大数据背景下信息统计在档案管理中的作用研究——评《档案管理与信息统计》

乔二兵

(衡水市人民医院)

随着我国信息技术的飞跃发展和大数据的建设，档案管理工作通过信息技术处理，从纷繁复杂的信息统计工作中逐渐解脱出来。档案信息化管理体系在信息化发展进程中得以建立和不断完善，许多行政和企业单位都开始采用网络技术对档案信息进行整理统计。大数据背景下的信息统计更加快速和便捷，信息管理与统计工作理念的创新，大大提高了档案管理工作的效率和质量。信息化大大提高了现代企业和行政部门档案管理水平，不仅丰富了档案管理工作内容，使得复杂的档案统计和管理工作变得简单易做，还能让管理人员更加迅速直观地了解部门人员的信息，从而极大地提高档案管理工作的整体质量。档案信息统计工作是档案管理工作中的重要一环，也是及时掌握档案工作的实际情况、保证档案工作质量和提高档案工作水平的有效方法。因此，发挥档案信息统计工作的职能、体现其自身价值，还需要制定完善的档案统计与档案管理制度，积极发挥信息统计在档案管理中的重要作用。在大数据背景下，档案管理人员要学会熟练地运用信息技术进行人事档案的信息统计，发挥档案管理与信息统计的服务与监督职能，不断提高信息化水平和数据统计的准确性，为部门提供详细的信息统计资料，为管理者提供本单位人员第一手详实资料，以便监督和管理人事。

为此，由周萍主编的《档案管理与信息统计》一书，有助于大数据背景下信息统计在档案管理中的作用研究。作者针对当前我国档案管理中存在的问题和实际情况，通过具体案例详细分析了档案管理的具体要求和功能，有针对性地提出了我国档案管理急需采用信息化技术，以提高人事部门的人事档案管理工作的实效性，作者所提出来的建设性意见和建议极大地提高了各个部门档案管理工作的效率。该著作具体概述了我国图书情报的管理、图书馆档案管理的基本原理、管理内容和方法、管理原则和技术，以及信息统计在档案管理中的积极作用和深远影响。在概述图书馆管理的历史、内容方法、档案概论和理论等基础之上，重点探讨了高校档案管理过程中的收集与保管、编研与开发、利用原则与方法、信息管理服务模式等问题。作者通过不同的视野和角度，重新审视了图书馆档案管理的信息统计和工作方法，重新认识了档案管理学理论研究和档案管理中不同领域不同管理方法。作者还结合当前数字化技术，有效探索了档案管理活动中各种问题的解决思路和方法。该书可作为档案学、行政管理和信息资源管理等专业学生教学用书，也可作为党政机关档案业务的培训教材和参考学习用书。

在书中，作者首先介绍了我国高校图书情报、档案信息管理等方面的文化和理论基础知识，阐述了文献信息处理的有效方法与技术知识，并在此基础上阐述了管理学的基础知识、研究内容、研究方法、管理学派与体系、管理学理论的发展等管理学基础理论。其次，论述了信息资源管理和图书馆管理两个方面的问题。对信息资源管理方针、政策与法律法规的了解和掌握，有助于读者运用现代管理方法和手段达到自己的预定目标，科学合理地开发和有效利用信息资源，可以有效提高管理技术水平；对信息资源进行有效管理和加强信息产业现代化，可以加快信息资源的商品化和社会化发展进程。同时，加强对图书馆管理的内容、方法、意义、原则、职能、模式和工作组织等管理基础知识的了解和掌握，也能大力提升图书馆管理效率和管理水平。第三，论述了中西方图书馆管理的历史沿革与现状，阐述了“二战”后期形成的管理理论及现代化发展，以及中西方图书馆管理的巨大差异。第四，论述了档案管理与信息统计，具体阐述了信息统计在档案管理中的重要作用，以及信息技术对高校档案管理产生的重要影响。还分析了我国高校图书馆信息服务模式现状，阐述了高级图书馆信息服务模式的创新。最后，论述了高校图书情报与档案信息管理的研究与发展，具体阐述了研究意义与方向、高校图书馆的信息共享与空间建设、图书馆的知识与服务、高级图书馆未来发展等问题。

笔者认为，大数据背景下的信息统计在档案管理中发挥着巨大作用。在当下日益繁重的档案管理工作中，档案信息统计和管理工作的事无巨细都导致了档案管理人员的疲于应付，繁琐的工作形式、档案统计的准确性和精确性，都需要采用信息技术来简化和提高。为确保大量人员参与信息统计工作的精准性和整个档案管理工作流程的顺畅，必须采用便捷的互联网信息技术，才能更好地掌握档案工作数据和规范档案管理的秩序。作为档案管理工作者要不断认识信息统计的重要性，自觉提高自身对档案管理与信息统计的认知，明确档案信息统计的流程与特点，掌握档案信息统计的规律和档案管理的发展趋势，以实现档案管理工作的科学化和信息化。信息统计应用于档案管理不仅提高了档案管理工作效率，还大大提升了数据档案编排的科学性与合理性。因此，科学有效地统计档案资源数据信息，将有效管理信息数据进行科学编排和整理，可以大大提高数据信息资源的利用率，发挥其在档案管理中的巨大作用。掌握科学化的信息，规范档案信息管理工作，不断创新档案管理工作方法，汲取中外先进的档案管理理念，把档案管理工作做得更加精密细致。还要提高对档案管理信息统计工作重要性的认识，加大档案管理信息统计资金投入，建立健全档案管理信息统计工作制度，改变档案管理信息统计服务的方式，变被动服务为主动服务和监督，提高档案管理和信息统计的信息化水平。