文书档案数字化归档管理的有效策略

陈惠菁 自然资源部第三海洋研究所

大数据、区块链等信息技术的不断发展，为文书档案数字化管理提供了坚实的技术支撑。然而当前文书档案管理对于信息技术的应用尚处于初级阶段，无法充分发挥数字化管理的优势和作用。文章结合海洋档案管理的实际情况，探讨文书档案数字化归档管理的有效策略，旨在更好地服务文书档案管理工作。

海洋档案是各种海洋信息资源的集合。海洋档案数字资源主要来源于馆藏纸质档案数字化、电子档案移交和归档、电子声像档案素材和网络资源采集等，它在信息时代背景下呈现出规模快速增长、类型日益丰富的发展趋势。《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出，要积极面对档案信息资源多样化的趋势，加快数字信息资源转型，并对海洋档案数字化建设提出了新的要求。海洋档案数字资源虽然突破了空间、时间的限制，便于共享和检索，但是存在易被篡改的问题，这就需要提高管理技术水平。因此，数字化管理面临着一系列的挑战。

海洋文书档案数字化归档管理的必要性

海洋档案数字资源建设是文书档案数字化归档的核心和基础，同时也为档案数字化建设提供资源保障。数字资源指的是利用现代信息技术，对海洋档案信息资源进行采集、加工、存储和管理的信息资源总和，其通过网络平台提供档案信息服务。数字化归档管理离不开专业的档案数字资源，数字资源建设是档案数字化建设的基础工程。

第一，有利于推进海洋信息化工作。数字资源是数字中国的前提和基础，是我国未来政务信息化建设的核心。只有加强海洋档案数字资源建设，实现数字化归档管理，才能提升海洋档案信息开发和利用水平，推动海洋档案乃至海洋领域、自然资源领域的全面信息化。

第二，有利于提升海洋档案开发利用效能。数字化归档管理颠覆了传统纸质档案的工作模式，将原本堆积在档案室的资源推送给用户，为用户带来高效、便捷的利用体验。同时，借助信息挖掘、多媒体编辑等技术手段，可以更加充分地开发档案资源的价值，彰显档案在海洋文化建设和宣传工作中的作用，并借助统一的技术标准和平台，实现海洋档案数字资源的集中统一管理，推动海洋档案信息资源的增值和共享。

第三，有利于推动海洋档案管理理论与实践的创新发展。海洋档案数字化归档，为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。加快信息技术在档案管理工作中的应用，不仅使海洋档案工作更加充分、全面地融入信息化进程，同时也在管理理念、模式和方法上带来了深刻变化。

数字化归档管理面临的困难

海洋文书档案数字化归档管理是一项复杂的系统工程，涉及一系列理论和技术问题，处理不好不仅会影响到数字化管理的进程和效果，还会影响档案数字资源的共享和利用，甚至导致档案资源的闲置或损坏。

第一，文书档案形式多样化，尚无统一的数字化归档规范和标准。由于海洋档案数量、类型众多，整理流程复杂，目前尚未形成统一的标准规范体系，很难对文书档案科学分类。所以，文书档案形式的多样化制约了数字化归档管理的实施。

第二，文书档案数字化归档能力有待加强。海洋档案数字资源中既有馆藏纸质档案经过数字化转化而来的数字化信息，也有信息系统自动生成的各种电子文件，以及海洋监测仪器生成的电子数据信息等。然而当前海洋档案电子资源中非纸质档案转化的资源占比不高，数字资源自动归档能力较弱。同时，现有档案管理人员和管理系统对于数字资源的归档管理和开发利用能力有限，未能为数字资源的采集、整理、存储和开发利用提供足够的支持，数字化程度并不高。

第三，文书档案信息安全工作复杂。海洋档案中存在很多涉及国家权益的宝贵信息，对于信息安全的要求很高。而在数字化建设过程中，海洋档案数字资源的生成、传递、整理、归档、保管、利用都会涉及信息安全问题，尤其是数字资源易复制、易修改，信息载体不稳定，导致信息安全面临严峻挑战。

数字化归档管理的有效策略

文书档案数字化归档是利用数字化管理软件，按照统一格式对文书档案进行著录、建立目录数据库，而后运用扫描法将文件扫描为数字图像，形成全文数据库，以自动生成目录和统计信息。文书档案数字化归档管理工作的开展，需要在档案数字化建设的背景下不断摸索和尝试，以丰富和完善数字化归档管理模式和方法，推进海洋档案数字化建设进程的健康、有序发展。

统一数字化建设的标准规范

标准化体系包括文书档案数字化归档范围、数字资源加工规范、存储标准、管理标准、安全标准等内容。标准化体系建设是档案归档管理的前提条件，将标准化建设纳入海洋档案数字化建设中长期规划，这需要参照国际和国家标准，并结合海洋档案的特点与数字化建设目标，以统一海洋文书档案加工、存储、交换、管理、安全等方面的标准。

同时，要建立涵盖海洋文书档案归档制度在内的全生命周期管理制度体系，就必须明确归档范围和保管期限，以及数字资源收集、整理、保管、利用等方面的流程方法和管理要求。在建立健全文书档案标准化体系和管理制度的基础上，还要构建标准化体系和管理制度的实施机制，有序推进配套规章制度和标准规范的完善与落实，以实现海洋档案数字资源的集成共建，为文书档案数字化归档管理工作奠定坚实的基础。

加强文书档案归档管理能力

海洋文书档案数字化归档工作对归档管理能力提出了很高的要求，不仅需要拥有强大的技术实力，还需要拥有专业的人员队伍。这有助于改变档案归档工作的被动性，真正将海洋档案数字资源转化为高质量的知识服务。

第一，要着力培养一批具有海洋专业背景、熟悉档案数字化的专业馆员，以增强馆员队伍的技术水平和服务能力。为了适应文书档案数字化归档管理的要求，需要大力培养档案管理人员的数字化素质，馆员不仅要熟悉专业知识，还要掌握档案管理软件、数据库等方面的知识，以及熟悉文书档案数字化归档和数据库维护工作。单位加强馆员队伍的培训教育，定期组织馆员参与培训活动，有利于馆员了解文书档案的归档方式、统计方法等知识，熟练掌握现代信息技术的运用技能，熟悉归档范围、操作流程等工作内容，以及更好地运用数字化技术优化归档流程。

第二，要大力建设高水平的海洋档案数字化管理系统。数字化归档管理需要在管理系统的支持下进行，管理系统技术框架包括基础环境层、资源层、应用服务层和保障层。基础环境层是支撑数字化归档的系统软硬件和网络环境，其根据服务对象和资源密级不同而配置不同的基础环境，实现按需配置，以提高服务效能和安全水平；资源层涵盖普通文件、数据和音像类的数字资源，从资源生成、目录建库到报表输出实现规范统一；应用服务层涵盖资源采集、归档管理到开发利用等全过程的业务功能，面向用户提供便捷的知识信息服务；保障层是支撑管理系统运行的标准规范，包括数字资源分类、著录规范和存储规则、备份机制、安全机制等。

提升文书档案信息安全水平

在海洋文书档案归档管理工作中，要加大对安全管理方面的投入，做好数字资源的存储和备份工作。根据海洋文书档案的不同分类，应采用合理的在线存储和离线存储策略，并借助先进的网络安全技术对数字资源进行监测保护。

海洋文书档案涉及到国家机密信息，必须严格划定密级和时间范围，分类分批做好密级鉴定，对涉及机密的数字资源进行利用限制。在软件设置方面，需要考虑不同的密级要求，为不同级别用户设置相应权限，并采取安装杀毒软件、设置密码输入次数限制等安全防护措施。在硬件建设方面，应在内外网间设置防火墙，数字资源归档应在内网进行。

综上所述，随着信息技术的发展与运用，海洋档案管理的要求也在不断提高。深入推进文书档案数字化建设工作，使文书档案数字化归档工作朝着全面数字化、智能化的方向发展。这不仅要求档案管理部门充分认识到档案管理数字化建设的重要性和必要性，积极投入资金和人力物力，建构完善的数字化管理平台，提高软硬件建设水平；还要统一文书档案数字化归档管理的标准规范，建立健全档案管理制度体系，优化档案管理环境；同时也要打造高水平的专业人员队伍，提高档案管理人员的数字化素质和综合素养。此外，还要加强文书档案信息安全管理，做好安全防护和保密工作，避免档案资源被损坏或盗用。通过以上措施，全面保障文书档案数字化归档工作的质量，为档案数字化建设的有序推进奠定良好的条件。