关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

潘柏青

摘 要：长期以来，档案管理工作是企事业单位管理工作的重点内容，对社会各行业的发展产生了一定的影响。因此，加强档案管理是一项具有现实意义的工作。在当前信息化时代，应注重档案信息化建设来提升档案管理水平，为社会各行业的发展提供支持。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

引言

档案管理工作信息化不但可以使档案资源的利用率得到显著提升，同时还可以确保档案资源的合理性以及完整性，充分实现档案资源的价值。在档案馆（室）建设中，必须要对档案信息化建设的作用进行剖析，通过该种方式提高对档案管理信息化的重视，从档案管理机制、设备等多个维度切入，积极推动信息化建设工作，引入多元化的技术手段，切实提升档案信息化建设工作的效率以及建设质量，确保该工作的具体效用可以得到充分展现，以此促进档案管理工作实现快速化发展。

1 档案信息化概述

档案信息化是指根据国家对档案管理的相关要求，利用计算机和网络技术等，对相关档案资料信息进行归类整理、保存和利用，使其更好地服务社会、单位与企业。由于以往传统档案管理通常以纸质档案为主，在档案归档整理上工作量大、效率不高，很难在档案资料整理过程中不出现失误或错误，保存过程中还会出现丢失或损毁等问题，在信息化时代发展中，该模式已经无法适应当前社会的需求。档案信息化管理能较好改善传统档案管理工作存在的问题，使档案管理的质量和水平得到有效提升。

2 档案信息化建设与档案管理中存在的问题

2.1 档案管理工作方法单一

对于档案管理部门来说，当前从事档案管理工作的相关工作人员大部分是半路出身，并没有在档案管理工作实践中接受系统的专业系统的培训，这使得其在具体的档案管理工作中，只能按部就班而无法与时俱进， 导致其在工作中只能盲目地采用老一套方法进行管理，在此过程中，先进的档案管理理念和手段等应用力度明显不足，这不仅会让档案管理工作变得缺乏效率，还会让档案管理工作过程变得更加枯燥乏味，不利于档案管理工作质量的提升，进而会制约档案利用价值的挖掘[1]。除此之外，在当前科技时代，先进技术和先进设备是第一生产力，对于档案管理来说，亦是如此，要想提高档案管理工作水平，必须注重档案管理工作与先进技术和设备的相结合，才能让档案管理工作搭乘现代化科技的快速通道来体现档案管理工作的优越性，以促进档案管理工作水平的提升。

2.2 档案管理人员的综合水平需进一步提升

档案管理人员多为兼职管理人员，专门从事档案管理的人员占比非常小。所以，档案管理人员的专业能力、工作水平之间拥有显著差异，严重影响档案管理工作有序开展。对于那些兼职的档案工作管理人员来讲，一般并未接受过专业化的培训，单纯地凭借自身的计算机操作经验开展相应的工作，并未掌握相应的操作技能，所以不能对工作过程中所存在的问题进行妥善化处理，只有依靠技术人员进行调控[2]。同时，管理人员缺乏专业化的知识，当对管理软件进行应用的过程中会产生归档不及时的问题，甚至将会出现信息错误，甚至会出现更为严重的问题，正是这些问题导致档案工作效率一直处于较低水平，档案管理工作的价值没有得到充分展现。

2.3 档案工作的重视程度不够

对于档案管理工作而言，单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多企事业单位的档案管理人员年龄较大， 他们对于新事物的接受能力较差，思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的意愿，更谈不上档案管理信息化建设。

2.4 信息资源的运用观念错误

档案信息资源是指各种档案原件、档案文献汇编、档案目录等内容。档案信息资源通过开发利用是档案资料根据实际需求，将馆藏信息通过查找、整理后成为动态信息并充分得到应用。因此，这就需要档案管理人员了解本单位以及其他组织对档案信息利用的需求，同时能根据实际需求将档案信息进行归档整理，并且通过多样化手段将其传递给需要的群体。但是个别管理人员并没有充分利用馆藏档案资源，也没有和社会生活充分联系起来，在实际工作中更侧重于档案资料的保存，没有将档案信息当作重要信息资源。因此，这种重保管轻开发的观念导致档案信息资源利用率不高，也无法发挥出其应有的价值。

3 加强档案信息化建设与档案管理的具体对策

3.1 高度重视档案管理工作

新时代环境下，档案管理人员必须要高度重视档案管理工作，将其视为一项长期化、动态化的工作，切实理解档案管理工作的重要性以及必要性。所以，档案管理部门在开展档案管理工作的过程中，要把档案管理工作视为一项重点，确保档案管理工作有序進行，同时档案管理人员还必须要端正自身工作态度，对各个岗位的工作任务进行科学化分配，正确对待档案管理工作中的一些细节性工作，防止档案管理工作流于形式。此外， 利用公众号、微博、抖音等多媒体方式开展宣传工作，在档案管理工作内部形成相对比较优良的工作氛围。

3.2 加强档案管理体系的完善

为加强档案信息化建设与档案管理工作的开展，相关单位及人员需要积极转变传统的思想理念与工作方式，充分认识到档案工作对单位运转与发展的重要性，并根据有关部门的政策规定与制度，对档案管理体系进行健全完善。以此为基础，结合档案管理工作的实际需要，对档案管理工作的具体目标进行明确，并在日常工作过程中对相关内容进行规范管控，避免由于操作失误导致档案资料出现损坏或丢失。此外，相关单位还可以借助综合评价方式开展档案管理工作质量的评价，以此来提高现代档案信息化管理水平。

3.3 推进档案管理信息化进程，丰富档案管理方法

进入到信息化时代，企事业单位在运行过程中会产生大量数据，而由于档案资料形成部门较多，业务档案之间存在一定的差异性，这要求档案管理工作人员在具体的工作中，对各类业务档案进行分类管理，才能保证后续档案的高效利用。这种情况下，为确保业务部门档案资料的顺利接受，应在前端控制工作中实现无缝对接，将档案管理渗透到业务系统中， 确保档案数据能够顺利传递到档案系统中，以大幅度提升档案管理的规范性和工作效率[3]。在电子档案收集过程中，档案管理部门应具备电子档案的控制权，一方面可以通过有效控制来提高档案资源的安全性;另一方面可以大幅度提升档案的可读性，为后续档案资源的开发与利用提供支持。为了大幅度提高档案管理工作水平和质量，档案管理工作人员应具备一定的现代信息技术操作技能，如熟练运用存储技术，以满足档案信息化管理工作实际需求。

4 结束语

综上所述，档案管理工作本身是一项系统、长期的烦琐工作，在档案管理工作实施过程中，容易出现多样化的纰漏而不利于档案资源价值的利用。因此，在新时期档案管理工作中，必须立足于档案管理工作实际，采取完善档案管理制度、推进档案管理信息化进程，加强培养专业化档案管理人才等良策，以不断提高档案管理水平，以推动档案管理事业进一步发展。

参考文献：

[1]陈丽颖，李亚珂，朱富成，滕立，刘双红.数字记录时代档案信息化建设的思考——基于系统论的视角[J].档案管理，2021，（03）.

[2]王长伟.档案信息化建设问题分析[J].城建档案，2019，（09）：10-11.

[3]李清.提升档案管理信息化水平，助推国际一流中国船级社建设[J].珠江水运，2020，（16）：61-63.