科技档案的整理及其规范化实践

郑超平

摘 要：近年来，随着科学技术的迅速发展及其在社会生产中的越来越广泛的应用，科技档案作为企业的主要信息资源越来越显示出它在科研生产上的重大的作用;所以，搞好科技档案的管理，改革现存的科技档案利用体制，势在必行。作为企业管理基础工作重要组成部分的企业档案工作，尤其是重中之重的科技档案管理工作如何发展，如何巩固其升级成果，如何发挥其职能作用，以适应企业之需要，是摆在我们每一位企业档案工作者面前等待解决的新课题。

关键词：科技档案;整理;规范化

引言

科技档案主要保存的是在科学研究和生产过程中的形成的具有一定价值的材料以及声像资料等。正因如此，要着力探索科技档案的管理新路径，保障科技档案管理质量。在信息技术、互联网技术快速发展的背景之下，要学会把这些技术充分地融入带到科技档案的创新管理之中，加快科技档案的现代化管理进程。

1科技档案管理工作的基本原则及要求

科技档案管理工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。为保证社会快速发展，各大单位需要积极地开展科技档案管理工作，确保科技档案管理工作沿着正确的方向完善与发展。其中，集中统一为科技档案管理的基本原则。通过科学地管理科技档案，不仅有利于确保科技档案信息资料的完整性，而且有利于充分地发挥出科技档案的价值。“四同步”乃是科技档案管理工作的要求，具体包括的内容如下所述。一是下达计劃任务与提出科研文件材料要求同步;二是检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步;三是验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步;四是申报、登记和评审、奖励科技成果等与档案部门出示的信息资料同步。在按照基本原则及要求开展管理工作的情况之下，能够很好地保证科技档案管理工作的质量与效率。

2科技档案规范化管理措施

2.1健全、完善科技档案管理制度

为规范科技档案管理工作，要不断地完善科技档案管理制度。一方面，要健全档案的利用、保管制度。比如，规范案的借阅时间、档案的查阅情况、档案的下载方式、档案的保管重点等。通过案的利用、保管制度，可以提高档案管理质量。另一方面，要健全奖励与惩罚制度。如果科技档案管理人员以及工作人员完成了工作内容，并且在工作表现较佳，就可以对他们进行物质与精神方面的奖励。反之，则需要对他们进行惩罚，进而督促他们有效地落实工作。社会在发展，时代在变化，科技档案管理部门需要根据实际发展情况，完善与调整科技档案管理制度，这样就可以更好地起到强化科技档案管理工作的目的。

2.2建立科学的科技档案管理方法

随着我国科学技术水平的不断提升和迅猛发展，对于管理这些科学技术的辅助工作更应该与时俱进。做好管理工作更需要科学的管理方法，着重提升管理人员的工作素养，从而促进科技档案管理的正规化发展。首先，应当加强科技档案管理监督机制的建设，良好监督机制对档案管理工作既是标准也是督促;其次，对于科技档案管理工作人员，要注重思想教育，培养科技档案管理人员责任意识，对够对自我职业道德不断提升高要求。在管理机制建设加强与管理人员素质提升的双重作用下，更好地促进管理工作的规范化。通过对科技档案管理工作人员进行公正、科学的考核，建立相关奖惩机制，激发档案管理人员工作的积极性，帮助相关人员树立健康长远的职业规划。另外，科技档案管理方法的提升离不开财政的有力支持，应从基础建设上创造更好管理环境和提供帮助，这样才能保证档案管理工作走向正规化和专业化。档案管理工作要依据管理制度将责任落实到具体个人，确保有问题时具体问题可以找到具体负责个人，从根本上督促管理人员执行管理职责。

2.3融入信息技术

科学技术与信息技术的发展一直是相辅相成的，都能在各自发展的道路上彼此成就，将信息技术融入到科技档案管理工作之中也是完全契合了当代科技发展的大趋势，为科技企事业单位的发展增添助力。全球贸易化对我国市场经济的冲击日益增大，科技企业如何有力抢占市场份额，提升技术核心竞争力，关键在于优化科技产品结构，通过研发不同层次的科技产品来满足不同人群的需求。因此，我们科技档案管理工作人员更要立足岗位实际，在日常的档案管理工作之中提升信息技术运用频率，借助科技档案管理信息系统的优势，完善科技档案分类与汇总。同时，科技企业也要善于从科技档案中寻找机会，充分运用科技档案信息管理系统，按照系统内的权限要求，实名制注册个人信息，查询所需科技档案资源，积极运用好科技档案管理信息化的契机。

2.4培养专业人才

科技档案信息资源管理工作人员需要具备较高的专业知识与综合素质水平，这对于科技创新档案管理会产生重要的影响。如果科技档案管理人员的整体素质低下，将会导致档案资源信息的使用效率大大降低。当前我国网络信息技术的不断应用与创新，在科技档案管理工作中也必将被广泛应用。随着科技档案信息管理水平的逐渐提高，相应科技档案管理人员综合素质也需要不断加强。针对这一发展形势，科技档案管理工作人员需要全面掌握相关科技档案管理的专业知识与相关规范规定，合理利用科学技术的进步促进信息化管理水平的提高。

结语

综上所述，科技档案管理乃是一项系统的工作，对于科技档案人员来讲，其需要把控科技档案管理的工作环节，比如做好档案的搜集工作、资料整理工作、档案移交与归档工作、档案开发与利用工作、档案管理制度建设工作。在科技快速发展的背景之下，科技档案管理部门需要开拓档案管理思路，加快档案管理工作的现代化进程，开创档案管理工作新局面。

参考文献：

[1]李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报，2020.

[2]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2021（03）.

[3]徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2021（02）.

[4]黄羿宇.新形式下科技档案资源信息开发与利用问题及解决策略[J].工程技术研究，2020（06）.

[5]陈永新.论新形势下企业科技档案的规范化管理与利用[J].合肥学院学报（社会科学版），2020（02）：125-127.