物联网技术对档案库房管理的影响探究

【摘要】在信息技术快速发展的时代背景下，物联网技术已成为继计算机技术、互联网技术之后的第三次产业革命。物联网技术主要依托于传感器技术和嵌入式技术，能够实现信息交换和通信，可以完成智能化识别、跟踪和管理。档案库房管理是档案管理工作的重要组成部分，其管理水平在很大程度上影响档案查询、调阅工作的开展。物联网技术在档案库房管理中的应用，不仅可以保证档案信息的安全性和保密性，还能最大限度提高档案的利用率和服务质量，但其在实际发展过程中依旧存在部分问题有待探讨。因此本文通过简析物联网技术，分析物联网技术对档案库房管理的影响，明确物联网技术推动档案库房管理功能升级的内容，提出物联网技术下档案库房管理的发展趋势，以帮助人们正确认识并高效应用物联网技术，使其在档案库房管理中充分发挥自身功能价值。

【关键词】物联网技术；档案库房管理；影响

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2021）23-211-03

【本文著录格式】谢玉娟.物联网技术对档案库房管理的影响探究[J].中国民族博览，2021，12（23）：211-213.

引言

在现代信息技术发展背景下，档案管理工作的开展离不开计算机、互联网等先进信息化、数字化、智能化技术的支撑，但当前档案数量和种类日益增多，仅依靠单一的计算机、互联网技术不仅会加大档案管理工作人员的工作压力，还会由于技术层面的限制，难以实现档案管理可视化和远程精准操控，就会导致档案库房管理存在滞后性和效率低的问题[1]。物联网技术是新一代信息技术的高度集成与综合运用，能够实现人类社会与物理系统的整合，被列为国家五大战略性新兴产业之一，其对档案库房管理工作的开展发挥了重要作用。物联网技术在档案库房管理中的应用，可以高效整合档案资源与设备功能，实现远程跟踪、智能查询和安全管理等功能升级，因此深入研究物联网技术对档案库房管理的影响，对提高档案库房管理质量和效率、推动智能化档案库房建设具有重要作用。

一、简析物联网技术

物联网技术是指利用传感器技术、射频识别装置、嵌入式系统技术等，凭借无线或者有线的通讯网络构建覆盖范围广泛的整合网络，实现对移动终端、传感器、视频监控系统等各种设施设备的互联互通、应用大集成，并且能够在信息安全保障机制和网络安全环境下，完成对相关设备的实时在线监测、定位追溯、远程控制等管理和服务功能。物联网技术具有互通性、智能性、可靠性等特点，可以实现任意时间、地点和物体上的互通互联。利用智能化的计算技术可以有效获取被监测物体的物理化学性质等相关信息，并实时监控和了解相关的数据信息和物体状态，同时可以对海量数据实现智能化处理，帮助人们快速完成所需信息的检索，促成人与物体之间的信息交流，从而保证物体的安全性和可靠性。

二、物联网技术对档案库房管理的影响

（一）推动了档案库房管理技术的升级

当前档案库房管理工作的开展主要是利用计算机互联网技术，但随着新时期档案种类和数量的不断增多，其也无法满足档案库房管理工作的开展需求。物联网技术在档案库房管理工作中的应用，不仅保留了传统计算机互联网技术的价值优势，还能进一步丰富和升级档案库房管理技术，如RFID技术和Zigbee协议技术[2]。RFID技术是通过利用无线电信号来完成阅读器和标签之间的数据非接触双向传输，可以实现产品与标签的一一对应，具有实用性、高效性、独一性、简易性等特点，且RFID技术的存储信息量和使用寿命较长，可以有效满足新时期档案数量增多的发展需求；Zigbee协议技术是低功耗的局域网协议，具有复杂程度低、数据速率低、距离近、安全高的特点，能够嵌入到各种设备中，连续工作6-24个月，适用于传感和控制，可以扩大RFID技术的应用距离和范围，且具有很高的节能效果，因此其在档案库房管理工作中具有广泛的应用前景。

（二）促进了档案库房管理平台的优化

物联网技术在档案库房管理中的应用，加深了档案库房管理的深度与广度。檔案管理系统的应用可以高效维持档案库房的日常管理工作，包括基础的档案查阅、统计以及库房温湿度和空气质量管理。档案库房管理中的门禁系统储存了不同管理人员的使用权限，通过指纹解锁、人脸识别等功能便可科学筛选管理人员并辨别库房门禁系统的异常情况；消防系统以及温湿度传感器能够自动记录和调节库房内的温度和湿度，从而为档案存放提供最合适的空间，并且一旦出现火情，能够第一时间完成预警信息，以最大限度降低火情等灾害对档案存放和管理人员的威胁；视频监控系统、防盗报警系统等可以实现全天候监测库房内的实际运行情况，能够自动抓拍和存储视频资料，并做到紧急情况时自动预警。RFID技术在档案库房数据管理系统中的应用，可以实现档案管理系统与档案实体之间的物联，其与门禁系统的有效结合，还可精准判断人员权限、自动记录出入库房人员的匹配信息，从而为档案管理工作的实时、双向开展提供便利[3]。

（三）突破了档案库房管理平台的功能

档案实体工作是整个档案库房管理工作的重中之重，利用物联网技术中的RFID数据管理系统，将RFID标签粘贴到档案盒实体上，通过在电动型密集架、温湿度测量仪以及消防设施中安装传感器，便能通过RFID标签和传感器，利用无线网络实现整个库房的共联共享、全面控制。其中智能密集架配置的触摸屏，可实现实体档案位置存储情况地同步查阅，且RFID标签内部的存储容量较大，可以完整储存档案内容、形成时间、文件格式、保密等级以及相关责任人等基本信息，还能在档案管理人员自主扫描档案盒上RFID标签的同时，完成相关人员的权限查阅，之后便可根据管理人员不同的权限将实体档案的数据信息同步到档案管理系统平台，完成档案上架管理，同样档案下架也可通过自主扫描完成[4]。这既能帮助档案管理人员分析档案的缺盒、缺件情况，又能在后期档案管理人员存放实体档案资料时，出现实体档案资料摆放错误便自动报警，从而确保相应的档案资料存放在固定的位置，有助于提高档案库房管理质量和效率。

三、物联网技术推动档案库房管理功能升级

（一）远程跟踪功能

新时期在保证档案库房管理工作顺利开展的同时，提高档案的利用率和服务质量是档案管理人员需要面临的重点。物联网技術在档案库房管理工作中的应用，能够改变传统档案库房管理不可视化、管理滞后的难题。高效应用物联网的全面感知功能，借助多种终端作为信息交流的传播媒介，能够打破时间和空间的局限性，管理人员只需借助移动智能终端便能在自身的管理权限之内实现对档案库房的远程跟踪和管理，实时掌握库房运行状态，既可以及时处理档案库房在运行过程中存在的异常状态和不良情况，最大限度降低库房运行状态不良而造成的经济财产损失和数据信息泄露带来的安全风险，又能帮助档案利用人员通过多元化的渠道获取相应权限范围内的档案信息，从而提高档案资源的利用率[5]。

（二）储位管理功能

储位管理功能主要分为精准定位实体档案信息和智能控制实体档案出入库两部分。精准定位实体档案信息是指利用RFID标签完成对档案存储信息标注和识别，之后就能够快速获取档案在库房中的存储位置和编目信息，档案管理人员只需根据系统提示便可实现实体档案的精准定位，从而降低实体档案查找的难度。智能控制实体档案出入库是指利用RFID数据管理系统完成实体档案与库藏档案的相互关联，并根据形成的排架体系给出储存建议，管理人员能够根据实际情况自主选择或者调整档案位置信息，既能快速完成实体档案上架，生成出入库记录，避免出现排架错漏的问题，又能自动识别档案信息并将其对照目录清单，从而自动完成档案盘点任务，有效提高档案库房管理的效率和精准度[6]。

（三）智能查询功能

提升实体档案的查找和借阅效率，一直是当前档案库房管理工作的重点。智能查询功能是指统一管理实体档案的上架、下架和借阅信息，利用管理系统、RFID标签等技术，档案管理人员便能根据借阅人的请求，利用系统自动完成实体档案的搜索，从而帮助管理人员及时获取所需借阅档案的实时位置信息，并在库房的相应位置完成实体档案的下架管理，借阅人员只需通过刷身份信息卡或者上传签字扫描件便可完成借阅，还能同步提供档案的借阅、归还、到期提醒等信息。智能查询功能的使用有利于实现实体档案的精细化管理，及时提醒档案管理人员完成借出档案的跟踪调查、实时统计和降级解密工作，有利于提高档案管理人员的工作质量，缩短实体档案的借阅耗时，保证档案内容信息的安全。

（四）安全管理功能

实体档案储存对库房的温湿度要求较为严格，一旦环境温湿度不适，便会对实体档案造成不可挽回的损失。在物联网技术快速发展的背景下，档案库房管理已大面积安装视频监控系统、消防系统以及防盗报警系统和温湿度传感器等，以有效保证档案库房内的温湿度适宜和安全管理[7]。首先，门禁系统中的RFID通道门识别可自动判断档案管理人员的使用权限以及档案出库是否合法；其次，温湿度测量仪内嵌的传感装置能够根据管理人员提前设定的温湿度标准范围进行适当调节，还能定时记录温湿度变化情况，并形成日志文件便于管理人员后台查看；最后，消防系统和防盗报警系统都能通过与RFID数据的相互连接，实现对库房实际运行状况的自动检测和监督，一旦出现异常情况，便能完成预警并及时启动消防设施、关闭电动型密集架，从而保证库房实体档案安全[8]。

四、物联网技术下档案库房管理的发展趋势

（一）协同运作高效

物联网技术是新兴的互联网技术，可以完成多域融合共享。当前档案数量和种类日益繁多，在很大程度上增加了档案库房管理的难度。通过在档案库房管理中融入物联网技术，实现更为广泛、动态的数据互联和多元化设施设备的有效融合，能够高效解决不同软硬件系统之间接口不一致的问题，从而充分发挥不同设施设备的功能价值优势，提高档案资料利用率。在信息技术快速发展的时代背景下，利用先进的物联网技术，构建完整、规范、科学的实体档案收集、归纳和借阅流程，既能避免人工处理的失误和差别，又能形成自动化、一体化、集成化的协同运作模式，从而保证档案库房管理的科学性和高效性[9]。

（二）功能拓展优化

当前物联网技术在档案库房管理中的应用更多的是针对纸质实体档案资料，重点保证库房的温湿度、防盗安全系统以及借阅系统和出入库统计。但随着计算机互联网技术的普及和推广，电子档案势必成为社会发展的主流趋势，其虽然能够减少对库房面积的依赖，但其在管理和储存过程中易受温湿度、磁场、光线等因素的影响，这就需要管理人员及时转存电子档案数据信息。在物联网技术、互联网技术快速发展的时代背景下，有效增强库房温湿度、磁场、光线、灰尘等系统的有效感知能力，提升库房环境监测的高效性和自我调节性能，有助于保证档案库房管理做好电子档案管理的准备，并切实提高电子档案的管理效率[10]。

（三）服务升级创新

在快节奏的社会背景下，人们更加关注档案借阅的效率，这就需要档案管理人员高效应用计算机和物联网技术，不断增强档案借阅效率和管理质量。在物联网技术的推动下，档案管理人员要深度开发档案资源，关注档案的共享性，并利用智能化设备和信息化系统实现数据信息核对的精准性，保证库房档案信息摆放位置的精准化查找以及符合借阅人员权限[11]。简化档案查阅和调取的操作流程，确保借阅人员只需出示借阅卡，系统便能自动完成档案查找、借阅流程填写以及自动打印借阅清单等操作，还能远程跟踪档案的借阅状态，及时提醒借阅人归还档案等服务升级创新，更有助于节省借阅者时间，提高档案管理水平。

五、总结

新形势下，自动化、信息化、智能化的办公软件和设施设备已广泛应用到各行业领域，档案库房管理工作的开展也要紧跟时代发展步伐，高效应用互联网和物联网技术的价值优势，在降低档案管理人员工作难度、保证档案资源存储安全的基础上，有效提高档案管理质量和档案利用率。在信息技术快速发展的时代背景下，深入研发物联网技术，并利用物联网技术接轨档案库房管理，重视档案库房管理服务的升级创新，才能推动档案库房管理朝着智慧化方向持续发展。

参考文献：

[1]谢玺. 物联网技术对档案库房管理的影响分析[J]. 中国管理信息化，2016（6）：191.

[2]刘开元. 如何实现档案库房一体化智能管理[J]. 机电兵船档案，2016（4）：24-26.

[3]陈慧，王晓晓，吴国娇，乐茜. 物联网环境下智能化档案库房的问题与趋势研究[J]. 档案管理，2019（5）：19-22.

[4]陈苏琪，谭兵. 物联网技术对档案库房管理影响的探讨[J]. 机电兵船档案，2014（4）：73-75.

[5]卢莹. 物联网技术在档案馆库房智能化系统建设中的应用研究[J]. 数字与缩微影像，2016（4）：1-4.

[6]郭华梅. 基于物联网技术的智能化档案库房构建[J]. 兰台世界，2015（2）：44-45.

[7]王岳，张丛昱，王明杰. 物联网在档案管理中的应用研究[J]. 办公室业务，2021（1）：102-103.

[8]王承灿. 物联网技术在档案数字化管理中的应用分析[J]. 传媒论坛，2021（8）：138-139.

[9]陈丽娟. 物联网在档案管理中的应用研究[J]. 企业改革与管理，2020（3）：69-70.

[10]秦霞. 物联网技术档案信息一体化管理系统的研发[J]. 陕西档案，2020（4）：29-31.

[11]林文兴，黄磊，方雨. 档案库房智能化综合管理控制平台建设研究[J]. 城建档案，2020（8）：94-95.

作者简介：谢玉娟（1976-），女，河北张家口，副研究馆员（现职称），研究馆员（即将申报），研究方向为地质档案管理。