事业单位实现档案数字化管理的要点分析

张伟

摘 要：随着事业单位工作机制的不断完善，档案管理也呈现出新的发展趋势。不仅出现了许多新的档案管理设备和方法，而且深层次的数字化管理模式在很大程度上提高了事业单位的档案管理效率。但是，目前的事业单位对档案数字化管理还缺乏准确的认识，很多措施还不是特别到位，难以真正发挥档案数字化管理的效益。基于此，本文对事业单位实现档案数字化管理进行了研究，并提出了相应的策略。以供参考。

关键词：事业单位;档案数字化管理

一、事业单位实现档案数字化管理的必然性

1.1是社会发展的基本要求

通常情况下，当事业单位自身信息化建设能力越高，那么社会职责水平也就更高，经济效益也会随之提升，这从一定程度上加快了社会经济发展，使人们生活有了明显改善。基于此，加快事业单位综合档案数字化建设工作是极为重要的，有利于提升档案管理质量，为人们提供优质服务，并且还可以降低档案管理人员工作压力，确保档案的完善性。

1.2有利于提升档案运行效率

在新形势发展背景下，事业单位全面实施综合档案数字化管理工作有利于提高管理效率，将纸质档案管理期间存在的各项问题彻底解决，制定完善的档案管理体系，在提升档案管理效率优化配置档案建设策略的基础上改善档案信息。而且应用数字化管理模式还能够增强管理效率，减少档案管理输出，改善档案运行系统，使事业单位和上级单位以及社会组织还有服务对象之间保持良好的档案数据信息联系性，全面满足新时代背景下各机关以及社会公众对于综合档案利用提出的各项要求，在降低档案管理人员工作压力的基础上增强档案管理质量，实现档案管理目标。

1.3可以和档案使用需求相符合

数字化管理主要是借助各项信息化系统全面管理设备，在这其中，档案管理涉及到了多方面，分别是个性化、智能化以及信息化，应用大数据、云计算平台综合性处理档案数据信息，以此满足事业单位对于档案资源提出的各项要求。现阶段，伴随着事业单位改革进程的加快，档案管理工作从以往传统保管方式逐渐转变成了开放类型的档案资源。因此，档案管理需要对管理体系加以完善，将档案优势发挥出来，以此为事业单位调阅信息提供良好帮助。

二、事业单位实现档案数字化管理的策略

2.1建设先进的数字化档案信息管理系统

事业单位要想落实档案的数字化管理，首先需要在内部建立完善的信息管理系统，系统不仅能够为档案管理带来巨大的方便，还能为事业单位的其他工作提供便利。事业单位的档案管理是一项复杂的工作，涉及到的档案形式较多，不仅有文档，还有照片、视频等形式的档案，为了对这些类型众多、体量庞大的档案进行高效的管理，事业单位需要有完善的数字化档案信息管理系统。在建设系统时，需要注意为以后功能模块的扩充预留接口，同时要做好防火墙等工作，确保档案信息的安全，避免遭到不法人员的窃取，给事业单位带来损失，造成不良的社会影响。

2.2合理应用数字化的管理方法

要想让数字化档案管理的水平得到切实地提高，光有完善的档案管理系统是不够的。事业单位还要合理应用数字化的管理方法，解决传统档案管理模式中效率低下、容易发生错误等一系列问题。事业单位需要制定数字化档案管理制度，在日常档案管理的过程中严格遵守制度，并明确奖惩，一旦档案管理人员发生不当操作，要依照制度给予适当的处罚。同时，事业单位需要明确不同员工的权限，规定哪些人可以进行档案的查阅，哪些人不可以。部门之间在通过网络传输数字档案时，也要严格规定接收人员，不能由他人代为接收，这样能够进一步落实责任制，让每一项关于档案的错误操作都能追究到个人的责任，避免档案在传输的过程中发生泄漏。

2.3提高工作人员工作水平

要提高事业单位档案数字化管理工作，首先要提高工作人员的工作水平、计算机水平，引进专业技术人才，建立健全的工作机制，提升工作晋升空间。其次要加强事业单位档案管理工作人员的业务能力，事业单位要经常进行岗位培训与相关知识的讲座，更新工作人员数字化、信息化等方面的知识。最后，事业单位的档案管理是维护历史文献的重要工作。档案管理工作的服务性和政治性决定了档案管理人员必须具备较好的职业道德和素养，保证档案的真实性。

2.4加强数字化档案安全管理

在进行档案数字化管理时要注重档案的安全管理，数字化虽然带来了便捷，但是其中也存在着被盗取的安全隐患。所以事业单位要注重档案的安全管理，开发自己的档案安全工作系统。首先，事业单位要开发科学化档案资源的系统，建立专业的安全管理系统，全面实现数字化管理系统，并保证档案有数据备份。升级安全管理系统的软件和硬件，在档案管理中设置查阅权限和密码降低数字化档案的安全风险，并在软件中安装防木马的软件防止非法入侵。并且要保障档案在存取时除档案管理人员外不能够进入档案管理室，避免出现人为破坏的现象出现。其次，严格管理档案系统，在查阅、浏览、检索管理中，要设置权限，有权限的人员能够直接线上查阅，没有权限的人员需要向档案管理人员发出查阅申请，在工作人员审核信息后，才能够对档案进行查阅。在档案数字化管理中，事业单位需要引进先进的管理设备，比如扫描仪、智能档案管理架等多种设备，智能档案管理架不仅能够最大程度的保管纸质档案，还能够有效形成安全管理系统，在使用智能管理架时，因为管理架能够将工作人员录入的档案信息进行档案位置标记，在查阅档案时工作人员仅需要在电脑中输入档案的关键词或者年限，智能档案架就能够告诉工作人员准确的档案位置，同时，如果有人非法入侵档案管理室，智能化檔案架能够有效保管纸质档案。

结 语：

总而言之，加强事业单位档案数字化建设力度是非常关键的，是实现档案信息化管理目标的重点，同时也可以满足新时代以及社会发展需求，可以促使事业单位朝着良好趋势发展。

参考文献：

[1]郑辉.新时期事业单位档案数字化管理研究[J].办公室业务，2020（01）：110—112.

[2]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（24）：149—151.

[3]李晓红.事业单位档案数字化建设路径研究[J].科技经济市场，2019（10）：105—107

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