应急管理部门档案整合方法研究

马贺

应急管理部门当中的档案，指的就是在针对一些应急事件进行管理时所产生的所有原始记录，对它们的总称就叫做应急管理档案。伴随着应急管理部门的重新组建，在日常工作过程中针对复杂的应急管理档案进行整合、建立与收集已经成为一个至关重要的研究课题。

吉林省公主岭市，属温带大陆性季风气候，进入21世纪以后，降水骤然减少。由于自然降水减少，水资源短缺，旱象严重，地下水位明显下降。也正是由于当地这种干燥的气候特征，因此十分容易出现森林火灾以及干旱等自然应急事件，所以应急管理部门在当地逐渐成为了不可或缺的一个领导组织。

更加具有鲜明的时代特色

公主岭市的应急管理部门在档案整合工作当中，具备了更加鲜明的时代特点。该部门当中集合了十余个部门的复杂档案内容，从根本上突破了传统档案管理模式下各个职能部门之间档案分散的缺陷。通过档案整合工作，可以推动档案数据管理的完善与“活化”，让各个职能部门之间的档案数据与档案信息能够越来越契合，从而为需要利用档案的人员提供便利，从根本上发挥出档案管理工作的现实意义，即提升应用效果。

更加具有强劲的现实意义

公主岭市的应急管理部门在档案整合工作当中，具备了更加强劲的现实意义。在档案整合完成之后，借助于对档案的查阅可以更好的把握经验，依靠较强的理论依据，转变工作人员的工作意识与思路，提升当地应急管理部门的整体工作质量与效率。与此同时，应急管理部门当中的档案信息往往与人民群众的日常生产生活密切关联，因此进行合理的整合与应用，能够推动广大公民更加便捷的利用应急档案，从而使他们的知情权能够得到充分保障。

更加迎合“互联网+政务服务”的基本需求

公主岭市的应急管理部门在档案整合工作当中，更加迎合“互联网+政务服务”的基本需求。现如今，伴随着我国改革工作的不断完善与推进，在公主岭市地区的政府部门日常工作当中，越来越倡导“仅用一扇门、至多跑一次”的这种“一站式”工作服务。在应急档案管理部门进行档案整合之后，借助于针对政务服务工作的编码管理，以及对事项条件、流程、名称、材料以及时限等的规范，真正实现了同一种事项、标准及编码，从根本上使服务事项的申请、审查、送达、受理以及决定等流程得到了简化，减少了事项办理时长，降低了个人与企业的办事成本，节省了他们大量的精力与时间，同时也降低了政府的运行成本，提高了政府工作效率，进一步完善了应急管理档案的整合水平。

档案历史数据整合资料较少

因为部分部门正处于改革与人员变动的关键时期，同时由于一些职能部门对历史档案的保存不够完整，不同部门之间的存储方式、格式等方面都各不相同，所以必定会导致历史档案管理工作出现一定缺陷，让应急管理部门在这部分档案的整合过程中没有充足的资料作为保障。另外，根据相关规定要求，原有职能部门当中的档案需要由各个职能部门一同进行封存，需要移交到档案馆当中的档案必须及时移交。

档案数据开发利用比较落后

对应急管理部门当中的档案信息资源进行有针对性的开发与利用，能够充分体现出该部门的社会公益性质，同时借助于大数据等各种先进的信息技术手段，建立起一个与公主岭市地区社会发展实际相符的高效服务体系。但是从当前的现状来看，当地对于档案数据信息的开发与利用仍然较为落后，这严重限制了应急管理档案管理与整合的现实意义发挥。

档案管理人员专业素质不足

現阶段，在应急管理部门当中的日常工作过程中，工作人员往往更多关注对档案资料信息的保护工作，而针对档案资料信息的开发与利用则严重忽视，部分档案管理工作人员自身的专业素质不足，因此在工作过程中经常只能够扮演着档案保管人员的角色，而无法体现出档案整合与利用的重要意义。在这样的情况下，如果发生突发事件，在需要针对某种档案进行调取利用时，极有可能出现无法及时应对的情况，进而造成更加严重的后果。

档案管理人员提升自身的职业敏感性

一般来说，应急突发事件都有着不可预知的事件发生特点，比如我们日常生活中常见的地震、森林大火等，这都属于公共突发事件。而应急部门则在这些应急突发事件当中充当着管理者的角色，针对这些应急突发事件来说，档案管理工作十分关键，历史档案的完整性则更加重要，因为在历史档案当中，一般会有针对过往现实案例、应急预算、影响范围以及持续时间等重要的数据信息，一旦部门档案较为完整，那么在工作过程中相关部门就可以结合档案当中丰富的理论经验，及时采取有效措施来提升对应急突发事件的防控能力。

强化针对应急管理部门的档案整合

1.需要与档案馆配合，对一些重大的应急突发事件档案信息进行整合，而通常情况下，面对应急突发事件都需要以政府为领导，各个职能部门之间通力合作才能够完成的任务，因此其中的档案信息也会包括许多不同的职能部门。应急管理部门作为其中的“领头羊”单位，必须要充分收集各种档案，比如在工作过程中针对工作部署、具体实施以及后续处置等工作的文字和影音资料进行收集，从而将整个事件过程尽可能还原，为后人提供详细的资料依据。

2.结合应急突发事件的特征，开展档案编研工作。档案资料管理工作绝不只是单单的档案收集，而是要结合应急突发事件的特征，开展档案编研工作，比如针对公主岭市地区的地理特点、人口基数等多方面进行分析，另外还需要进行综合性考量筛选从而强化档案资料的目的性和有效性。借助于档案编研工作，能够让后人充分汲取经验，从而更好的应对应急突发事件。还要加强和当地档案管理的深度沟通与协助，促进档案信息的高效共享，扩展档案整合的服务能力。

扩展多种灾害信息接收路径，丰富档案内容

在针对应急突发事件进行紧急救援时，需要救援部门在事件发生后先针对灾区信息进行全面掌握，了解历史事件发生时的具体经验、做法与教训，从而为工作人员提供正确的引领与指导。对此，需要应急档案管理工作人员在工作过程中，不断扩展各种灾害信息的接收路径，以便于为其他工作人员提供坚实的理论依据。同时，在应急突发事件发生时，应急管理部门还会调用各种资源、技术设备与专业知识来辅助救援工作，因此我们还需要建立一个高效的信息共享平台，让公主岭地区的日常工作能够实现高效的信息沟通共享，还需要建立与其他部门的沟通，积极学习先进的管理经验与办法。

以应急管理部门为基础，完善档案管理制度

基于应急管理部门来说，我们还需要针对现有的档案管理制度进行不断完善，进一步促进应急突发事件应对的规范化与法制化进程。现如今，在针对应急突发事件处理过程中，针对部分信息进行管理往往并没有获取法律上的明确支持，因此必须要不断完善相关的管理制度，加强法律制度建设，从而要求相关应急救援保障中心、社会救援队伍以及灾后重建团队能够结合档案管理工作当中的制度标准要求来开展档案工作。

运用各种教育途径，提升档案管理人员专业素质

应急管理工作人员的专业素养将直接决定着救援工作的实际效果，对此，就需要我们主动的扩展各种教育途径，并做好相关应急预案与应急办法的宣传工作，积极为档案管理工作人员组织开办定期的专业培训，为他们讲解基础应急知识与办法，从而全面提升他们的专业素养，使他们能够更好的应对应急突发事件，做好档案管理与整合工作。

强化服务应急处置能力

应急突发时间当中的档案服务工作一般具有较强的专业性、较大的工作量以及较强的时效性，因此要求档案管理工作人员必须在提升自身专业素养的同时，针对各种档案数据资料进行编研设计、组织实施与规划管理，还可以组建专家咨询库，以专业人员的专业能力，来带动整体的工作服务水平，提升服务应急处置能力，让相关工作人员可以针对日常工作中不懂的问题通过专家咨询库得到及时解决。

公主岭市受当地特殊的气候地理条件影响，发生应急事件的概率较大，因此应急管理部门的设立十分关键。在日常工作过程中，必须要采取科学的办法，加强档案管理与整合工作，从而为日后的工作提供坚实理论依据，提升当地应急事件的应对能力。

（吉林省公主岭市应急管理局）

参考文献：

[1]刘佳梅.应急管理部门档案整合方法研究[J]. 中外企业家， 2020， No.676（14）：135-135.

[2] 孙立滨.我国应急管理部门档案工作现状和对策研究[J]. 丝路视野（3）：1.

[3] 谢俊贵，马驰. 灾害应急管理：档案工作的功能和档案部门的参与[J]. 2021（2011-6）：19-24.