，工作人员在日常管理和查阅时往往比较费劲，我们通过工作档案管理的信息化建设可把传统的纸质档案转变为数字化档案，从而实现档案的数字化管理，用户可以通过网络获得相关档案信息，信息档案不受外界因素影响，也不会因使用不当而被损坏或销毁。此外，档案的信息化管理也更加方便，档案管理人员可以快速找到档案信息，提高工作效率。

(二)有助于保护档案安全

学校档案是高职院校宝贵的信息资源，传统纸张档案在长期管理过程中会出现纸张破损、字迹模糊、档案缺页等等[2]，而利用网络信息技术所转化成的电子档案，能够达到保障档案信息安全的目的，这主要是基于云存储技术在计算机系统中的空间存储功能，它可以存储和备份所有的档案信息，防止意外操作造成的档案丢失或数据篡改问题。

(三)有益于提高工作效率

高职院校档案不仅包括学校成长发展的信息、教师学生的基本信息，还包括学校各项会议、活动的记录[3]。传统的纸质档案留存占用空间大，查找不方便，利用信息化对档案进行归纳梳理，可以直观地反映高职院校在不同阶段的工作情况。作为高职院校档案管理人员可结合档案信息内容，对工作计划实施合理调整，利用信息技术优化工作流程，提高工作效率，全面促进高职教育的稳定发展。

三、高职院校档案管理过程中存在的问题分析

(一)缺乏科学的档案管理服务评价体系

近年来，教育事业得到迅速发展，学校的档案管理从中发挥了重要作用，因此，提高档案管理水平是各学校急需解决的重要课题，这需要各高校加强对档案管理者自身行为的有效控制，通过公众评价的结果，在档案管理中起到监督作用，然而，目前高职院校档案管理服务中缺乏这样的评价体系。

(二)档案服务的形式相对单一

档案管理历史悠久，但服务渠道相对单一，特别是高职院校档案管理在当前信息网络的帮助下，仍然缺乏档案服务的形式，高职院校档案服务工作的范围一般以复制档案、颁发档案证书、查询档案为基础，因此，高职院校档案服务的形式缺乏多样性，跟不上时代的发展。

(三)档案管理人员专业知识匮乏

在高职院校档案管理人员的配备方面，档案管理人员配置不够合理，档案管理人员多为兼职人员，档案类专业知识薄弱，学历较低，再加上缺乏系统的档案知识培训，在一定程度上影响了档案管理工作，不能适应当前科学技术水平的快速发展，难以保证档案信息管理水平和业务能力的提高[4]。

(四)档案管理信息化建设的意识不强

随着现代化进程的逐步加快，高职院校档案管理的信息化建设是档案管理的发展方向。然而，档案管理人员的管理观念陈旧，档案管理工作仍停留在传统的纸质管理工作模式，对信息化档案管理业务不够熟练，流于形式，缺乏创新能力，档案管理效率低下，不利于档案信息化建设的推进。

(五)重视程度不够

高职院校信息系统建设是衡量学校教学质量的重要指标，如今在高校信息化建设和人才队伍建设方面取得了一定的成绩，高职院校的信息化建设已成为高校建设的一项基础性工作。然而，总体而言，学校各级领导对档案信息化建设的重视程度普遍不够，无论是档案室的管理人员还是信息化设施配备往往不足。

(六)个人档案信息泄露现象严重

在大数据时代，随着信息技术的发展，学校档案管理的信息化建设中包含大量的个人信息，网络安全若得不到保障，就很容易造成个人隐私泄露，一旦造成信息泄露会对师生产生严重的信息安全隐患[5]。

四、高职院校档案管理信息化建设的对策

(一)加强高职院校档案信息网络建设

各高职院校要加强档案信息网络建设，充分利用先进的信息资源管理学校档案，提高用户的便捷服务，改善高职院校档案单一的服务形式和方式，建立较为完整的档案数据库是高职院校档案管理工作的基础。为此各高职院校必须投入更多的人力和财力，建设现代化档案信息工作平台，通过与现代信息的合作，最终使档案管理人员更容易检索档案，减少档案的日常管理。

(二)确保档案信息管理的安全性

档案信息管理安全性非常重要，档案信息化管理是把档案信息转化电子形式，存储于计算机网络中，档案管理者如果不能充分认识到档案信息管理的安全性，会极大的影响师生信息安全。因此，必须充分重视档案信息安全问题，加强工作人员的安全意识，切实落实安全保密工作，确保档案信息管理的安全。

(三)提升档案管理人员的业务素质

提高档案管理人员的档案管理技能，才能更安全、更有效地进行档案管理，因此，各高职院校在重视软硬件设备的同时，还应切实加强档案管理人员综合素质建设，逐步提高档案管理人员的专业水平和职业素养，加大培训力度，多参加一些与档案相关的知识讲座，健全培训体系，提高其业务水平和工作效率。此外，各高职院校在招聘人才时还应招聘一些专业的档案管理人才，使人才结构更加合理，提高学校档案业务管理水平，从而更好的服务学校的档案管理工作。

(四)加大档案信息化建设的投入力度

若想实现档案信息化，就应该加大对档案信息化的投入力度，从多方面保证档案信息化的顺利实现。首先，完善校园网建设，为档案管理的信息化建设提供保障，因为档案信息化建设依托网络环境才能实现。第二，完善相关硬件设施，如购置计算机和交换机等设备，为档案信息化建设提供必要的工具。第三，构建完整的软件系统，各高职院校可以自行购买档案管理系统，也可通过技术人员自行制作学校档案系统，只有借助高效的档案处理系统，才能将传统档案有效地转化为数据档案，实现档案数据的管理。第四，完善信息档案管理的防范措施，确保网络环境下档案信息管理的安全性，这需要构建安全保护系统，并定期检查网络环境来存档信息，为档案管理提供一个稳定和安全的环境。

总之：在信息时代，高职院校在档案管理工作中需要充分认识到信息技术在提高工作效率、保障档案信息安全方面的优势，作为档案管理人员需结合学校内部档案管理工作的实际情况和不足，对管理团队的工作能力进行培训和评估，积极引进档案管理方面的高素质人才，提升档案信息化基础建设，完善管理机制，积极创建一个网络互动平台，加强与其他机构的沟通，使学校的档案管理更加系统科学，进一步提升档案服务质量。