浅谈企业文件材料立卷工作

摘要：企业文件立卷是企业档案分类整理工作的基础，对于企业档案的质量有重要的意义，将直接影响企业档案的提供利用。本文主要介绍了企业文件立卷工作的步骤与方法。

关键词：企业档案;立卷方法;档案管理

企业档案是企业档案管理的重要组成部分。企业文件的立卷是企业文件系统化的开始，一般自上而下制定企业档案分类方案，形成企业档案的大类和属类，在此基础上，选择合理的方法，把零散的文件组成保管的最小单位—案卷，然后向档案部门移交。

1、企业文件材料的登记管理

企业文件材料登记，是指企业各部门对收发的各类文件材料所进行的规范化记录活动。这既是各部门一项日常工作内容，也是文件、档案数据统计分析工作的基础。企业文件材料登记管理分为收文登记和发文登记，收文登记的内容包括：年度内登记序号、文件名称（编号或版本号）、发文单位（部门）名称、数量、签收时间、签收人、办理注释等;发文登记的内容包括：年度内登记序号、文件名称（编号或版本号）、发送对象的名称、数量、发送时间、发送人、备注等。

2、企业文件材料的立卷

企业文件立卷，是指将企业文件系统整理、组成案卷并进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。

2.1企业文件立卷的要求

按照国家有关规定的要求，组织企业文件立卷是企业各职能部门的本职工作，企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。企业文件案卷通常要遵循以下要求：

第一、企业文件的案卷必须方便保管和利用

这是企业文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最终目的。企业文件载体多、形式杂、数量不一，要求立卷工作以方便保管和利用为出发点，而不是单纯的追求统一、整齐。

第二、案卷必须符合一定的质量要求

案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。即一个卷内的文件应是有关某一问题或某项工作活动的系统的有一定联系的文件组合体，能反映工作中某个问题的处理情况;整个案卷的集合能系统、完整的反映企业工作活动的全貌。案卷内企业文件的数量要适度，对于案卷，除了具有有机联系这样一个质的要求外，还应该有一个量的界限，称为案卷的组合度，直观地表现为案卷的厚度。一份案卷，所含的文件份数过多或过少，均不利于保管和利用。因此，组织案卷要在保持企业文件之间的有机联系的基础上，保证案卷内文件的数量适度。

2.2企业文件立卷工作的步骤和方法[1]

根据文件的特征组成若干个文件集合体，各个文件之间既有不同的特征，也有某些共同的特征。在立卷时，要将具有共同特征的文件组合成案卷。

1）问题特征，指文件内容所反映的主题。把反映同一问题或同一件事物相关的文件组成一个案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法，在日常组卷工作中，问题特征应用的比较广泛，称为常用的立卷方法。

2）作者特征。就是将同一作者形成的某些有联系的文件组成一卷，企业文件的作者有外部和内部之分，外部作者包括上级单位及与之发生社会关系的其他单位;内部作者指企业内各部门。

3）时间特征。按文件的时间特征组卷，可以保持文件在时间上的联系，反映企业或个人在一定时间内的工作特点和发展情况，便于查考利用。

4）按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成一卷。多应用于一些综合性、专业性强的文件，如工作计划、工作总结等。[1]

2.3对案卷内文件进行科学排列

确定案卷单元之后，需要對案卷内的文件进行排列，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、名称、作者等排序。

1）按时间顺序排列按照文件形成时间的先后顺序进行排列。一般适用于单一作者、单一问题、单一名称组成的案卷。

2）按重要程度排列除了一般的排列方法外，还应遵循一些惯例：一般的，内外文件一起组卷的，上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件在后;来文和复文，复文在前，来文在后;正文和附件，正文在前，附件在后;正本和原稿，正本在前，原稿在后，成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。

3）图样的排序，图样形成时，已编制了图样的目录的，按目录顺序排列。没有编制图样目录的，一般按结构隶属关系排列或按总体和局部关系结合专业排列，等等。

2.4进行案卷编目，组成案卷

划分案卷的范围并予以排序之后，须以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷内文件的内容和成分。主要内容有：编页号，编制卷内目录，填写备考表，填写案卷封面和脊背标签等，最终组成案卷。

2.5编页号

为卷内每一份文件编制顺序号，便于保护文件的完整和安全，方便统计和利用。若文件形成时已编有页号且页号连贯、排列次序不变，无须另行编制;其他情况需重新编制页号。

2.6编制卷内文件目录

卷内文件目录是卷内文件材料内容的索引，置于卷首，一般包括：每份文件的排列序号、标题名称、编号、责任者（编制部门或人员）、编制日期、所在页号和备注等。

2.7填写备考表

备考表是记录案卷构成、变化情况以备查考的简表，一般置于卷内文件尾页之后，主要内容包括：案卷情况说明、立卷人、立卷时间等。

2.8填写案卷封面和脊背标签，最终组成案卷

案卷封面是案卷封皮的主要构成部分，需以一定的格式概要介绍卷内文件的内容和形式特征，主要项目有全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号等。

脊背标签主要项目包括案卷题名和档号，供管理和检索之用。

企业各种文件具有不同的形成规律和特点，立卷方法不能千篇一律，需要充分考虑其不同之处选择最为合适的立卷方法。随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，这就要求我们要坚持原则，既要遵循档案工作的基本规律，也要创新思维，在实际工作中不断研究和探索，使档案工作不断走向完善。

主要参考文献：

[1]刘灵师.机关文书与归档文件整理[专著]，辽宁人民出版社，2003

作者简介; 郭佳，女，1987-03-26 ，汉族，籍贯：河北东光县 ，沈阳沈化院测试技术有限公司，硕士，中级工程师，档案管理