新形势下事业单位电子档案管理存在的问题及对策

张鲁霞

摘 要：在事业单位档案管理中，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案不可或缺的重要组成部分。这是现代档案管理中不可避免的现实。我们要不断研究和解决电子档案管理中存在的管理和技术问题，以达到电子档案安全管理的目的，满足信息时代发展的必然要求。基于此，本文分析了事業单位电子档案管理中存在的问题，提出了新形势下加强电子档案管理的有效对策。

关键词：新形势;电子档案管理;有效对策

在事业单位档案管理中，电子档案以其现代化的手段，在档案信息的存储、输出和处理方面具有纸质档案无可比拟的优势，越来越受到档案界的重视。文献载体的这种变化给我们的生活和工作带来了巨大的变化。同时，由于电子文件不同于传统的记录形式，将给档案工作带来新的生机和活力，也在管理方法、形式等诸多方面对档案工作者提出了严峻的挑战。

一、事业单位档案管理工作存在的问题

1.1对电子档案管理的重视程度不够

对电子档案的重视不足，主要是由于长期以来部分领导干部对档案工作的认识存在误区造成的。在一些部门和单位，少数领导干部错误地认为档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不会对部门或单位的发展起到实质性的作用。所以，他们很少关心档案工作，对刚刚出现不久的电子档案管理自然存在重视程度不够的现象。与此同时，一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题。他们没有及时意识到，由于工作环境和工作对象的变化，电子档案管理和传统档案管理具有很大的区别，需要及时在思维观念上进行调整和适应。相反，由于受封闭、守旧的档案管理观念的影响，他们对档案管理电子化、网络化的重要性认识不足，产生了“抗拒”心理，使档案管理电子化、信息化建设受到一定的影响。

1.2对电子档案管理的范围不够明确

电子档案的特点是量大却没有物质化，它们必须依靠计算机系统才能够得到体现。在电子档案的管理工作中，虽然规定了重要的系统、数据、文档等应定期备份，但对究竟哪些系统、文件等必须以硬盘介质形式保管、如何形成介质档案、以什么介质保存等问题并没有明确的规定。另外，在电子档案的管理中，还存在电子档案保存不连续、不完整等问题，且在电子档案管理中还存在一定的漏洞。当前，电子档案的存储主要使用的是U盘、光盘、移动硬盘等介质，并没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿，电子档案随意放置的现象较为普遍，而且计算机数据档案尚缺乏防止拷贝的技术措施，也未将其列入检查内容，从而在一定程度上影响了电子档案的管理，形成管理上的漏洞。

1.3忽略了电子档案中的潜在问题

当前，大部分从事电子档案管理工作的人员对电子档案的安全性都不同程度地存在估计过高的问题。实际上，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵，同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。可见，电子文件档案存储的信息并不是完全安全的。与此同时，电子档案在利用过程中也存在不少潜在的问题。电子档案的利用与纸质档案的利用相比，最显著的特点是迅速快捷，可以通过计算机平台或计算机网络平台很方便地实现读取信息。然而，由于电子档案易于被修改的特点，在电子档案利用的过程中可能会带来相关信息被改动或被覆盖，从而造成电子档案原稿的破坏。

二、事业单位档案管理中加强电子档案管理的有效对策

2.1加强制度化管理

“对于整个事业单位来说，档案管理能有效保证其协调、有序、高效的运行。”俗话说“家有家规，国有国法”，没有规矩不成方圆，因此，必须制定相应的制度来进行档案管理;与此同时，应实行制度化管理来确保档案管理工作能有序进行。首先，应当根据单位在档案管理方面的要求来严格而认真的整理在职人员的档案并将其进行分类存档，以便于日后查询，而对于新招人员的档案应及时做好记录工作，而对于即将退休的老员工，应按照程序来对他们的档案进行归类。其次，在对档案进行整理和存档中，应对其进行编号，这样便于管理和查找，而对于一些借出的档案，应做好记录工作，记清借出时间和归还时间，同时，对于归还的档案应在归还时做好核对工作，确认无误后再将其放回原处，在档案管理中，应严格遵从法律法规和单位管理制度，规范档案的管理工作。

2.2解决电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以电子文件中原始信息的长期保存问题还有待档案工作者深入研究和探讨。目前，我们应采取严格的安全措施，应用安全的数据备份手段，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。一旦数据损坏、丢失，可以进行相应的数据修复，确保电子档案的完整。对电子文件依附的载体寿命不长的问题，应通过制定载体质量标准与环境保存标准，尽力使这类载体具有更长的保存期限。还要用高效的网络安全防范软件，防止病毒入侵，防止遭受非法破坏和攻击。应用加密软件对重要信息进行保护，确保电子档案信息的传输、存储过程的安全性能。

3.3加强档案管理人员的培养

电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员不仅要运用存储、传输、检索等技术对电子档案进行管理，更需要掌握档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，理解电子档案长期保存的必要性和严重性，实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档。因此，要适应信息技术和档案事业的发展，必须重视和加快电子档案管理人员的培养。档案人员本身也要采取积极措施抓好知识更新，提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

结 语：

总而言之，只有更新观念，依据国家有关档案管理的标准，从实际工作出发，以高度的责任心，加强文件管理，熟练的运用专业的、科学的档案管理平台接收、整理和储存电子信息文件，同时保证信息安全，才能促进我国电子档案管理事业的科学化发展进程。

参考文献：

[1]刘雪贞.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].中国房地产业，2020，（5）：267.

[2]赵佳兴.论新形势下事业单位档案管理与创新策略[J].卷宗，2020，10（5）：79.